كيف يُحدَّد مستوى المخزون الحرج؟ حساب الحد الأدنى للمخزون ومعادلة مخزون الأمان

أدخل مسؤول المشتريات المستوى الحرج لكل منتج خمسين، لأن الرقم سهل التذكر. منتج سريع الحركة ينزل إلى خمسين في ثلاثة أيام، فيفرغ الرف قبل أن يصل المورد. ومنتج آخر لا يتحرك من مكانه لشهور، فلا ينزل إلى خمسين أبدًا ويبقى منتظرًا في المستودع. الرقم نفسه يطلق تنبيهًا متأخرًا في منتج، وتنبيهًا لا داعي له في آخر. ولكي يكون المستوى الحرج مفيدًا يجب أن يرتبط بسرعة استهلاك المنتج وبالمدة التي يصل فيها الطلب. نعرض في هذا المقال، بمثال افتراضي، كيف يُحدَّد مستوى المخزون الحرج، وكيف يُحسب الحد الأدنى للمخزون ومخزون الأمان بمعادلات بسيطة.

مستوى المخزون الحرج هو الكمية التي ينزل عندها مخزون المنتج إلى الحد الذي يجب فيه إعادة الطلب؛ ويُحدَّد كي لا ينفد المخزون قبل وصول البضاعة الموردة. ويرد في الأدبيات أيضًا باسم نقطة إعادة الطلب. فإذا طُلب المنتج عندما ينزل إلى هذه الكمية، يبقى على الرف حتى وصول الدفعة الجديدة مخزون يغطي الاستهلاك اليومي.

ما معنى المخزون الحرج، وما الفرق بينه وبين الحد الأدنى للمخزون ومخزون الأمان؟

كثيرًا ما تختلط هذه المصطلحات الثلاثة. ومع أن استخدامها يختلف من شركة إلى أخرى، فإن التمييز التالي شائع:

كيف يُحسب الحد الأدنى للمخزون؟ خطوة بخطوة

1. احسبوا متوسط الاستهلاك اليومي. اجمعوا حركات الصرف في الفترة الأخيرة واقسموها على عدد الأيام. اعتمدوا أيام التقويم كلها، لا الأيام التي استُخدم فيها المنتج فقط.
2. حدّدوا أعلى استهلاك يومي. سجّلوا كمية اليوم الذي شهد أكبر صرف في الفترة نفسها؛ وقيّموا الاستثناءات مثل الحملات أو الطلبية الكبيرة لمرة واحدة بشكل منفصل.
3. قيسوا مدة التوريد. احسبوا المدة بين يوم إصدار الطلب ويوم تسجيل دخول البضاعة إلى المستودع، ويُفضَّل أن يكون ذلك لكل مورد على حدة.
4. احسبوا مخزون الأمان. اضربوا الفرق بين أعلى استهلاك يومي ومتوسطه في مدة التوريد.
5. اكتبوا المستوى الحرج. اضربوا متوسط الاستهلاك اليومي في مدة التوريد، وأضيفوا مخزون الأمان.
6. سجّلوا المستوى في بطاقة المخزون وحدّدوا موعد المراجعة. جدّدوا المستوى كلما تغير الاستهلاك أو مدة التوريد.

معادلة مخزون الأمان: مثال حساب افتراضي

الأرقام التالية افتراضية تمامًا، واختيرت فقط لإظهار طريقة الحساب. وقد طُبقت المعادلات على ثلاثة منتجات.

في المثال يقترب المستوى الحرج للمنتج B البطيء من نصف مستوى المنتج A لأن مدة توريده طويلة؛ أما المنتج C ذو أقصر مدة توريد فيحمل أعلى مستوى لأن استهلاكه اليومي مرتفع. لذلك يجب إجراء الحساب لكل منتج ومورد بدلًا من إدخال الرقم نفسه لكل المنتجات.

لنتابع حركة المنتج A. عندما ينزل المخزون إلى ستين وحدة، أي إلى المستوى الحرج، يُصدر الطلب. وإذا صُرفت في الأيام الخمسة التالية ثماني وحدات يوميًا في المتوسط، تُستهلك أربعون وحدة وتبقى عشرون؛ وعند وصول الدفعة الجديدة يكون مخزون الأمان كله ما زال على الرف. وحتى لو ارتفع الاستهلاك في يوم ما إلى اثنتي عشرة وحدة، فإن الاحتياطي يغطيه. أما إذا تأخر المورد يومين فستُستهلك ست عشرة وحدة أخرى وينزل المخزون إلى أربع وحدات؛ ولهذا فإن قياس مدة التوريد هو أهم مُدخل في الحساب. وبعد حساب المستوى، فإن تجربة سيناريوهات قصيرة من نوع «ماذا لو» مرة واحدة تُظهر هل الرقم معقول أم لا.

