Обектът в WhatsApp: как съобщението на бригадира става ведомост за присъствие?

Най-точната информация за деня на един обект е в телефона на бригадира: колко души са работили, кой етаж е готов, какво трябва утре, кой се е качил на скелето без каска. Проблемът е, че тази информация остава в съобщения във WhatsApp, гласови бележки и снимки. Докато офисът събира вечер ведомостта за присъствие, той звъни на всеки телефон поотделно, а собственикът научава обобщението за деня едва на следващата сутрин.

В тази статия разказваме как разпиляните съобщения от терена могат да се превърнат в структуриран запис и на какво трябва да се внимава при това. Примерите даваме на базата на нашия продукт SahaSesi AI.

Защо информацията от обекта не стига до записите?

Екипите на терен не искат да учат ново приложение; най-удобният инструмент на телефона им е WhatsApp. Попълването на формуляри, ровенето в менюта или помненето на пароли не пасва на темпото на обекта. В резултат информацията се създава в точния момент, но се натрупва на грешното място.

• Ведомостта за присъствие се съставя вечер, като се говори с бригадирите един по един; половин дните и извънредните часове се бъркат.
• Заявката за материали се пише в група и остава неясно кой е направил поръчката.
• Недостатъците се подават със снимка, но няма запис, който да показва, че са отстранени.
• Случаите по безопасност на труда се предават устно; дали ще се появят в отчета, зависи от късмета.

От съобщение към запис: пет вида записи

По-голямата част от съобщенията от терена попадат в един от пет вида. Когато съобщенията се разпределят по тези видове, списъците, от които офисът има нужда, се образуват от само себе си.

1. Запис за работа: информация за напредъка като „Кофражът на колоните на 3-ти етаж в блок Б е готов“ се нарежда в дневния отчет заедно с данните за блока и етажа.
2. Присъствие: „Екип за груб строеж – 12 души, арматуристи – 4 души, половин ден“ се обработва по човек или по екип на подизпълнител.
3. Заявка за материали и доставка: „Утре трябват 20 m³ бетон“ става заявка; когато дойде снимката на стоковата разписка, се отваря запис за доставка.
4. Недостатък: недостатък със снимка се отваря на отговорния подизпълнител и се затваря със снимка за отстраняването му.
5. Инцидент: трудова злополука, спиране на работата или проверка се водят отделно; инцидентът по безопасност на труда излиза най-отгоре в отчета.

Какво прави изкуственият интелект в този процес?

В SahaSesi AI бригадирите и майсторите пишат на един-единствен номер във WhatsApp. Гласовото съобщение първо се превръща в текст; след това изкуственият интелект прочита съобщението, определя вида му и го чете обратно на бригадира с „Записах: …“. Ако нещо е разбрано погрешно, бригадирът го поправя, като напише „не, бяха 10 души“.

Бригадирът пише както обикновено; единствената промяна е, че съобщението вече се превръща в запис.

Изкуственият интелект може да греши. Затова съобщенията, за които няма сигурност или които не могат да бъдат обработени, попадат в списъка „чака проверка“ в офиса; нито едно съобщение не се губи тихомълком. Дневният отчет се заключва след одобрението на ръководителя на обекта, а последващите промени оставят следа.

Вечерният отчет: единствената страница на ръководството

Записите за деня сами се нареждат в дневния отчет. Всяка вечер един PDF с раздел за всеки обект се изпраща до ръководителите през WhatsApp и по имейл. В отчета има записите за работа през деня, общия брой човекодни, отворените недостатъци и, ако има, случаите по безопасност на труда. Обект, който не е изпратил записи, също се отбелязва отделно.

В края на месеца ведомостта за присъствие се изтегля в Excel по човек и по подизпълнител, ден по ден. За файла, който отива в счетоводството, не е нужно отделно събиране на данни.

Какво трябва да се знае, преди да започнете

• На екипа на терен не се инсталира приложение; от панела се добавят името и телефонът на човека.
• Записите, снимките и аудиофайловете се съхраняват в центъра за данни във Франкфурт (Германия, ЕС); услугите за изкуствен интелект и за превръщане на глас в текст са в САЩ.
• Препоръчваме офисът да проверява записите за присъствие и за безопасност на труда, преди да ги използва.
• SahaSesi AI в момента се въвежда чрез пилотна програма, заедно с първите обекти.

Какво се променя от корпоративна страна?

Записът на обекта е само начало. Модулите Проследяване и планиране на терена – за планирани посещения на терен и проследяване на задачи, и Управление на инциденти и почти-инциденти по безопасност и здраве при работа – за проследяване на инцидентите и почти-инцидентите в цялата организация, пренасят същата дисциплина в офисните процеси.

Ако искате да получавате вечерния отчет на обекта си през WhatsApp, можем заедно да обсъдим обхвата на пилотната програма.