Какво е интранет? За какво служи и каква е разликата с екстранет и интернет

Казахте на нов служител „формулярът за отпуск е в интранета“, а първият отговор беше „в кой интранет?“. Обявленията при един ръководител са в имейла, при друг – в група във WhatsApp; политиките са в третата папка на споделения диск; менюто за обяд е на лист, закачен на вратата. Информацията я има във фирмата, но никой не знае къде да я търси. Думата „интранет“ често се споменава като решение на този хаос, но не всички я разбират еднакво: за едни е вътрешен уебсайт, за други – място за споделяне на файлове, за трети – портал, в който текат работните процеси. Тази статия изяснява понятието и описва кои решения трябва да се вземат при внедряването.

Интранет е затворена уеб платформа на организацията, достъпна само за нейните служители, която събира на едно място обявления, документи, формуляри и работни процеси. Използва същата технология като интернет – браузър и уеб страници; разликата е, че не е публично достъпна. За вход е нужен потребителски акаунт и всеки потребител вижда само разделите, за които има права.

Интранет и екстранет: какво са и каква е разликата с интернет

На практика границите са размити. В една и съща платформа един раздел може да е отворен само за служителите, а друг – за избрани външни потребители. Решаващо е не името на технологията, а кой какво може да вижда; затова внедряването се започва не от менюто, а от проектирането на правата за достъп.

За какво служи интранетът?

• Обявления и новини: посланията на ръководството, информацията за новите колеги, почивните дни и промените в политиките се публикуват в един общ поток.
• Архив на документи и политики: процедури, формуляри и наръчници се четат от един източник; въпросът „коя версия е актуалната?“ възниква по-рядко.
• Формуляри и заявки: заявки за отпуск, предоставяне на оборудване, поддръжка и покупки минават през записан процес, а не през верига от имейли.
• Справочник на хората и екипите: лесно се вижда кой в кой отдел работи и кой е прекият му ръководител.
• Обучение и въвеждане: новият служител сам намира информацията, от която се нуждае в първите дни.
• Обратна връзка: анкетите и каналите за предложения довеждат гласа на служителя до ръководителите.

Интранетите от първо поколение бяха сайтове за четене: новини, телефонен указател, меню за обяд. Служителите с времето престават да посещават страница, която само се чете. Интранетите от второ поколение са място, където се върши работа: заявява се отпуск, дава се одобрение, регистрира се посетител. Навикът се изгражда, когато служителят върши ежедневната си работа именно там. Това е и основната разлика между „вътрешен уебсайт“ и „портал“.

Може ли интранет да се изгради със споделена папка, имейл и WhatsApp?

В малък екип – да, и често това е достатъчно. Ако са няколко души, документите са малко и има един офис, споделената папка и един имейл списък вършат работа; управлението на отделна платформа може да е излишна тежест. С растежа на фирмата работата започва да се къса на следните места:

• Обявлението се изпраща по имейл, но не се знае кой го е прочел и кой не го е видял.
• Един и същ формуляр стои в три папки в три различни версии.
• Правата се управляват ръчно, папка по папка; до някои документи имат достъп хора, които не би трябвало да имат, а онези, на които е нужно, нямат достъп.
• Забравя се да се закрие достъпът на човек, който напуска или сменя ролята си.
• Служителите в обектите и в производството нямат фирмен имейл адрес; съобщението попада във WhatsApp, а следите остават в личните телефони.

Конкретен пример: във фирма с производство на две смени ръководството изпраща по имейл нова инструкция за безопасност на труда. Офис служителите я четат, а повечето работници на линията нямат фирмен имейл. Инструкцията се предава накъсо в групата в телефона на началник-смяната. Месец по-късно, при инцидент, зад думите „бяхме обявили“ няма никакъв запис. Проблемът не е в безразличието на ръководството, а в липсата на следа, която да показва в чии ръце е стигнало обявлението.

Как се изгражда интранет?

