Табло за управление по роли: как всеки ръководител вижда своите показатели?

В понеделник сутрин генералният директор, един ръководител на отдел и един служител на терен влизат в една и съща фирмена система. Всеки търси различно нещо; ако на тримата покажете един и същ екран, той няма да е полезен на никого. Таблото за управление по роли (dashboard) е личен екран, който събира на едно място KPI, чакащи задачи и известия и показва на всеки потребител само данните, определени за неговата роля.

В тази статия обясняваме защо е нужно табло по роли, какво може да съдържа и как се изгражда, като разглеждаме модула „Управление на таблото“ в YazSis KurumsalPortal.

Една и съща система, три различни екрана

Модулът „Управление на таблото“ публикува отделни табла за три роли. Всички са в един и същ портал, но всеки потребител вижда само данните, определени за неговата роля:

• Висше ръководство: KPI, които показват общото състояние на компанията, и отклоненията. Без да навлиза в подробности, вижда дали нещата вървят в очакваната посока.
• Ръководители на отдели: показатели за собствения им отдел, чакащи и наближаващи задачи. Данните на други отдели не се показват на екрана.
• Служители: задачите, които ги очакват, наближаващите задачи и известията. Когато им потрябва, преминават през пряк път към съответния процес.

Определящото тук е, че таблото идва заедно с ролята. Тъй като всеки потребител достъпва само данните, за които има права, екранът остава ясен, а обхватът на данните е ограничен от правата. Да не показвате на човека излишни числа е полезно и за вниманието му, и за това никой да не вижда данни извън работата си.

Например ръководител на отдел, който влезе сутрин в системата, първо поглежда чакащите задачи, които засягат екипа му, а след това проверява отклоненията в показателите. Служителят пък вижда само своите задачи, наближаващите срокове и известията; управленски показатели не му се показват. Висшето ръководство чете общата картина на компанията на една страница, без да влиза в тези два екрана.

Какво включва таблото?

• Актуален изглед на KPI: показателите, определени за ролята, се следят в актуалния им вид; никой не чака отчет, за да ги види. Когато виждате текущото състояние, без да чакате отчетът да бъде подготвен, по-лесно забелязвате отклонението по-рано.
• Наближаващи задачи и център за известия: чакащите потребителя задачи и предупреждения са събрани на едно място. За да намерите едно известие, не се налага да обикаляте модул по модул.
• Преки пътища към представянето и процесите: от видяното отклонение потребителят преминава към съответния процес и така превръща решението в действие.

Три чести грешки при проектирането на табло

• Да се показва всичко. Ако на един екран се съберат двайсет показателя, това означава, че никой няма да погледне нито един. За всяка роля няколко показателя, които пряко влияят на решението, вършат повече работа от дълъг списък.
• Едно и също табло за всички. Показателите на висшето ръководство не интересуват служителя, а списъкът със задачи на служителя не интересува генералния директор. Ако няма разделение по роли, таблото скоро се превръща в екран, който никой не отваря.
• Показател без действие. Табло, което показва отклонение, но не показва какво да се прави след това, само вдига тревога. Редом с показателя трябва да има и път към съответния процес.

Изграждане на таблото в пет стъпки

1. Свържете източниците на данни. От самото начало се изяснява от кои данни ще се захранва таблото. Показателят е полезен само ако идва от надежден източник.
2. Определете ролите и KPI. Установява се кои показатели наистина са нужни на висшето ръководство, на ръководителя на отдел и на служителя.
3. Публикувайте личните табла. Всеки потребител започва с таблото на своята роля: висшето ръководство вижда общата картина, ръководителят на отдел — своя отдел, служителят — своите задачи.
4. Следете отклоненията. Показателите, излезли извън очакваното, се забелязват с един поглед.
5. Превръщайте решението в действие. Таблото не остава само информационен екран; от мястото, където се вижда отклонението, се преминава към съответния процес.

Могат ли данни от други системи да влязат в таблото?

Модулът „Управление на таблото“ захранва таблата от определени източници на данни. Включването на данни от друга система, например ERP, е интеграционна работа; KurumsalPortal не се предлага с готова връзка с ERP. Кои данни ще се прехвърлят и в какъв обхват се определя заедно в рамките на проекта. Затова първо да изясните кои показатели наистина ви трябват и след това да изберете източника на данни според тях — така проектът остава малък и управляем.

Какво се променя спрямо ръчното отчитане?

В много компании управленският отчет се съставя на ръка от няколко файла и докато е готов, вече е изгубил актуалността си. Когато преди понеделничната среща всеки носи своя таблица, първата част от срещата отива за изравняване на числата. Когато всички гледат едни и същи числа от един и същ екран, срещата се води за това какво означават числата. Таблото по роли цели да намали тежестта на този труд по събиране. Очакваната полза се свежда до три неща: управленска видимост с един поглед, по-бързи решения и по-малко ръчно отчитане.

За да изградите ролите и KPI според вашата компания, разгледайте страницата Управление на таблото, а за да видите как работи заедно с другите модули — страницата KurumsalPortal.