سجلات موقع البناء من WhatsApp: كيف تتحول رسالة المشرف إلى كشف حضور؟

أدق معلومات اليوم في موقع البناء موجودة على هاتف مشرف الموقع (الفورمن): كم شخصًا عمل، وأي طابق انتهى، وماذا نحتاج غدًا، ومن صعد إلى السقالة بلا خوذة. المشكلة أن هذه المعلومات تبقى في رسائل WhatsApp والملاحظات الصوتية والصور. وبينما يجمع المكتب كشف الحضور (البونتاج) مساءً، يتصل بالمشرفين واحدًا واحدًا، ولا يعرف صاحب العمل ملخص اليوم إلا صباح اليوم التالي.

في هذا المقال نشرح كيف يمكن تحويل الرسائل المتفرقة القادمة من الميدان إلى سجلات منظّمة، وما الذي ينبغي الانتباه إليه أثناء هذا التحويل. ونعرض الأمثلة من خلال منتجنا SahaSesi AI.

لماذا لا تتحول معلومات موقع البناء إلى سجلات؟

لا تريد فرق الميدان تعلّم تطبيق جديد؛ فأسهل أداة على هواتفهم هي WhatsApp. أما تعبئة النماذج أو التنقل بين القوائم أو تذكّر كلمة المرور فلا يناسب إيقاع العمل في الموقع. والنتيجة أن المعلومة تُنتَج في وقتها الصحيح لكنها تتراكم في المكان الخطأ.

• يُستخرج كشف الحضور مساءً بالتحدث مع كل مشرف على حدة، فيختلط نصف اليوم بالعمل الإضافي.
• يُكتب طلب المواد في مجموعة، ويبقى غير واضح من قدّم الطلب فعليًا.
• تُبلَّغ النواقص بالصور، لكن لا يوجد سجل يثبت إغلاقها.
• تُنقل حوادث السلامة المهنية شفهيًا، فيصبح ظهورها في التقرير مسألة حظ.

من الرسالة إلى السجل: خمسة أنواع من السجلات

تندرج معظم الرسائل القادمة من الميدان تحت واحد من خمسة أنواع. وتصنيف الرسالة إلى هذه الأنواع يجعل القوائم التي يحتاجها المكتب تتكوّن من تلقاء نفسها.

1. سجل العمل: معلومة التقدم مثل «انتهت قوالب الأعمدة في الطابق الثالث من المبنى B» تُرتَّب في التقرير اليومي مع بيانات المبنى والطابق.
2. كشف الحضور: عبارة مثل «فريق الهيكل الأساسي 12 شخصًا، وفريق الحدادة 4 أشخاص لنصف يوم» تُسجَّل على مستوى الفرد أو فريق المقاول من الباطن.
3. طلب المواد وتسلّمها: عبارة «نحتاج غدًا 20 م³ من الخرسانة» تصبح طلبًا، وعند وصول صورة إشعار التسليم يُفتح سجل الاستلام.
4. النواقص: يُفتح النقص المصوَّر على المقاول من الباطن المسؤول، ويُغلق بصورة الإغلاق.
5. الحوادث: تُسجَّل إصابات العمل وتوقف العمل وزيارات التفتيش بشكل منفصل، ويتصدّر حادث السلامة المهنية أعلى التقرير.

ماذا يفعل الذكاء الاصطناعي في هذه العملية؟

في SahaSesi AI يكتب المشرفون والحرفيون إلى رقم WhatsApp واحد. تُحوَّل الرسالة الصوتية أولًا إلى نص، ثم يقرأ الذكاء الاصطناعي الرسالة ويصنّفها حسب نوعها ويعيد قراءتها للمشرف بصيغة «سجّلتُ: …». وإذا فُهم شيء خطأ، يصحّحه المشرف بكتابة «لا، كانوا 10 أشخاص».

يكتب المشرف كعادته؛ والشيء الوحيد الذي يتغيّر هو أن رسالته أصبحت تتحول إلى سجل.

الذكاء الاصطناعي قد يخطئ. لذلك تذهب الرسائل التي لا يمكن التأكد منها أو معالجتها إلى قائمة «بانتظار المراجعة» في المكتب، ولا تضيع أي رسالة بصمت. ويُقفل التقرير اليومي بعد اعتماد رئيس الموقع، وتترك التعديلات اللاحقة أثرًا.

التقرير المسائي: صفحة واحدة لصاحب العمل

تُرتَّب سجلات اليوم تلقائيًا في التقرير اليومي. وكل مساء يصل ملف PDF واحد مقسّم حسب مواقع البناء إلى المديرين عبر WhatsApp والبريد الإلكتروني. ويتضمن التقرير سجلات عمل اليوم وإجمالي أيام عمل الأفراد والنواقص المفتوحة وحوادث السلامة المهنية إن وُجدت. كما يُشار بشكل منفصل إلى الموقع الذي لم يرسل أي سجل.

في نهاية الشهر يُنزَّل جدول الحضور إلى Excel على مستوى الفرد والمقاول من الباطن، يومًا بيوم. ولا حاجة إلى تجميع إضافي للملف الذي سيذهب إلى المحاسبة.

ما ينبغي معرفته قبل البدء

• لا يُثبَّت أي تطبيق على أجهزة فريق الميدان؛ يُضاف اسم الشخص ورقم هاتفه من لوحة التحكم.
• تُحفظ السجلات والصور والملفات الصوتية في مركز بيانات في فرانكفورت (ألمانيا، الاتحاد الأوروبي)، أما خدمات الذكاء الاصطناعي وتحويل الصوت إلى نص فهي موجودة في الولايات المتحدة.
• نوصي بأن يراجع المكتب سجلات الحضور والسلامة المهنية قبل استخدامها.
• يُفعَّل SahaSesi AI حاليًا عبر برنامج تجريبي (بايلوت) مع أولى مواقع البناء.

ماذا يتغيّر على مستوى المؤسسة؟

سجلات موقع البناء مجرد بداية. فللزيارات الميدانية المخطَّطة ومتابعة المهام توجد وحدة متابعة الميدان والتخطيط، ولمتابعة سجلات الحوادث والحوادث الوشيكة على مستوى المؤسسة توجد وحدة إدارة حوادث السلامة والصحة المهنية والحوادث الوشيكة. وهاتان الوحدتان تنقلان الانضباط نفسه إلى عمليات المكتب.

إذا أردتم أن يصلكم تقرير موقعكم المسائي عبر WhatsApp، فيمكننا أن نناقش معًا نطاق البرنامج التجريبي.