نموذج تقرير التدقيق الداخلي وقالب جاهز: كيف تُكتب النتيجة والدليل والإجراء؟

مكتوب في تقرير التدقيق لديكم: «لوحظت فوضى في المستودع». بعد ثلاثة أسابيع يسأل مدير الوحدة: أي مستودع، وأي رف، وفوضى مقارنةً بماذا؟ المدقق لا يتذكر الرف، والصورة بقيت في هاتفه. لا يُفتح أي إجراء، لأنه لا يوجد شيء ملموس يُفتح له إجراء. المشكلة ليست في التدقيق نفسه، بل في طريقة كتابة النتيجة. النتيجة المكتوبة جيدًا تخبر القارئ من النظرة الأولى بما حدث، ووفق أي معيار يُعد مشكلة، وعلى أي أساس قيل ذلك، وما الذي يجب فعله. ستجدون أدناه هيكلًا للتقرير يحقق ذلك، ومثالًا خياليًا لتقرير تدقيق داخلي.

تقرير التدقيق الداخلي وثيقة تسجّل نطاق التدقيق، والمعيار المستخدم، والحالات التي وُجدت وأدلتها، وتحدد لكل مشكلة مسؤولًا وموعدًا نهائيًا. يمكن لتدقيق الجودة الداخلي وللتدقيق الداخلي العام في الشركة استخدام الهيكل نفسه. الشيء الوحيد الذي يتغير هو المعيار: الأول يعتمد على المواصفة والإجراءات، والثاني على سياسات الشركة وضوابطها الداخلية.

كيف يُكتب تقرير التدقيق الداخلي، ومن أي أقسام يتكون؟

كيف تُكتب نتيجة التدقيق؟

أصعب جزء في التقرير هو جملة النتيجة. يجب أن تجيب كل نتيجة عن أربعة أسئلة:

1. الحالة: ما الذي شوهد، وأين، ومتى؟
2. المعيار: وفق أي بند من إجراء أو تعليمات أو مواصفة عُدّ ذلك مشكلة؟
3. الدليل: أي سجل أو صورة أو ملاحظة ميدانية تُثبت ذلك؟
4. الأثر: ما الخطر الذي تُحدثه هذه الحالة؟

في الجدول أدناه يمكنكم رؤية صياغة ضعيفة وأخرى قوية للموضوع نفسه. الأرقام وأسماء الوثائق في الأمثلة خيالية.

عبارات يجب تجنبها عند كتابة النتيجة

الكلمات غير القابلة للقياس مثل «غالبًا» و«بعض» و«غير كافٍ» و«غير منظم» تفتح النتيجة للجدل؛ إذ يستطيع مدير الوحدة أن يعترض على كل واحدة منها. ضعوا مكانها رقمًا ومكانًا وسجلًا. اربطوا النتيجة بالحالة لا بالشخص: كتابة «ثلاث منصات بلا ملصقات» بدلًا من «لم يضع مسؤول المستودع الملصقات» أدق، وتنقل الحل من الشخص إلى العملية. وافصلوا كذلك بين التفسير والملاحظة: اكتبوا ما رأيتموه وما استنتجتموه منه في جملتين منفصلتين.

قالب تقرير تدقيق داخلي يمكنكم نسخه وتكييفه (خيالي)

الملخص أدناه مكتوب لتدقيق مستودع في منشأة خيالية لتعبئة المواد الغذائية. يمكنكم تكييف العناوين وصيغ الجمل وفق وحداتكم.

• النطاق والمعيار: وحدة المستودع والشحن، فترة يناير–فبراير. المعيار: إجراء المستودع وتعليمات تسجيل المخزون.
• المنهجية: مقابلة مع مسؤول المستودع، وملاحظة ميدانية في ورديتين، ومقارنة 10 بطاقات مخزون بسجل النظام.
• النتيجة 1 (عدم مطابقة): وُجدت 3 منصات بلا ملصقات في المستودع B، ولا يقابلها شيء في بطاقات المخزون. المعيار: إجراء المستودع، البند 4.1. الأثر: خطر شحن منتج خاطئ.
• الدليل: الصورة F-3، وقائمة مطابقة بطاقات المخزون.
• النتيجة 2 (ملاحظة): يتأخر ملء نموذج الشحن في الوردية الليلية؛ ولم يؤدِّ ذلك بعد إلى نقص في السجلات.
• الإجراء 1: وضع ملصقات على المنصات وتحديث بطاقات المخزون؛ وتحليل السبب وإضافة خطوة الملصقات إلى التعليمات.
• المسؤول والموعد النهائي: مسؤول المستودع؛ ويُكتب الموعد في التقرير بتاريخ محدد.
• دليل الإغلاق: صورة المنصات بعد وضع الملصقات، وبطاقات المخزون المحدّثة.

