متابعة العهد: معرفة من يحوز الأصل الثابت وفي أي حالة هو

يستقيل موظف. حاسوبه المحمول وهاتفه ومفتاح المكتب؛ هل هي معه أم عند تقنية المعلومات أم عند فريق آخر؟ فإذا كان الجواب يُبحث عنه في جدول حُدِّث الشهر الماضي، فهذا يعني أن متابعة العهد تسير مرتبطة بالأشخاص. برنامج متابعة العهد هو برنامج يسجّل لدى أي موظف أو في أي موقع توجد الأصول الثابتة للشركة، وحالتها الراهنة، وتاريخ تسليمها وإرجاعها ونقلها.

نشرح في هذا المقال كيف يمكن تنظيم متابعة العهد، وكيف تُنقل القوائم الحالية، وكيف يسهل الجرد، من خلال وحدة إدارة المخزون والعهد في YazSis KurumsalPortal.

بطاقة لكل أصل

تمنح الوحدة كل أصل رقم عهدة فريدًا، وتفتح لكل أصل ثابت بطاقة مخزون بباركود. وتظهر في البطاقة معًا جهة امتلاك الأصل وموقعه وحالته وتاريخ حركته. وبذلك يُقرأ الجواب عن سؤال «عند من هذا الجهاز الآن وإلى أين ذهب آخر مرة؟» من البطاقة دون الحاجة إلى تفقد مراسلات أو جداول. والخلط بين حاسوبين محمولين من الطراز نفسه مشكلة شائعة في الأماكن التي تحتفظ بجداول؛ ويستهدف الرقم الفريد منع هذا الخلط من الأساس. وإن كانت قوائمكم الحالية في Excel فليس من الضروري أن تُفتح البطاقات واحدة واحدة؛ ونشرح أدناه كيف يتم ذلك.

ست حالات في دورة حياة واحدة

يكون الأصل الثابت خلال دورة حياته في إحدى ست حالات، ويُسجَّل كل تغيير في البطاقة:

• متاح: غير مسند إلى أحد وجاهز للاستخدام.
• في العهدة: مسند إلى موظف أو موقع.
• قيد الإصلاح: في مرحلة الإصلاح.
• معطّل: لا يعمل وينتظر حلًا. ومتابعة هذه الحالة على حدة تمنع أن يُعدّ جهاز معطّل خطأً «متاحًا» ويُعطى لشخص آخر.
• خردة: أُخرج من الاستخدام.
• مفقود: لا يمكن العثور عليه.

وتتراكم حركات العهدة والإرجاع والنقل والعطل والإصلاح والخردة والفقد كلها في بطاقة الأصل. ويمكن تتبع الموظفين الذين استخدموا الجهاز ومتى تعطّل ومتى أُرسل للإصلاح بأثر رجعي.

كيف تُغلق عهدة موظف ترك العمل؟

1. افحص الأصول المسجلة على الموظف المغادر بحسب الشخص.
2. سجّل إرجاع كل أصل؛ وتُدرج الحركة في بطاقته.
3. إذا كان الأصل سينتقل إلى موظف آخر أو موقع آخر فأجرِ النقل في السجل نفسه.
4. إذا عاد جهاز معطّل أو تالف فاعكس حالته في البطاقة.
5. عند إرجاع كل الأصول تكون عهدة الموظف قد أُغلقت.

وتُغلق عهدة الموظف الذي ترك العمل بالمسار نفسه؛ ولا حاجة إلى نموذج منفصل ولا إلى جدول إضافي. وينتقل الأصل الثابت من شخص إلى آخر ويُرى عند من هو الآن في سجل واحد. وحين يُغلق ملف الموظف المغادر لا يبقى سؤال «عند من هذا الجهاز بعد؟».

ماذا يحدث لقائمة Excel الحالية؟

تحتفظ شركات كثيرة بمخزونها في جدول أصلًا. وفي KurumsalPortal استيراد جماعي من Excel؛ فيمكن نقل قائمة الأصول الثابتة الحالية إلى وحدة إدارة المخزون والعهد دون إدخال السجلات واحدًا واحدًا. ويمكن لاحقًا تصدير السجلات في تقرير بصيغة XLSX، فتكون القائمة الحديثة بين يديك عند الجرد والتدقيق. أي أنك لا تحتاج إلى كتابة مخزونك الحالي من الصفر: فبعد النقل تستخدم البوابة مصدرًا وحيدًا بدل الاحتفاظ بالمعلومة نفسها في مكانين، وتحتفظ بالجدول القديم أرشيفًا.

لماذا يتسارع الجرد؟

ولأن البطاقة تجمع المالك والموقع والحالة، يُجاب بسرعة عن سؤال «هل هذا الجهاز في القائمة وعند من يظهر؟» أثناء الجرد. ويظهر الفرق بين الموجود فعليًا والمسجل في السجل أثناء الجرد. وعندما تُبقى البطاقات حديثة يصبح ممكنًا أن تُجرى بدل الجرد السنوي الكبير فحوص قصيرة بحسب الموقع أو الوحدة. والمكاسب التي تستهدفها الوحدة هي تراجع خطر الفقد وسرعة الجرد وتاريخ عهدة كامل. وهناك أربع نقاط رئيسة تُفحص أثناء الجرد:

• هل الموقع المكتوب في البطاقة هو مكان الجهاز الفعلي؟
• هل المالك الظاهر في البطاقة هو الشخص الذي يستخدم الجهاز فعلًا؟
• هل حالة البطاقة تعكس الواقع؛ فمثلًا هل الجهاز الذي يظهر «في العهدة» معطّل في الحقيقة؟
• هل يوجد جهاز في الميدان غير مسجل؟

من يستخدمها؟

• الشؤون الإدارية: تفتح بطاقات الأصول الثابتة، وتنفذ العهد والإرجاع؛ وفي الجرد تقارن البطاقات بالحالة المادية.
• تقنية المعلومات: تتابع حالة الأجهزة مثل الحواسيب والهواتف وسجلات الأعطال والإصلاح؛ وحين يعود جهاز من الإصلاح ترى من البطاقة هل هو جاهز للاستخدام من جديد.
• المستودع والموارد البشرية: تتابع الأصول المتاحة وتشارك في عملية العهدة عند التعيين أو المغادرة.

تفاصيل الوحدة موضحة في صفحة إدارة المخزون والعهد، وتكاملها مع الوحدات الأخرى في صفحة KurumsalPortal.