Взаиморасчёты с дилерами и видимость поступлений: сколько должен дилер?

«Сколько должен этот дилер?» Когда спрашивает коммерческий директор, ответ приходит из бухгалтерии, когда спрашивает дилер — снова из бухгалтерии; а пока ответа нет, заказ ждёт. Взаиморасчёты с дилером — это учёт требований и обязательств между дилером и вами по движениям счетов, оплат и поступлений; видимость — это возможность всем заинтересованным видеть верное и актуальное состояние этого учёта.

В этой статье на примере YazSis Online Dealer Software мы рассказываем, что информация о взаиморасчётах значит для разных сторон дилерской сети, что в портале облегчает работу, как проводить границу между порталом и бухгалтерской записью и какие правила стоит определить до запуска.

Один и тот же баланс, три разных вопроса

На взаиморасчёты с дилером смотрят три стороны, и у каждой свой вопрос. Если информация не хранится в одном месте, все три пытаются добраться до одной цифры разными путями.

• Дилер: «Каков мой баланс, какой счёт не оплачен, видели ли вы мой платёж за прошлый месяц?» Каждый из этих вопросов — это звонок или письмо.
• Отдел продаж: «Могу ли я открыть этому дилеру новый заказ, есть ли счёт, ожидающий оплаты?» Если ответ запаздывает, запаздывает и заказ.
• Финансовая команда: «От какого дилера и когда мы ждём оплату, какой платёж с каким счётом сопоставлен?» Если эти сведения разрознены, отслеживание поступлений зависит от отдельных людей.

Представьте конец месяца. Дилер говорит: «В моих записях есть расхождение». Финансовая команда готовит выписку и отправляет её по почте; дилер сверяет её со своей бухгалтерией, и после нескольких обменов письмами стороны находят, из какого счёта возникла разница. С ростом дилерской сети растёт и число такой переписки. Открыв взаиморасчёты на экране самого дилера, можно с самого начала убрать значительную часть этой переписки.

Что охватывают взаиморасчёты в портале?

Раздел взаиморасчётов и поступлений в YazSis Online Dealer Software объединяет в учётной записи самого дилера баланс, выписку, счета, оплаты и связи с поступлениями. Каждый дилер видит только свою информацию о взаиморасчётах; центральная команда следит за коммерческим потоком всех дилеров из одного места.

1. Баланс: текущее состояние дилера — первое, что он видит при входе; чтобы узнать сумму к оплате, не нужно звонить команде.
2. Выписка: перечень движений за определённый период, который дилер может сверить со своими записями. Так легко найти, с какого движения началось расхождение.
3. Счета: выставленные счета и документы доступны без запроса со стороны дилера; для повторной отправки счёта переписка не нужна.
4. Оплаты и поступления: сделанные платежи и движения поступлений отслеживаются вместе с соответствующим счётом; дилеру не нужно отдельно спрашивать, проведён ли его платёж.

Самые долгие разговоры с дилерами чаще всего идут о том, какая из цифр верна.

Портал показывает информацию, источник остаётся в ERP

Чтобы информация о взаиморасчётах была верной, портал не должен вести отдельную книгу. Поэтому данные о товарах, заказах, расчётах и отгрузке настраиваются на синхронизацию с ERP; портал показывает запись из ERP в пределах полномочий дилера и центральной команды. Так то, что видит бухгалтерия, и то, что видит дилер, опираются на один источник; если возникнет разница в цифрах, причину ищут в записи, а не в портале, и исправление делается в одном месте. Какими способами и с какими системами будут настроены связи с оплатами и поступлениями, зависит от компании и определяется совместно в ходе уточнения объёма.

Пять правил, которые нужно уточнить до запуска

1. Как часто обновляется баланс? С каким интервалом данные из ERP отражаются в портале, нужно знать заранее; дилер должен понимать, что считать «актуальным».
2. Какие документы открыты дилеру? Должно быть ясно, какие из счетов, выписок и других документов будут доступны дилеру; случайно открытый чувствительный документ портит коммерческие отношения.
3. Кто будет видеть баланс? Пользователь дилера, оформляющий заказы, и пользователь, отвечающий за финансы, могут не иметь одинаковых полномочий; открывать сведения о балансе каждому пользователю не обязательно.
4. Где хранятся правила по срокам и рискам? Если возможность дилера оформлять заказ зависит от баланса, где управлять этим правилом, нужно определить в ходе уточнения объёма.
5. Как оформлять возражения? Когда дилер оспаривает счёт или баланс, должно быть определено, кому и по какому каналу он это передаёт.

Когда продажи и финансы смотрят на одну и ту же цифру

Самый ощутимый эффект видимости взаиморасчётов — снижение трения. Дилер видит свой баланс сам и не звонит вашей команде; отдел продаж перед согласованием заказа не задаёт вопрос финансам, а видит счёт на своём экране; финансовая команда тратит время не на выдачу цифр, а на отслеживание задолженностей с наступившим сроком. Растёт и доверие со стороны дилера: о состоянии счёта он узнаёт, глядя в свою учётную запись, а не от человека, к которому нужно обратиться с просьбой.

Если вы планируете показывать баланс и движения поступлений ваших дилеров в одном портале, загляните в раздел о взаиморасчётах и поступлениях на странице Online Dealer Software.