Внедряването е въпрос на три решения още преди да изберете софтуер. Докато тези три не се изяснят, дори най-красивият интерфейс остава празен.

Сървър: къде ще работи платформата?

Дали ще пуснете платформата на собствен сървър, или в облак на трета страна, определя къде ще стоят данните. При решение, което работи на ваш собствен сървър, достъпът, архивирането и местоположението на данните са във ваши ръце; в замяна е нужен човек или доставчик на услуга, който да поеме тази работа. Вземете решението заедно с ИТ отдела, като имате предвид чувствителността на данните.

Потребители и права: кой какво ще вижда?

Определете още в началото списъка с потребители и ролите: служител, ръководител на отдел, ЧР, висше ръководство. За всяка роля запишете кои менюта ще се виждат и дали правото за преглед и правото за действие ще се дават поотделно. Кой ще отнема правата при смяна на роля и при напускане също е част от този проект. Например когато ръководител излезе в отпуск, може ли на заместващия го да се даде временно право, затваря ли се то само в края на срока, записва ли се направената промяна? Ако отговорите на тези въпроси са ясни от самото начало, правата няма да ви създават проблеми по-късно.

Собственост на съдържанието: кой ще актуализира страницата?

Всеки раздел трябва да има собственик: обявленията – вътрешните комуникации, политиките – ЧР, правилата за информационна сигурност – ИТ отделът. Страница без собственик с времето остарява и служителят спира да вярва на платформата. Помага и малкото начало: първо стартирайте с обявления и един работен процес, а когато употребата се установи, добавяйте нови раздели.

Пет често срещани грешки в интранет проектите

1. Качване на всичко в първия ден. Прехвърлят се стотици стари документи, а пак не е ясно кой е актуалният. Първо изберете няколко най-търсени документа.
2. Оставяне на правата за накрая. Първо платформата се пуска отворена за всички, после се иска да се ограничи; през това време чувствителни документи вече са се разпространили. Проектирайте правата в началото.
3. Едностранна комуникация. Платформа, по която информацията тече само от ръководството към служителя, не предизвиква интерес. Трябва да има канал и за заявки, въпроси и обратна връзка.
4. Забравяне на мобилното устройство. Част от служителите през деня не са пред компютър. Платформа, която не се отваря от телефон, не стига до тях.
5. Оставяне без собственик. Когато въодушевлението от откриването премине, никой не обновява съдържанието. Определете собствениците на разделите и ритъма на обновяване още в началото.

Общото в тези грешки е, че интранетът се възприема като инсталиране на софтуер. Всъщност това е пренареждане на информационния поток на организацията и то има повече общо със собствеността, правата и навиците, отколкото с технологията.

С какво корпоративният портал се различава от интранета?

YazSis KurumsalPortal е формата на интранета от второ поколение: освен обявленията, в 33 модула управлява дейности като отпуски, предоставяне на оборудване, посетители, задачи и заявки, с обща инфраструктура за потребители, права и известия. Работи на собствения сървър на клиента; служителите го ползват от браузъра на телефона си, без да инсталират приложение. В частта за обявленията модулът „Управление на обявления и новини“ насочва обявленията по човек, екип, отдел или локация, публикува ги по график през портала, имейла и SMS и показва кой ги е прочел в отчета за разпространение. Имейлите и SMS-ите се изпращат от собствените SMTP и NetGSM акаунти на организацията.

Кое е подходящо за вас? Ако ще споделяте само обявления и документи, може да е достатъчен прост вътрешен сайт. Ако служителите искат отпуск, отварят заявки, получават оборудване или посрещат посетители, тези дейности трябва да се пренесат в записани процеси; тогава в игра влиза не вътрешният сайт, а порталът с обща инфраструктура за потребители и права. Не е нужно да вземете всичко наведнъж: започва се с необходимите модули, а с растежа на нуждата нови модули се добавят към същата инфраструктура.

Ако искате да започнете от потока на обявленията, целевата аудитория, графика и проследяването на прочитането можете да видите подробно на страницата Управление на обявления и новини.