نموذج طلب إجازة: كيف أنظّم طلبات الإجازات إذا كانت تصل عبر WhatsApp؟

صباح الاثنين، الثامنة والنصف، وفي هاتف أخصائية الموارد البشرية ثلاث محادثات منفصلة. مشرف الوردية كتب عبر WhatsApp أن أحد العمال «لن يستطيع الحضور غدًا». ومدير قال في بريد إلكتروني «وافقت» على يوم الخميس لكنه لم يضع الموارد البشرية في خانة النسخة (CC). أما المحاسبة فتسأل عن أيام الإجازة المتبقية لموظف. الموضوع واحد في الحالات الثلاث، والأماكن ثلاثة. تفتح الأخصائية جدولًا: رصيد ذلك الموظف في الجدول 9 أيام، لكن يومين تمت الموافقة عليهما قبل أسبوع عبر قناة أخرى لم يُسجَّلا بعد. يعرض هذا المقال مثالًا افتراضيًا من أربعة أسابيع لتحويل هذه الفوضى إلى مسار واحد، ونموذج طلب إجازة يمكنكم استخدامه، وسبب كل خطوة.

الخدمة الذاتية للموظفين في الإجازات طريقة يُنشئ فيها الموظف طلب إجازته بنفسه، ويستطيع متابعة مسار الموافقة ورصيده المتبقي بنفسه. والهدف أن تتحول الموارد البشرية من جهة تعيد كتابة الطلبات واحدًا تلو الآخر إلى جهة تدير القواعد والاستثناءات.

السيناريو: شركة تصنيع افتراضية، وانتقال في أربعة أسابيع

الشركة التالية افتراضية: شركة تصنيع من خمسين شخصًا تعمل بنظام الورديات، ولديها أخصائية موارد بشرية واحدة وخمسة مديرين. والأرقام هدفها فقط تجسيد المثال.

الأسبوع 1: من أين تأتي الطلبات؟

أول عمل هو إحصاء القنوات. طوال أسبوعين تضع أخصائية الموارد البشرية علامة على كل طلب إجازة بحسب الطريق الذي جاء منه، فتصل إلى هذا الجدول:

يُظهر الجدول أمرًا واحدًا: المشكلة ليست في سوء أي قناة، بل في أن أيًّا منها لا يحفظ الرصيد والموافقة في مكان واحد. وحظر WhatsApp ليس حلًا؛ فإذا واصلتم كتابة المعلومات نفسها في مكان آخر أيضًا تضاعف عملكم. وأثناء إحصاء القنوات ابحثوا لكل طلب عن جواب ثلاثة أسئلة: إلى من وصل الطلب، وأين كُتبت الموافقة، ومن خصم الأيام من الرصيد. وإذا أجاب عنها ثلاثة أشخاص مختلفون في ثلاثة أماكن فهذا يعني أن مسار الطلبات بلا مالك؛ وأول عمل في الانتقال هو تعيين مالك واحد لهذا المسار.

الأسبوع 2: اكتبوا القواعد ونموذج طلب الإجازة

في الأسبوع الثاني تُكتب قواعد المسار الجديد في صفحة واحدة وتُناقش مع المديرين. والمهم أن تكون القواعد قصيرة وواحدة للجميع. ويجب أن تجيب قائمة القواعد أيضًا عن أكثر ما يسأل عنه الموظفون: ماذا يُفعل عند المرض، وكيف يُبلَّغ عن تبديل الوردية، وكيف تُسحب إجازة تمت الموافقة عليها. فإذا لم يكن لهذه الأسئلة الثلاثة جواب مكتوب فستُفتح القنوات القديمة من جديد من تلقاء نفسها.

1. تُحدَّد قناة واحدة لطلب الإجازة؛ والطلبات الواردة من القنوات الأخرى لا تُعتمد.
2. يتضمن الطلب نوع الإجازة والتواريخ وتاريخ العودة إلى العمل؛ وتُثبَّت الحقول كما في نموذج طلب الإجازة أدناه.
3. يذهب الطلب أولًا إلى المدير ثم إلى الموارد البشرية؛ ويُسجَّل قرار كلٍّ منهما.
4. في الحالات الطارئة (كالمرض) يتصل الموظف بمديره، ويدخل الطلب السجل في أول يوم عمل.
5. يُحدَّد خلال كم يوم عمل يُرد بقرار الموافقة أو الرفض.
6. يكون الرصيد المتبقي مرئيًا للجميع في شاشة الطلب أو في التقرير.

الأسبوع 3: تجربة مع قسم واحد

يُختار فريق المكتب أولًا بدلًا من خط الإنتاج. ينشئ الموظفون الطلبات من متصفح هواتفهم، ويوافق المدير والموارد البشرية. وتقيس أخصائية الموارد البشرية أمرين: أين يتعثر الموظفون، وأي قاعدة ناقصة. وفي الأيام الأولى يظهر سجلان رصيدهما غير صحيح؛ والسبب إجازة قديمة لم تُسجَّل في الرصيد الافتتاحي. وأثناء التجربة يعترض أحد المديرين قائلًا «WhatsApp كان أسرع»؛ فتُريه الأخصائية أن شاشة الموافقة تُفتح من الهاتف وأن الموافقة أصبحت تبقى في السجل. فالتجربة موجودة تحديدًا لالتقاط مثل هذه الأخطاء والاعتراضات قبل التعميم.

