Список обзвона в продажах: практичный способ спланировать день менеджера

В 09:00 утра перед менеджером по продажам лежит длинная таблица компаний. Кому звонить, он решает сам, итоги разговоров записывает в собственный блокнот, а пометка «перезвонить завтра» остаётся где-то в телефоне. К концу дня никто точно не знает, до скольких компаний дозвонились и сколько разговоров закончились позитивно.

Список обзвона — это рабочая очередь: руководитель отдела продаж отбирает компании по таким критериям, как регион, отрасль и балл, по порядку назначает их менеджеру, а результат каждого звонка записывается в систему. В этой статье на примере YazSis CRM AI мы показываем, как список организует день менеджера.

Чем плох разрозненный список?

• Какую компанию звонить первой, зависит от памяти менеджера; самая подходящая компания может затеряться в конце очереди.
• Одной и той же компании могут позвонить двое — или не позвонить никто.
• Время повторного звонка недозвонившейся компании нигде не записано, поэтому оно теряется.
• Руководитель не видит, что сделано, пока не спросит менеджера; для отчёта нужна вечерняя планёрка.

Как проходит день со списком?

1. Список собирается. Руководитель фильтрует компании по провинции, району, промышленной зоне, отрасли и баллу и назначает получившийся список менеджеру.
2. Видна следующая компания. На экране звонков менеджер видит очередную компанию из списка и не тратит время на выбор, кому звонить.
3. Результат записывается. Разговор помечается как «дозвонились», «не дозвонились», «позитивно», «негативно» или «перезвонить»; заметка и время повторного звонка вносятся с того же экрана.
4. Позитивный разговор становится сделкой. Менеджер переносит компанию в воронку сделок; предложение, оплата и переписка накапливаются в той же карточке компании.

При такой схеме нагрузка на принятие решений у менеджера снижается, а внимание смещается на сам разговор. Вместо раздумий о том, кому звонить, он готовится к тому, что скажет. Руководитель может настроить очередь каждого менеджера отдельно: опытному сотруднику достаются сложные регионы, новичку — более знакомые отрасли; распределение работы опирается на список, а не на интуицию.

Утро понедельника

Представим вымышленный пример. В понедельник утром руководитель отдела продаж выбирает промышленную зону одной провинции, сужает фильтр отрасли до металлообработки и собирает кандидатов с высоким баллом в отдельный список. Список делится между двумя менеджерами. Первый звонит первой компании, коммутатор не отвечает; он помечает результат «не дозвонились» и назначает повторный звонок на вторую половину дня. Во второй компании удаётся поговорить с ответственным лицом, разговор заканчивается позитивно; менеджер записывает заметку и переносит компанию в воронку сделок. К концу дня руководитель, никому не звоня, читает по карточкам, что произошло с каждой компанией.

Четыре критерия при составлении списка

• Регион: если собрать в один список компании одной промышленной зоны, после телефонных разговоров проще планировать и личные визиты.
• Отрасль: обращение к компаниям одной отрасли с единой рамкой разговора снижает нагрузку на подготовку менеджера.
• Балл: список можно строить и по баллу; кандидатов, которым агент сканирования поставил высокий балл, можно собрать в отдельный список.
• Длина: список должен быть достаточно коротким, чтобы его можно было закончить за день; нескончаемый список снижает мотивацию.

Главная ценность списка обзвона начинается после звонка. Результат, заметка и время повторного звонка вносятся в карточку компании, поэтому, когда на следующей неделе той же компании звонит другой сотрудник, вся история уже на экране. Даже если менеджер сменился, разговор не начинается с нуля. И клиент не сталкивается с утомительным повтором, когда один и тот же вопрос задают дважды.

Для руководителя разница тоже велика. Разговоры, сделки и напоминания хранятся в карточках компаний, поэтому на совещании команды обсуждают не «кто кому звонил», а «какая компания готова двигаться дальше». На доске сделок те, у которых прошла ожидаемая дата закрытия, отмечаются красным; сделка, которая тихо стареет, становится заметной.

Недозвонившаяся компания и запись результата

Кому-то из списка не удаётся дозвониться с первой попытки: коммутатор занят, ответственный на совещании. Тогда «посмотрю позже» фактически означает потерять компанию. Правильный способ — отметить результат «не дозвонились» и сразу записать время повторного звонка. Так компания не выпадает из списка, а время повторного звонка остаётся в записи. Поэтому запись результата — самая ценная часть списка.

Принадлежность тоже часть списка. Компанию-кандидата может взять на себя один менеджер, вернуть в общий пул или назначить массово. Поэтому ответ на вопрос «кто занимается этой компанией» всегда указан на карточке, и риск того, что двое звонят одной и той же компании, не зная друг о друге, снижается.

Нужно ли это небольшой команде?

Для команды из двух-трёх человек таблицы часто кажутся достаточными. Разница проявляется в записи результата: в таблице записать результат — дело добровольное, а в списке экран звонков предлагает готовые поля для результата, заметки и времени повторного звонка. Даже в небольших командах такой порядок сокращает число потерянных компаний и забытых обратных звонков. Когда команда вырастет, привычка уже будет готова: новый менеджер вместо расспросов о знаниях, хранящихся в чьей-то голове, открывает назначенный ему список и приступает к работе.

YazSis CRM AI сегодня используется в собственном центре поддержки и продаж YazSis. Объём установки, адаптированной под вашу организацию, мы определяем вместе после анализа потребностей. Списки обзвона, карту компаний и воронку сделок можно изучить на странице YazSis CRM AI.