Уеб софтуер или готов пакет? Седем въпроса за правилния избор

Основната разлика между готовия пакет и софтуера по поръчка е следната: при пакета вие се нагаждате към начина на работа на софтуера, а при софтуера по поръчка той се оформя според вашия работен процес. Уеб софтуерът е корпоративно приложение, което работи в браузъра и управлява собствените потребители, роли, данни и бизнес правила на предприятието; клиентски портал, оперативен панел, система за одобрения или SaaS продукт попадат в тази група.

Правилният отговор рядко е „винаги готово“ или „винаги по поръчка“. Същинската работа е да видите честно колко от процеса ви е наистина стандартен. За да стане това нагледно, нека започнем с един пример.

Представете си дистрибуторска фирма, която събира поръчки от своите дилъри. Поръчките идват по имейл, наличностите се водят в таблица, а за всеки дилър има специална отстъпка и правило за доставка. Един готов пакет за поръчки може да поеме повечето от тези правила; но ако правилата по дилъри са сърцето на работата, екраните за настройки в един момент не стигат и екипът пак се връща към таблицата. В крайна сметка се плаща както лицензът на пакета, така и поддръжката на таблиците. Когато същата фирма предложи на дилърите си портал за поръчки, който отразява нейните правила, информацията за наличности, отстъпки и доставки се събира на едно място; дилърът подава поръчка от собствения си екран, а екипът се занимава само с изключенията.

Кога готовият пакет е достатъчен?

При работи, които в бранша почти всички вършат по един и същи начин и които не ви отличават от конкурентите, пакетът често е най-краткият път. Пакетът се подкрепя от следните случаи:

• Процесът ви се вписва в потока на пакета с малки настройки.
• Броят на потребителите и разнообразието от роли са ограничени; всички използват горе-долу един и същ екран.
• Не е нужен обмен на данни с други системи или пакетът вече го предлага.
• Бързият старт е по-важен от гъвкавостта в детайлите.

Кога уеб софтуерът започва да има смисъл?

Ако разпознавате няколко от долните признаци, може би сте стигнали границата на пакетния софтуер:

• Служителите вършат „същинската“ работа извън софтуера — в таблица, имейл верига или хартиен формуляр.
• Искате да предложите на клиентите, дилърите или доставчиците си входна зона, която работи по вашите правила.
• Клиентът, служителят на терен, управителят и одиторът трябва да виждат едни и същи данни в различен обхват.
• Работният ви процес има изключения и именно те създават стойността на бизнеса ви.
• Нужен е редовен обмен на данни с ERP, CRM, счетоводство, плащане или куриерски системи.

Преди да изберете софтуер, попитайте: коя част от процеса ни прави различни? Ако пакетът стандартизира и тази част, цената ще платите на друго място.

Седем въпроса, преди да решите

1. Стандартен ли е процесът? Начертайте потока на една страница и го поставете до потока на пакета. Ако разликата е малка, пакетът е достатъчен; ако е в критична стъпка на работата, усилието за нагаждане може да излезе по-скъпо от самия софтуер.
2. Колко често има изключения? Ако изключение се случва веднъж месечно, то се решава на ръка. Ако изключенията са самата работа, софтуерът трябва да ги познава.
3. Кой ще го използва? Само вътрешният екип или и клиентите, и доставчиците? Щом идват външни потребители, нуждата от права и сигурност расте.
4. С кои системи ще комуникира? С нарастването на броя свързвани системи готовите връзки на пакета може да не стигнат; тогава едни и същи данни се въвеждат на ръка на две места.
5. Каква е нуждата от отчети? Ако показателите, които ръководството иска да вижда, ги няма в готовите отчети на пакета, данните трябва да се събират другаде.
6. Как ще расте бизнесът? Попитайте още днес дали структурата ще издържи без проблем, когато се увеличат потребителите, операциите или клоновете.
7. Кой отговаря за поддръжката и помощта? И при двата пътя отговорникът за актуализациите, архивирането и поддръжката трябва да е ясен от самото начало.

Как да сравните разходите правилно

Сравнението само по първоначалната инвестиция подвежда. Поддръжката на таблиците извън пакета, повторното въвеждане на едни и същи данни, ръчните методи, зависими от конкретен човек, и допълнителните инструменти също са част от разхода. От друга страна, и софтуерът по поръчка има тежест за поддръжка и развитие; ако го обсъдите от самото начало, ще улесните и двете страни. Доброто сравнение трябва за всеки вариант да дава конкретен отговор на въпроса „след една година кой и как ще върши тази работа?“.

Има среден път: да вървите модулно

Решението не е задължително „всичко или нищо“. Стандартните дейности се оставят на готови решения, а за частта, която ви прави различни, се разработва приложение по поръчка. YazSis води проектите за Уеб софтуер в три стъпки:

• Извеждане на работния процес: потребителите, данните, правилата и изключенията се правят видими.
• Изграждане на архитектурата на продукта: потребителското изживяване, моделът на данните, интеграцията и сигурността се проектират заедно.
• Модулна разработка: частите се пускат на живо след тестване и се подобряват с данни от използването.

При този подход правата, записът на операциите, проверката и архивирането не са функции, добавени впоследствие, а част от архитектурата от самото начало. Така, когато приложението расте, се добавят нови модули, вместо да се пише наново от основи. На практика започването с потока, който отнема най-много време, улеснява надграждането на следващата нужда върху същата структура, след като екипът свикне да го използва.

За подробности за нашия подход към порталите, административните панели и интеграциите можете да разгледате страницата Уеб софтуер.