الأسبوع 4: أغلقوا القنوات القديمة

يُخصَّص الأسبوع الأخير لإعلان القواعد للشركة كلها وإغلاق القنوات القديمة. ويكون الإعلان قصيرًا:

اعتبارًا من اليوم تُستقبل طلبات الإجازة عبر نظام الإجازات فقط. ولن تُعالَج الطلبات الواردة عبر WhatsApp والبريد الإلكتروني؛ وفي الحالات الطارئة اتصلوا بمديركم، وأنشئوا الطلب في النظام في أول يوم عمل.

في الأسبوعين الأولين تُوجَّه الطلبات الواردة عبر WhatsApp بلطف إلى النظام. وبعد الأسبوع الثالث يقل التوجيه؛ لأن الموظفين أصبحوا يرون أرصدتهم وحالة موافقاتهم بأنفسهم. وفي نهاية الأسبوع الرابع يُنظر في ثلاثة أمور: هل انخفض عدد الطلبات الواردة عبر WhatsApp والبريد الإلكتروني، وهل قصر متوسط مدة انتظار الطلبات المعلقة، وهل قلّت الاتصالات الواردة إلى الموارد البشرية للسؤال عن الرصيد.

ما هو رصيد الإجازات؟

رصيد الإجازات هو عدد الأيام المتبقية بعد خصم أيام الإجازة المستخدمة من أيام الإجازة التي استحقها الموظف. فمثلًا إذا كان الاستحقاق السنوي 20 يومًا والمستخدم 8 أيام فالرصيد 12 يومًا. وإذا كان هناك طلب ينتظر الموافقة فلا تُعدّ أيامه مستخدمة بعد، لكنها قد تؤثر في طلب جديد؛ ولذلك من الممارسات الجيدة عرض الرصيد لحظة الطلب والرصيد لحظة الموافقة كلٍّ على حدة. وتتوقف موثوقية الرصيد على خصم كل إجازة من سجل واحد.

كيف تُتابَع طلبات إجازة الموظفين إذا كانت تصل بالبريد الإلكتروني؟

إلى أن تنتقلوا إلى المسار الجديد، يمكن على الأقل جعل الطلبات الواردة بالبريد الإلكتروني قابلة للبحث. وتكفي الخطوات التالية لترتيب مؤقت:

• افتحوا صندوق بريد مشتركًا للطلبات؛ ولتُحوَّل إليه الرسائل الواردة إلى العناوين الشخصية للمديرين.
• ثبّتوا عنوان الموضوع: طلب إجازة – الاسم الكامل – الفترة.
• ضعوا الموارد البشرية في النسخة في كل بريد موافقة من المديرين.
• احتفظوا بسلسلة ردود واحدة لكل طلب، واكتبوا عبارة الموافقة بوضوح.
• أعدّوا ملخصًا أسبوعيًا وحدّثوا الجدول به.
• اكتبوا في سطر السجل تاريخ البريد لكل طلب يُسجَّل في الجدول.

هذا الترتيب يؤدي الغرض لكنه ليس دائمًا: فالرصيد ما زال يُحدَّث يدويًا، وأثر الموافقة ما زال موزعًا على صناديق البريد. والصندوق المشترك لا يحل مسألة هل وصل رد المدير إلى الموارد البشرية أم لا؛ بل يسهّل البحث فقط. ومع ازدياد عدد الطلبات يتحول إعداد الملخص الأسبوعي إلى عمل يستغرق نصف يوم.

كيف يعمل طلب الإجازة بالخدمة الذاتية في نظام إدارة الإجازات؟

في YazSis KurumsalPortal، ضمن وحدة إدارة الإجازات عبر الهاتف، يدخل الموظف إلى البوابة من متصفح هاتفه وينشئ طلب الإجازة؛ ولا يحتاج إلى تثبيت تطبيق منفصل. ويُتحقق من الطلب مقابل رصيد الإجازات المتبقي، ثم يذهب إلى المدير. وفي المسار الأساسي تكتمل موافقة الموارد البشرية بعد موافقة المدير وتُسجَّل الإجازة في التقويم؛ وتبقى كل خطوة موافقة مسجلة. ولأن الرصيد يُتابَع من خلال هذه السجلات الموافق عليها، يعمل الموظف والمدير والموارد البشرية بالمعلومات المحدّثة نفسها.

تعمل البوابة على خادم العميل نفسه، ويكفيها استضافة cPanel قياسية. واستيراد محادثات WhatsApp الحالية ليس من الميزات الموصوفة للوحدة؛ فالأساس في الانتقال هو الرصيد الافتتاحي المستخرج من الإجازات الموافق عليها. ونوصي بتوضيح طريقة تحميل هذا الرصيد في الاجتماع السابق للتركيب.

إذا أردتم تجربة الانتقال في أربعة أسابيع مع فريقكم، يمكنكم الاطلاع على وحدة إدارة الإجازات عبر الهاتف.