Фирмени съобщения: как да отделите служебната кореспонденция от личните приложения

Когато един ръководител на проект напусне работа, той не отнася само опита си; обещанието за срока на доставката, решението, взето с доставчика, и споделените чертежи остават в историята на чата в собствения му телефон. Корпоративната програма за съобщения е софтуер, който пази индивидуалните и груповите разговори на служителите, както и споделените от тях файлове и изображения в един фирмен канал със запис.

В тази статия обясняваме защо е важно служебната кореспонденция да се отдели от личните приложения и как може да стане това, като разглеждаме „Модул за съобщения“ в YazSis KurumsalPortal.

Къде отива служебната кореспонденция в личните приложения?

В личните приложения за съобщения служебната кореспонденция е разпиляна по собствените акаунти на служителите. Част от темата е в една група, недовършено решение — в друг личен разговор, а съответният файл — на трето място. Компанията няма цялостен запис; записът е вързан за акаунта на човека, който го пази. Представете си екип, който подготвя лансиране на продукт: одобрението на дизайна е в телефона на един човек, ценовото решение — в чата на друга група, а последният файл — в прикачен към имейл. Дори лансирането да мине добре, събирането на тази информация после е мъчителна работа. В ежедневието това означава следното:

• Служителят, който се включва в проекта по-късно, не може да научи историята на темата; той няма достъп до старите чатове.
• За последния вариант на един файл един и същ въпрос се задава на трима души.
• Когато служител или екип се смени, кореспонденцията не остава във фирмената памет.
• Кой има достъп до кореспонденцията, се контролира не от компанията, а от собственика на акаунта.

Служебната кореспонденция е запис, който принадлежи на самата работа, а не на телефона, в който стои.

Какво предлага „Модул за съобщения“?

• Индивидуални и групови разговори: служителят започва разговор, като избира човек или екип. Проектните екипи и ръководителите координират една и съща тема в един канал.
• Споделяне на файлове и изображения: служебните файлове и изображения се споделят в самия разговор и остават в записа заедно с кореспонденцията; не е нужно да ровите из канали, за да намерите файла.
• Непрочетени съобщения и известия: потребителят вижда непрочетените си съобщения с един поглед и получава известие за нови съобщения.
• Контрол на достъпа: до разговорите имат достъп само упълномощени лица; кой може да достъпва записите, се ограничава чрез дефинираните права.

Модулът работи върху същата инфраструктура за потребители и права като останалата част от KurumsalPortal и е част от портала на собствения сървър на клиента. Служителите го ползват през браузъра на телефона си и не инсталират отделно приложение. Това е важно особено за екипи, които не работят на бюро: служител на терен или на смяна също може да се включи в разговор от телефона си.

Пътят на един разговор

1. Изберете човек или екип. В разговора се включва всеки, който има отношение към темата.
2. Започнете разговора. Индивидуален или групов; темата върви в един канал и хората с достъп до разговора виждат кореспонденцията.
3. Споделете файла. Чертеж, изображение или документ стои в кореспонденцията и заедно с нея.
4. Изпратете известие. Другата страна научава за новото съобщение и го вижда на екрана за непрочетени съобщения.
5. Запазете фирмения запис. Дори служител или екип да се смени, служебната кореспонденция остава във фирмената памет.

На какво да обърнете внимание при преминаването?

Не е нужно да прехвърляте цялата кореспонденция за един ден; същественото е да поставите ясно правило в кой канал за коя тема се говори. На практика работещото начало изглежда така:

• Преместете проектната, екипната и управленската кореспонденция в модула; личните приложения нека останат за социални разговори.
• За всяка тема, която изисква решение, отворете група със съответните хора и вземайте решението в нея.
• Вместо да разпращате файлове по имейл, споделяйте ги в самия разговор.
• Външните канали, които ползвате за кореспонденция с клиенти и доставчици, запазете отделно; модулът е за вътрешна комуникация.

Как ще разберете, че наистина се използва?

• Служителят, който се включва в проекта, достига историята на темата от съответния разговор и не пита никого „Кой беше пратил този файл?“.
• Когато служител напусне или екипът се смени, историята на кореспонденцията по недовършената работа остава в портала.
• Личните групи, в които се говори за работа, намаляват; темите, които изискват решение, вървят в групите в портала.
• Ръководителите могат да видят в записа как е приключила дадена тема и в кой разговор.

Какво се печели?

Очакваната полза се свежда до три неща: по-малко разпилени канали, запазена фирмена памет и по-бърза координация на екипа. Това не е магически резултат; той се проявява, когато служителите наистина водят служебната кореспонденция в един канал. Затова в началото да изберете не цялата компания, а един-два екипа, при които разпиляната кореспонденция създава най-много проблеми — така навикът се установява по-лесно.

За да видите обхвата на модула, разгледайте страницата Модул за съобщения, а за да разберете как работи заедно с другите модули — страницата KurumsalPortal.