قائمة تحقق قبل إصدار التقرير

• هل كُتب المعيار (البند أو اسم الإجراء) بجانب كل نتيجة؟
• هل دليل كل حالة عدم مطابقة موجود في التقرير أو ملحقه مع رقم السجل؟
• هل تتضمن جملة النتيجة المكان والكمية والتاريخ؟
• هل تم التحقق من النتائج مع مدير الوحدة في الاجتماع الختامي؟
• هل لكل إجراء مسؤول واحد وتاريخ؟
• هل كُتبت الملاحظات واقتراحات التحسين منفصلة عن حالات عدم المطابقة؟
• هل سُجّلت النتائج الإيجابية أيضًا؟
• هل تظهر قائمة التوزيع وإصدار التقرير في البيانات التعريفية؟

هل تقرير التدقيق الداخلي للشركة هو نفسه تقرير تدقيق الجودة الداخلي؟

الهيكل واحد، والمعيار هو الذي يتغير. في نموذج تقرير تدقيق الجودة الداخلي يكون المعيار هو البند المعني من مواصفة ISO وإجراءات المؤسسة، ويُكتب رقم البند بجانب النتيجة. أما في التدقيق الداخلي العام للشركة فقد يكون المعيار ضوابط داخلية مثل مصفوفة الصلاحيات أو قواعد الاعتماد أو نظام الحفظ. وفي الحالتين تتكون جملة النتيجة من الأجزاء الأربعة نفسها: الحالة والمعيار والدليل والأثر. اكتبوا النتائج الإيجابية أيضًا باختصار: ما يعمل بشكل سليم يصبح نقطة مقارنة في التدقيق التالي. يجب أن يأتي قسم المعيار قبل النتائج وألا يتغير طوال التقرير؛ وإلا فقد تعني النتيجة نفسها شيئين مختلفين لقارئين اثنين، ويدور النقاش حول المقياس الذي كُتبت وفقه أكثر مما يدور حول محتواها.

ماذا يحدث إذا بقي التقرير ملف PDF؟

يُقرأ تقرير Word أو PDF ويُوقَّع ويدخل الأرشيف؛ وقائمة النتائج المحفوظة في Excel تفي بالغرض أيضًا عندما يكون هناك مدقق واحد ونتائج قليلة. الصعوبة أن التقرير وثيقة مغلقة وليس سجلًا حيًا:

• تُنقل الإجراءات يدويًا من التقرير إلى جدول آخر، ومع الوقت تتباعد القائمتان.
• المواعيد النهائية ليست في تقويم أحد، والتذكير يبقى على عاتق المدقق.
• تتبعثر الأدلة في البريد الإلكتروني والمجلدات الشخصية.
• لا يمكن معرفة ما إذا كان الموضوع نفسه قد تكرر في العام التالي دون فتح التقارير القديمة واحدًا تلو الآخر.

كيف ترتبط النتيجة بالإجراء في KurumsalPortal؟

في وحدة إدارة التدقيق الداخلي يُربط التدقيق بخطة ويُنفّذ عبر قائمة تحقق. تُسجَّل النتائج وحالات عدم المطابقة المكتشفة مرتبطةً بالتدقيق المعني؛ فلا تبقى النتيجة في التقرير، بل تتحول إلى سجل قابل للتتبع. ولكل نتيجة يُفتح إجراء تصحيحي له مسؤول وموعد نهائي محددان، ويُغلق الإجراء بإرفاق دليل يُثبت إنجازه. وهكذا تصبح أعمدة التقرير، أي النتيجة والدليل والإجراء والمسؤول، حلقات في سلسلة واحدة لا ملفات منفصلة عن بعضها.

عمليًا يتكون التقرير من جزأين: سرد يقرؤه الإنسان، وسجل يحفظه النظام. إبقاء الجزء السردي (النطاق والمنهجية والخلاصة) قصيرًا، وملء حقول النتيجة والدليل والإجراء في سلسلة السجلات، يجعل التقرير مقروءًا وقابلًا للتتبع في آن واحد. ويظهر من السجل أي إجراء مفتوح وأيها مغلق دون فتح التقارير القديمة. ويقل أيضًا اختلاف الأسلوب بين المدققين، لأن الجميع يملؤون الحقول نفسها ويكتبون النتيجة بالقالب الرباعي نفسه.

إذا أردتم الاطلاع على الوحدات الأخرى إلى جانب سلسلة التدقيق والإجراءات، يمكنكم المتابعة من صفحة KurumsalPortal.