جدول متابعة العقود في Excel: قالب الأعمدة ومتى تنتقل إلى نظام لإدارة العقود

في قسم المالية أو المشتريات يوجد ملفان باسم «العقود_النهائي.xlsx» و«العقود_النهائي_v2.xlsx». يحتويان على ثلاثة أعمدة: اسم الشركة، وتاريخ الانتهاء، والملاحظات. في السنة الأولى يكفي هذا. وفي السنة الثانية تبدأ الأسئلة: أي ملف هو الصحيح، وهل جُدد العقد الذي انتهى تاريخه، ومن المسؤول عنه، وفي أي مجلد النسخة الموقعة الأخيرة، ومن يتولى التذكير؟ البدء بمتابعة العقود في Excel طريق سهل ومألوف؛ لكن إذا لم تُبنَ أعمدة الجدول بشكل صحيح فإنه يبدأ ناقصًا من الأساس. ستجدون أدناه قالب أعمدة يمكنكم نسخه، ومعادلة لمتابعة تاريخ الانتهاء، والنقطة التي لا يعود فيها الجدول كافيًا.

جدول متابعة العقود جدول يُحتفظ به لمتابعة عقود الشركة ومعلومات تواريخها وقيمها والمسؤولين عنها وحالتها في قائمة واحدة. ويعمل القالب التالي مع كل أنواع العقود: عقود الموظفين والعملاء والموردين والخدمات والإيجار والصيانة.

قالب جدول متابعة العقود: ما الأعمدة التي يجب أن يتضمنها؟

يمكن إضافة حقول إلى الأعمدة الأساسية بحسب نوع العقد. ففي عقود الإيجار يفيد تاريخ الزيادة ومعلومات التأمين، وفي عقود الصيانة دورية الصيانة، وفي عقود الموردين تاريخ صلاحية قائمة الأسعار، وفي عقود الخدمات قيمة التجديد. أبقوا الحقول الإضافية محدودة: فكل عمود جديد عبء يجب إبقاؤه محدّثًا، والعمود الذي لا يُملأ يُضعف الثقة في الجدول.

كيف تُتابَع تواريخ انتهاء العقود في Excel؟

فتح عمود يتابع التواريخ تلقائيًا يحوّل الجدول من دفتر إلى أداة رقابة. والمنطق قصير: احسبوا في كل صف عدد الأيام المتبقية حتى آخر موعد للإخطار، ثم رتّبوا ولوّنوا بحسب هذا العمود.

• عمود الأيام المتبقية: اكتبوا «=H2-TODAY()». والمفترض أن العمود H يحمل آخر موعد للإخطار.
• التنسيق الشرطي: إذا كانت الأيام المتبقية صفرًا أو أقل فاجعلوها حمراء، وإذا كانت دون عتبة قصيرة (سبعة أيام مثلًا) فبرتقالية، وإذا كانت دون عتبة أطول (ثلاثين يومًا مثلًا) فصفراء.
• الترتيب: رتّبوا الملف في كل مرة تفتحونه بحسب الأيام المتبقية تصاعديًا؛ ليظهر العقد الأكثر إلحاحًا في الأعلى.
• عمود الحالة: أضيفوا قائمة اختيار مثل «سيُجدَّد» و«لن يُجدَّد» و«تم الإخطار»؛ وبهذا العمود تُفرز العقود التي لم يُتخذ بشأنها قرار.

عندما يُبنى هذا الترتيب بشكل صحيح، يعمل جيدًا في قائمة تصل إلى بضع مئات من الصفوف يديرها شخص واحد. لكن النظام كله يعتمد على أن يفتح شخص واحد الملف كل يوم. وكل من يفتح الجدول من هاتفه أو يُفسد عوامل التصفية أو يحذف صفًا بالخطأ يمكن أن يؤثر في هذا المنطق؛ لذلك من الاحتياطات الجيدة حماية عناوين الأعمدة والمعادلات وإبقاء عدد من يُجرون التعديلات قليلًا.

خمس عادات تُبقي جدول Excel موثوقًا

• عيّنوا للجدول مالكًا واحدًا وحدّدوا بديله أيضًا؛ كي لا يبقى الجدول بلا مالك عند مغادرة صاحبه.
• أضيفوا الصف في يوم توقيع العقد الجديد؛ فعادة «سأضيفه لاحقًا» هي أكبر نقص في الجدول.
• خصّصوا يومًا محددًا في الأسبوع لمراجعة الجدول، واكتبوا هذه المهمة في تقويم شخص بعينه.
• احفظوا ملف PDF الموقّع مع رمز العقد في اسم الملف، واذكروا مساره في الجدول.
• عندما يتغير تاريخ أو قيمة، أضيفوا ملاحظة بالتغيير بدلًا من حذف الصف بصمت.