لأي المنتجات يُجرى الحساب أولًا؟

في منشأة لديها مئات الأصناف، ليس من الواقعي حساب المستوى لجميعها بالدقة نفسها. ومن الطرق الشائعة تقسيم المنتجات إلى ثلاث مجموعات وتحديد الأولوية على أساسها:

• المجموعة الحرجة. المنتجات التي يؤدي نفادها إلى توقف الإنتاج أو البيع أو الخدمة. احسبوا المستوى لكل مورد على حدة وراجعوه كثيرًا.
• المجموعة المتوسطة. المنتجات التي تُستهلك بانتظام لكن يمكن إيجاد بديل لها. طبّقوا المعادلة مرة واحدة وأجروا مراجعة دورية.
• المجموعة المنخفضة. المنتجات منخفضة القيمة أو التي يمكن تأمينها بسرعة عند الحاجة. وغالبًا يكفي حد أدنى بسيط وفحص بالنظر.

حالات تُفسد الحساب

• الموسمية. في المنتجات التي يختلف استهلاكها صيفًا وشتاءً، افصلوا المستوى بحسب الفترات.
• تقلب مدة التوريد. إذا كان المورد يرسل أحيانًا متأخرًا عن المتوقع، فالأسلم اعتماد أطول مدة بدل المتوسط.
• الحد الأدنى لكمية الطلب. إذا كان المورد لا يبيع أقل من كمية معينة، فيجب التفكير في المستوى الحرج وكمية الطلب كلٌّ على حدة.
• مخاطر المورد الوحيد. في المنتجات التي لا بديل لها قد يكون من المنطقي إبقاء مخزون الأمان أعلى.
• المنتجات التي توقف الإنتاج. للأصناف التي يؤدي نفادها إلى توقف خط الإنتاج لا يكفي النظر إلى متوسط الاستهلاك؛ بل يُحدَّد مستوى أعلى على أساس المخاطر.
• الحملات والطلبيات الجماعية. الصرف الكبير لمرة واحدة يضخّم المتوسط؛ فاستبعدوه قبل إدخاله في الحساب.

ماذا يُفعل عندما ينزل المنتج إلى المستوى الحرج؟

1. يتحقق الشخص الذي تلقى التنبيه من المخزون الحالي للمنتج ومن وجود طلب مفتوح؛ فإذا كانت هناك دفعة في الطريق لا يُصدر طلب ثانٍ.
2. يُؤكَّد مع المورد موعد التسليم الحالي؛ وإذا طالت المدة يُقرَّر هل سيُمَس مخزون الأمان أم لا.
3. تُحدَّد كمية الطلب: تُقيَّم معًا الكمية الكافية للفترة التالية، وشرط الحد الأدنى للطلب لدى المورد، وسعة المستودع.
4. يُسجَّل الطلب ويُدوَّن موعد التسليم المتوقع، فيُلاحَظ التأخير مبكرًا.
5. عند وصول البضاعة تُسجَّل حركة الدخول في اليوم نفسه؛ فيعود المخزون فوق المستوى.

تتبع المخزون والمستوى الحرج في Excel: أين يكفي وأين لا يكفي؟

يمكن بناء المعادلات السابقة بسهولة في جدول Excel: أعمدة للاستهلاك ومدة التوريد وأعلى استهلاك، وعمود للمستوى الحرج. المشكلة ليست في الحساب، بل في التحديث. فالاستهلاك يتغير كل يوم، لكن الرقم في الجدول يُحدَّث يدويًا في الغالب؛ والمخزون في مكان والمستوى في مكان آخر، وعندما ينزل المنتج تحت المستوى لا يُنبَّه أحد. الجدول كافٍ لحساب المستوى، لكنه لا يكفي للتنبيه.

كيف يظهر المنتج الذي نزل إلى المستوى الحرج في KurumsalPortal؟

وحدة إدارة المخزون والمستودعات لا تحسب المستوى الحرج نيابة عنكم. بل تتابع المستويات التي حسبتموها، فتصبح المنتجات التي نزلت إليها ظاهرة. ولأن حركات الدخول والصرف والتحويل تُسجَّل في دفتر حركات واحد، يُقرأ المخزون الحالي من السجل؛ وفي حالة المستودعات المتعددة يمكن من الشاشة نفسها متابعة كمية كل منتج ومكانه، وتقييم ذلك مع تقرير المخزون. وهذا لا يقلّل الحاجة إلى إعادة الحساب يدويًا في كل مرة؛ لكنه يجعل ملاحظة المنتج الذي نزل تحت المستوى غير مرهونة بعادة النظر في الجدول.

تعمل فرق المشتريات والمستودع والمالية على السجل نفسه. وإذا أردتم حساب مستوياتكم ورؤية المنتجات التي نزلت إلى المستوى الحرج من السجل والطلب بناءً على ذلك، يمكنكم الاطلاع على المسار في صفحة إدارة المخزون والمستودعات، وعلى النظرة العامة لـKurumsalPortal للعمليات الأخرى.