Какво е корпоративен портал? Отпуски, терен и одит на една платформа

В компания с много служители значителна част от ежедневната работа върви в несвързани инструменти: молбата за отпуск идва по имейл, списъкът със зачислено имущество стои в таблица, дневникът на посетителите е на хартия на рецепцията, а констатациите от одитите остават във файлове с отчети. Всеки инструмент работи сам за себе си, но никой не вижда цялата картина.

Софтуерът за корпоративен портал е вътрешнофирмена платформа, в която служителите вършат работата си по отпуски, зачислено имущество, кадрови досиета, съобщения, задачи и заявки с един вход. В тази статия разказваме какви проблеми решава корпоративният портал и на какво да се обръща внимание при избора, на примера на YazSis KurumsalPortal.

Невидимата цена на разпръснатите процеси

• Веригите за одобрение се губят в имейла; не се знае при чие одобрение чака искането.
• Една и съща информация се пази в няколко таблици и се спори коя е актуалната.
• Чувствителни лични данни стоят във файлове, до които имат достъп хора, които не би трябвало да ги виждат.
• Когато ръководството поиска отчет, данните се събират на ръка.

Какво събира корпоративният портал на едно място?

YazSis KurumsalPortal обединява тези процеси в 33 модула. Всички модули ползват една и съща инфраструктура за потребители, права и известяване; ролята, зададена за един служител, важи по един и същи начин във всеки модул. Няколко примера:

• Управление на отпуските от мобилно устройство: служителят създава молбата за отпуск от браузъра на телефона си, без да инсталира приложение; молбата минава през одобрение от ръководителя и от човешките ресурси (ЧР), а одобреният отпуск се отразява в екипния календар.
• Управление на посетители: рецепцията регистрира посетителя дигитално, вместо в хартиен дневник; кой е вътре, се вижда в списък в реално време, а посещаваното лице получава известие.
• Управление на вътрешния одит: одитите се свързват с план и контролен списък; за всяка констатация се открива коригиращо действие с определен отговорник и срок.
• Инвентар и зачисляване на имущество, дигитално кадрово досие, срещи, анкети, обучения, управление на задачи и документи и други модули също се добавят към същата основа.

Истинската стойност на корпоративния портал не е в отделните модули, а в това, че всички споделят една и съща инфраструктура за потребители, права и известяване.

Шест въпроса, които да зададете при избора

1. Къде ще стоят данните? KurumsalPortal работи на собствения сървър на клиента; данните не се изпращат към облак на трета страна. Достатъчен е стандартен cPanel хостинг.
2. Как ще го ползват служителите? От браузъра на телефона, без изтегляне на приложение. За служителите на терен и на смени тази разлика е голяма.
3. Как ще се управляват правата? Менюто и достъпът до данни трябва да се филтрират по роля; висшето ръководство, ръководителят на звено и служителят трябва да виждат само своя обхват.
4. Как ще се защитават личните данни? Обхват на данните според ролята, маскиране на полета като турския личен номер (TC kimlik) и IBAN, дневник на достъпа до документи и одитен дневник помагат за изграждането на процес, ориентиран към KVKK – турския закон за защита на личните данни.
5. Каква ще е връзката със съществуващите системи? KurumsalPortal работи самостоятелно. Ако е нужен обмен на данни с ERP, система за отчитане на работното време (PDKS) или система за заплати, обхватът се определя заедно при анализа на нуждите.
6. Налага ли се да се вземе всичко наведнъж? Не. Започва се с нужните модули; когато нуждите растат, към същата инфраструктура се добавят нови модули.

Откъде да започнем?

Най-подходящата отправна точка е процесът, който създава най-много имейл и телефонен трафик. В много компании това е управлението на отпуски, регистрирането на посетители или проследяването на зачисленото имущество. Когато един процес се премести в портала, служителите свикват с един вход; следващите модули се градят върху същия навик.

Всички модули и подхода за внедряване можете да разгледате на страницата на KurumsalPortal.