مدة الاحتفاظ بملف الموظف في تركيا: كم سنة يُحفظ وكيف تكون سياسة الإتلاف وفق KVKK؟

في شركة تركية تُنقل خزانة الأرشيف، وعلى الرف السفلي ملفات الموظفين الذين غادروا بين 2014 و2018. يسأل أحدهم: «هل يمكن رمي هذه؟» فإذا كان الجواب «نعم» فقد تواجهون دعوى قضائية أو تفتيشًا من SGK دون ما تدافعون به عن أنفسكم. وإذا كان الجواب «لا» فإن مسؤوليتكم بموجب KVKK عن بيانات شخصية محفوظة دون حاجة تستمر. الخطر قائم في الاتجاهين؛ ولذلك يجب ألا يكون جواب مدة الاحتفاظ بملف الموظف مدة واحدة للجميع، بل جدولًا بحسب نوع الوثيقة. يجمع هذا المقال مواد القوانين التركية التي يُبنى منها هذا الجدول.

مدة الاحتفاظ بملف الموظف هي المدة التي يلتزم فيها صاحب العمل قانونًا بحفظ الوثائق والسجلات الموجودة في الملف الشخصي للموظف، أو التي تكون له فيها مصلحة قانونية في حفظها؛ ولا يحدد قانون العمل التركي رقم 4857 رقمًا واحدًا لهذه المدة.

هل مدة الاحتفاظ بملف الموظف مكتوبة في القانون؟

تشترط المادة 75 من قانون العمل أن يُعدّ صاحب العمل ملفًا شخصيًا لكل عامل، وأن يحفظ فيه الوثائق والسجلات التي يلتزم بإعدادها بموجب القوانين. ولا تحدد المادة مدة للاحتفاظ. فالمدة تُستخلص من قوانين أخرى ومن القواعد القانونية العامة. ولذلك فإن الجواب الصادق عن سؤال «كم سنة يُحفظ ملف الموظف» يتوقف على الوثيقة التي تتحدثون عنها.

مدة الاحتفاظ بالملف الشخصي للموظف: معايير بحسب مجموعة الوثائق

ميّزوا بين مفهومين. الأول هو إلزامية الحفظ؛ وتحددها المدة التي ينص عليها القانون صراحة (القانون 5510، المادة 86). والثاني هو المصلحة في الحفظ؛ فإلى أن تنقضي مدة التقادم يستطيع كل من العامل وصاحب العمل المطالبة بحقوقه، والوثيقة هي دفاعكم. والثاني ليس التزامًا قانونيًا بالحفظ، بل تقييم للمخاطر. ومع ذلك فإن ثمن التخلص من الوثيقة مبكرًا يظهر غالبًا في دعوى قضائية.

كم يُحفظ ملف الموظف الذي ترك العمل؟

مدة السنوات العشر في المادة 86 من القانون 5510 تُحتسب لا من تاريخ مغادرة الموظف، بل من السنة التي تتعلق بها الوثيقة. فمثلًا لوثيقة تعود إلى سنة 2019 تبدأ المدة في 1 يناير 2020 وتنتهي في 31 ديسمبر 2029. أما تاريخ المغادرة فمهم لبداية تقادم مستحقات مثل التعويضات وأجر الإجازة.

عمليًا قسّموا الملف إلى مجموعتين: وثائق SGK والأجور، والوثائق المتعلقة بالمغادرة. والنهج الحذر هو حفظ الملف كاملًا لمدة عشر سنوات بعد المغادرة. وهذا ليس حكمًا قانونيًا، بل خيار مشتق من مدد السنوات العشر السابقة؛ فحددوه مع مستشاركم القانوني بحسب مخاطركم. واحتفظوا في الملف بنسخة من شهادة العمل المسلَّمة للموظف المغادر (قانون العمل، المادة 28) وبمراسلات الفسخ أو الاستقالة. وإذا كانت هناك دعوى أو اعتراض أو تفتيش جارٍ فلا تُدرجوا ذلك الملف في قائمة الإتلاف حتى لو انقضت المدة.

جدول مدد نموذجي لسياسة الاحتفاظ والإتلاف

من الصعب بناء جدول مدد الاحتفاظ والإتلاف في السياسة من صفحة فارغة. الأسطر التالية بداية نموذجية؛ حدّدوا المدد بدقة مع مستشاركم القانوني وكيّفوا الجدول بحسب منشأتكم.