متى لا تكفي متابعة العقود في Excel؟

• فوات المواعيد: لا يُبلغ Excel أحدًا بشيء. فمن لا يفتح الملف لا توجد بالنسبة إليه خلية حمراء.
• اختلاط الإصدارات: يتعايش ملفا «النهائي» و«النهائي_v2» معًا؛ وقد يتعارض الإصدار الموقّع الحالي من العقد مع المعلومات الموجودة في الصف.
• أثر الموافقة: ملاحظة «تمت الموافقة» المكتوبة في الصف لا تُظهر من وافق، ومتى، وعلى أي إصدار.
• الصلاحيات: كل من يصل إلى الملف يرى كل صف ويغيّره؛ ولا يمكن فصل العقود الحساسة (كعقود الموظفين).
• سجل التغييرات: عندما يُغيَّر تاريخ بصمت لا يمكن تتبع القيمة القديمة.
• الارتباط بشخص: عندما يغادر الشخص الذي يدير الجدول يذهب معه المنطق؛ ولا يعرف أحد لماذا صُممت الأعمدة بهذا الشكل.
• العمل المتزامن: تعديل أكثر من شخص للملف في الوقت نفسه يؤدي إلى تعارضات.

Excel أم نظام لإدارة العقود؟ مقارنة

تخرج المقارنة بهذه النتيجة: Excel بداية معقولة للقوائم الصغيرة منخفضة المخاطر. وعندما يزداد عدد العقود، أو يتولى المسؤولية أكثر من شخص، أو يترتب على فوات تاريخ ما أثر مالي، تنتقل الحاجة من الجدول إلى النظام. وبدلًا من ترك الانتقال إلى ما بعد أزمة، فإن التخطيط له عند أول تاريخ يفوت في الجدول أو عند أول نقاش حول «أي إصدار هو الصحيح» أكثر راحة بكثير.

ماذا يجب أن يفعل برنامج التذكير بالعقود؟

مهمة برنامج التذكير أن يُبلغكم بالتاريخ الحرج دون أن تبحثوا عنه. تُصدر وحدة التذكير تنبيهات متدرجة قبل التاريخ الحرج بـ30 يومًا و7 أيام ويوم واحد؛ وتصل التنبيهات إشعارًا في البوابة وبريدًا إلكترونيًا ورسالة SMS، ويتم إرسال البريد والرسائل عبر حسابات SMTP وNetGSM الخاصة بالمؤسسة. وللسجلات الدورية تُحدَّد قاعدة تكرار، وتُسجَّل معلومة إتمام كل فترة. واجعلوا التاريخ الحرج هنا آخرَ موعد للإخطار في جدولكم، لا تاريخ انتهاء العقد؛ لتصل التنبيهات قبل انقضاء مدة الإخطار. وعند اختيار برنامج للتذكير اسألوا أيضًا إلى من سيذهب التنبيه: إلى صاحب العقد فقط، أم إلى بديله أو مديره أيضًا؟

تتيح وحدة إدارة العقود بقاء هذه التواريخ والإصدار والمسؤول والموافقة في السجل نفسه. وبذلك يرتبط التذكير بالسجل، لا بذاكرة شخص أو تقويمه.

جهّزوا الجدول قبل الانتقال من Excel

1. وحّدوا الأعمدة وفق القالب السابق؛ وادمجوا الصفوف التي تحفظ المعلومة نفسها بصيغ كتابة مختلفة.
2. ابحثوا لكل عقد عن الإصدار الموقّع الحالي واكتبوا مكان الملف.
3. اقرؤوا شرط التجديد واحسبوا آخر موعد للإخطار.
4. عيّنوا مسؤولًا واحدًا لكل صف.
5. ضعوا علامة منفصلة على العقود الناقصة المعلومات والتي لم يُعثر على إصدارها الموقّع؛ فهذه هي قائمة التنظيف الأولى.

لجمع عقودكم في أرشيف واحد وعدم تفويت تواريخ انتهائها، يمكنكم الاطلاع على صفحة إدارة العقود.