Какво е ERP? Финанси, склад, продажби и производство в един общ гръбнак от данни

ERP (планиране на корпоративните ресурси) е бизнес софтуер, който води процесите по продажби, доставки, склад, производство и финанси върху едни и същи данни. Когато се въведе поръчка, наличността, нуждата от доставка, изпращането и събирането на плащането се хранят от един и същ запис на тази поръчка; всеки отдел не създава своя отделна „истина“ в собствената си таблица.

Думата ERP на повечето ръководители навява мисъл за тежък, дълъг и сложен проект. А основната идея е проста: информацията се въвежда веднъж и всички виждат една и съща информация. В тази статия обясняваме какъв проблем решава ERP, какви области обхваща и на какво да се внимава при избора, като се опираме на подхода на YazSis ERP.

Къде се късат данните?

Типичният поток изглежда така: екипът по продажби приема поръчката и я препраща на склада по имейл. Складът обновява таблицата с наличности на ръка. Счетоводството издава фактурата в отделна програма, а плащането следи в друг файл. Всяка стъпка сама по себе си е разумна, но накрая за една и съща поръчка има три-четири различни записа и кой от тях е верният, се разбира едва когато някой попита.

• Наличността, която виждат продажбите, не съвпада с тази, която е преброил складът.
• Общият риск по даден клиент се разбира само след като се съберат три различни файла.
• Когато се поиска управленски отчет, данните всеки път се събират на ръка.
• Когато човек се смени, си отива и знанието за процеса, защото правилото не е в системата, а в главата на човека.

Тези проблеми има и в малките фирми, но с растежа поглъщат все повече време и усилия. Всеки нов клиент, продукт или склад увеличава броя на несвързаните записи.

Какво обхваща ERP?

YazSis ERP събира шест основни области в един и същ поток от данни:

• Продажби: оферта, поръчка, клиент, цена, изпращане и събиране на плащането.
• Доставки: заявка, оферта, одобрение, поръчка, доставчик и получаване.
• Склад и наличности: прехвърляне, инвентаризация, партида/сериен номер, баркод, RFID и местоположение.
• Производство: спецификация на материалите, рецептура, работна поръчка, външна обработка, брак, производителност и себестойност.
• Финанси: разходи, плащания от клиенти, бюджет, парични потоци и финансови операции.
• Управление: KPI, отчети в реално време и изгледи за подкрепа на решенията.

Не всяка фирма има еднаква нужда и от шестте. За фирма, която само търгува, производството може да е излишно; за фирма с цех спецификацията на материалите и работната поръчка са сърцето на работата. Затова ERP не бива да се мисли като цялостен пакет, а като въпрос коя област в какъв ред влиза в действие. Най-често се започва от областта, в която се губи най-много време, например линията от поръчката до склада; производството, финансите и управленските отчети се добавят по-късно върху същите данни. Така екипът не е принуден да научи всичко наведнъж.

Пътят на една поръчка през ERP

Разликата на ERP се вижда най-ясно, когато една-единствена поръчка се проследи от началото докрая. Всички стъпки по-долу се движат по един и същ запис; работата на единия отдел чака готова на екрана на следващия. Никой не е принуден да пита по телефона или по имейл за резултата от предишната стъпка.

1. Екипът по продажби подготвя офертата; когато клиентът я одобри, офертата се превръща в поръчка.
2. Поръчката се сверява със записа за наличностите: стоката налична ли е в склада, в друг склад ли е, или е нужна доставка?
3. За липсващите материали се създава заявка за доставка, а ако стоката ще се произвежда, се отваря работна поръчка.
4. Стоката се изпраща, наличността намалява; стоковата разписка и фактурата се движат от същия запис.
5. Когато плащането постъпи, сметката на клиента се обновява; забавеното плащане се вижда на екрана на финансовия екип.
6. Ръководството чете всичко това от отчетите, без да иска отделни файлове; вижда на кой етап се трупа работа и къде се чака.

Стойността на ERP не е в броя на екраните, а в това всеки отдел да дава един и същ отговор на един и същ въпрос.

Четири въпроса при избора

• Какво ще стане с текущата ви система? Ако вече имате работещ ERP, довършването на липсващите процеси, без да го махате, е отделна възможност. Не сте длъжни да изграждате всичко от нулата.
• Какво, ако стандартният екран не пасва на работния ви процес? Процес, който стандартният продукт не покрива, може да се разработи с отделен модул според организацията. Очаква се ERP да се приспособи към бизнеса, а не бизнесът към ERP.
• Как ще се обединят данните? Общият поток на информация с други системи се изгражда чрез API и интеграции с бази данни. Кои данни в каква посока текат, трябва да бъде записано от самото начало.
• Как ще измервате резултата? Управленските отчети трябва да правят видими тясното място и резултата. ERP, изграден без да сте избрали какво да измервате, е просто по-скъпа счетоводна книга.

ERP не е инсталиране на софтуер, а ред в процесите

Честа грешка в ERP проектите е да се избере софтуерът, а процесите да се оставят за по-късно. Ако въпроси като кой държи веригата за одобрение, кой има право на отстъпки и колко често се прави инвентаризация не получат отговор преди софтуера, той просто пренася съществуващия безпорядък в цифров вид. Затова здравият проект започва с анализ, в който се разбира как работят нещата преди инсталирането. В анализа се изяснява какво, от кого и с какъв инструмент всеки отдел получава днес; след това се определя с коя област да се започне и кои данни да се свържат помежду си.

Ако искате да видите как можем да съберем процесите ви в общ гръбнак от данни, можете да започнете от страницата YazSis ERP.