Ведомост за присъствие на обекта: човекодните от съобщение във WhatsApp

„Груб строеж – 12 души, арматуристи – 4 души половин ден.“ Този единствен ред, който бригадирът праща вечер, трябва в офиса да се превърне в изчисление. Човекоден е мярката във ведомостта за присъствие, която е произведение на броя на хората, работили по дадена задача, и на броя на дните, в които са работили. Ако броите половин ден за 0,5, както е в общата практика, съобщението по-горе се равнява на 12 + (4 × 0,5) = 14 човекодни; ако правилото на фирмата ви е различно, разбира се, важи то.

Самото изчисление е просто. Трудното е то да се прави всяка вечер, за всеки обект и за всеки подизпълнител, като се чете от разпилени съобщения. В тази статия разказваме къде куца изваждането на човекодни и как върви тази работа със SahaSesi AI.

Защо е трудно да се извадят човекодни от съобщение?

• Кой се брои? „Екипът по груб строеж“ е група на подизпълнител, „майстор Мехмет“ е един човек. Във ведомостта те са два отделни реда.
• Колко души? Изречението „бяхме дванайсет души, но трима си тръгнаха по обяд“ не е едно число, а два отделни записа.
• Цял ден, половин ден или извънреден труд? Един и същ човек може в един и същ ден да е работил и цял ден, и извънредно.
• За кой ден се отнася? Ако съобщение „вчера“, написано късно вечерта или пристигнало на другата сутрин, бъде записано в грешен ден, таблицата в края на месеца се разминава.
• Разбито съобщение. Бригадирът може да изпрати едно изречение в три отделни съобщения; офисът трябва да ги чете като един запис.

Всяка от тези неясноти сама по себе си е малка. Но когато обектите са няколко, на всеки обект има по няколко подизпълнители и всяка вечер идват десетки съобщения, офисът се занимава повече с тълкуване на съобщения, отколкото с изчисляване на ведомостта. В края на месеца подизпълнителят носи числото от собствената си тетрадка и причината за разликата между двете цифри не се намира.

Как съобщението се превръща във ведомост за присъствие?

1. Бригадирът пише или оставя гласово съобщение. SahaSesi AI отделя съобщението като запис за присъствие; записът се обработва по човек или по екип на подизпълнител, половин ден и извънреден труд се водят отделно. Съобщенията, изпратени едно след друго от един и същ човек, се оценяват заедно.
2. Записът се прочита обратно. До бригадира отива отговор от рода на „Записах: …“. Ако числото е грешно, бригадирът пише „не, бяха 10 души“ и записът се коригира.
3. Несигурното съобщение стига до офиса. Съобщение, което не може да се обработи или остава неясно, се вижда в списъка „чака проверка“; нито един запис не се губи безшумно.
4. Забравената ведомост се напомня. Ако до часа за напомняне не е пристигнала ведомост от даден обект, до бригадира на обекта във WhatsApp отива напомняне.
5. Денят се затваря, месецът се събира. Записите през деня се нареждат в дневния отчет; когато ръководителят на обекта го одобри, отчетът се заключва. Месечната таблица за присъствие се изтегля в Excel по човек и по подизпълнител, ден по ден, с половин ден и извънреден труд.

Хипотетична седмица: откъде излизат 54 човекодни?

Числата по-долу са измислени; целта е да се покаже как дневните съобщения се превръщат в сбор в края на седмицата. Половин ден е броен за 0,5.

• Понеделник: екип груб строеж – 12 души, цял ден. Общо 12 човекодни.
• Вторник: груб строеж – 12 души цял ден, арматуристи – 4 души половин ден. Общо 14 човекодни.
• Сряда: груб строеж – 12 души, арматуристи – 4 души, и двата екипа цял ден. Общо 16 човекодни.
• Четвъртък: работата спря заради дъжд. Няма ведомост; но спирането на работата се записва отделно като събитие и отива в дневния отчет.
• Петък: груб строеж – 12 души, цял ден. Общо 12 човекодни.

Сборът за седмицата е 12 + 14 + 16 + 0 + 12 = 54 човекодни. Вместо в края на месеца да събирате тези редове един по един, дневните записи вече стоят един до друг по екип, което улеснява както сбора, така и въпроса „колко дни тази седмица е идвал екипът на арматуристите?“. Ведомост, оставена за края на месеца, пък се превръща в спор за ден, който никой не помни.

За кой ден се записва закъснялото съобщение?

На обекта не винаги има сигнал. WhatsApp задържа съобщението на телефона и го изпраща сам, когато сигналът се появи. В SahaSesi AI записът се отнася към деня, в който съобщението е пристигнало; ако в съобщението има ясен израз като „вчера“, то се обработва най-много до три дни назад. Това правило намалява, но не премахва възможността ведомостта да попадне безшумно в грешен ден; затова е важно офисът да провери, преди денят да бъде затворен.

Добрата ведомост не е тази, която смята най-умно, а тази, която показва грешката най-рано.

Кратка рутина за проверка в офиса

• Сутрин вижте дали във вчерашния отчет има обект със статус „няма постъпил запис“.
• Вечер не одобрявайте деня, докато не сте затворили списъка „чака проверка“.
• В края на месеца сложете ведомостта в Excel редом със собствените списъци на екипите на подизпълнителите.
• Ако с някой подизпълнител излезе разлика в числата, погледнете записа за съответния ден и историята на промените; всяка промяна оставя следа, така се вижда къде е възникнала разликата.

SahaSesi AI се въвежда на първите обекти с пилотна програма. За да видите процеса с човекодни със съобщенията от собствения си обект, можете да планирате пилотен разговор от страницата на SahaSesi AI.