كيف تُحدَّد مدة الاحتفاظ بملف الموظف وفق KVKK؟

يشترط KVKK الاحتفاظ بالبيانات الشخصية للمدة المنصوص عليها في التشريعات ذات الصلة أو اللازمة للغرض الذي عولجت من أجله (المادة 4). وعندما تزول الأسباب التي تستدعي معالجتها تُحذف البيانات أو تُدمَّر أو تُخفى هويتها بمبادرة من المتحكم في البيانات أو بناءً على طلب صاحب البيانات (المادة 7). أي أن KVKK لا يعطيكم رقمًا؛ بل يطلب منكم أن تسألوا: «لماذا أحتفظ بها، وهل زال هذا السبب؟»

الملزمون بالتسجيل في سجل المتحكمين في البيانات يُعدّون سياسة للاحتفاظ بالبيانات الشخصية وإتلافها تتوافق مع جرد معالجة البيانات الشخصية (لائحة الحذف، المادة 5). وإعداد السياسة لا يعني أن البيانات محفوظة بالشكل المناسب؛ فالالتزام لا ينتهي بإعداد السياسة. كما تستمر التزامات الاحتفاظ والحذف لدى المتحكمين في البيانات غير الملزمين بإعداد سياسة. وتشمل السياسة كحد أدنى ما يلي (المادة 6):

• الغرض من إعداد السياسة.
• وسائط التسجيل التي تنظمها السياسة.
• تعريفات المصطلحات القانونية والتقنية المستخدمة.
• الأسباب القانونية أو التقنية أو غيرها التي تستدعي الاحتفاظ والإتلاف.
• التدابير التقنية والإدارية المتخذة لحفظ البيانات بأمان ومنع الوصول غير المصرح به.
• التدابير التقنية والإدارية المتخذة للإتلاف وفق القانون.
• مسميات المشاركين في عمليات الاحتفاظ والإتلاف ووحداتهم ووصف مهامهم.
• جدول يبيّن مدد الاحتفاظ والإتلاف.
• مدد الإتلاف الدوري.
• التحديثات التي أُجريت على السياسة.

ماذا يُفعل عند انتهاء مدة الاحتفاظ؟ خطوات الإتلاف

1. أعدّوا قائمة بالوثائق المنتهية مدتها بحسب نوع الوثيقة وتاريخها.
2. تحققوا لكل وثيقة من وجود دعوى أو اعتراض أو تفتيش جارٍ.
3. اختاروا طريقة الإتلاف: الحذف أو التدمير أو إخفاء الهوية؛ ويوضح المتحكم في البيانات هذه الطرق في سياساته وإجراءاته (لائحة الحذف، المادة 7).
4. نفّذوا الإتلاف بموافقة الشخص المخوَّل.
5. سجّلوا عمليات الإتلاف؛ وتُحفظ هذه السجلات ثلاث سنوات على الأقل، مع عدم الإخلال بالالتزامات القانونية الأخرى (المادة 7).
6. إذا أعددتم سياسة، فنفّذوا الإتلاف في أول إتلاف دوري يلي تاريخ نشوء الالتزام؛ ولا يجوز في أي حال أن تتجاوز فترة الإتلاف الدوري ستة أشهر (المادة 11).

أين تتعثر متابعة مدد الاحتفاظ بـExcel والمجلدات؟

يمكن الاحتفاظ بعمود «تاريخ الإتلاف» لكل وثيقة؛ وهذا ينفع في أرشيف صغير. أما مواضع التعثر فهي الالتباس في التاريخ الذي تُحتسب منه المدة: تاريخ الوثيقة، أم مغادرة الموظف، أم مطلع السنة التالية. وتُتابع النسخ الورقية والرقمية كلٌّ على حدة فتُنسى إحداها. ولا يدخل تاريخ الإتلاف الدوري في التقويم، ولا يُحتفظ بسجل عند تنفيذ الإتلاف، وتُغفل قاعدة حفظ سجل الإتلاف ثلاث سنوات.

صلاحية الوثائق والإصدارات وسجل الوصول في البوابة

في YazSis KurumsalPortal، ضمن وحدة الملف الوظيفي الرقمي وإدارة الموارد البشرية، تُحفظ إصدارات الوثائق والموافقات، ويصدر تنبيه قبل انتهاء مدة صلاحية الوثائق، ويُتابَع من وصل إلى الملف في سجل الوصول إلى الوثائق. وتُحفظ وثائق ملف الموظف على خادم العميل نفسه، وتُخفى حقول مثل رقم الهوية الوطنية التركية وIBAN.

هنا تمييز مهم: تنبيه مدة الصلاحية يتعلق بمدة الوثيقة نفسها (مثل وثيقة يجب تجديدها). أما مدة الاحتفاظ والإتلاف فمفهوم مختلف. ولا ندّعي في هذا المقال أن الوحدة تُتلف الوثائق تلقائيًا عند انتهاء مدة الاحتفاظ. ولإدارة نص سياسة الاحتفاظ والإتلاف بوصفها سياسة للشركة، يمكنكم أيضًا الاطلاع على صفحة وحدة إدارة الوثائق والسياسات.

إذا أردتم رؤية إصدارات الوثائق وتنبيهات الصلاحية وسجلات الوصول في ملف واحد، يمكنكم الاطلاع على الوحدات في صفحة KurumsalPortal.