ما الإنترانت؟ فوائدها والفرق بينها وبين الإكسترانت والإنترنت

قلتَ لموظف جديد «نموذج الإجازة موجود على الإنترانت»، فكان أول ردّ: «أي إنترانت؟». الإعلانات عند أحد المديرين في البريد الإلكتروني وعند آخر في مجموعة WhatsApp؛ والسياسات في المجلد الثالث من القرص المشترك؛ وقائمة الطعام ورقة معلّقة على الباب. المعلومة موجودة في الشركة لكن لا أحد يعرف أين يبحث عنها. كثيراً ما تُذكر كلمة «إنترانت» حلاً لهذا التشتت، غير أن الجميع لا يفهم منها الشيء نفسه: فهي عند بعضهم موقع إلكتروني داخلي للشركة، وعند آخرين مساحة لمشاركة الملفات، وعند غيرهم بوابة تُنجَز فيها إجراءات العمل. يبسّط هذا المقال المفهوم ويعدّد القرارات التي ينبغي اتخاذها عند التأسيس.

الإنترانت منصة ويب مغلقة تخص موظفي المؤسسة وحدهم، وتجمع الإعلانات والمستندات والنماذج وإجراءات العمل في مكان واحد. تستخدم التقنية نفسها التي يستخدمها الإنترنت، أي المتصفح وصفحات الويب؛ والفرق أنها ليست مفتوحة للجميع. الدخول يتطلب حساب مستخدم، ويرى كل مستخدم الأقسام المصرّح له بها فقط.

ما الإنترانت والإكسترانت؟ وما الفرق بينهما وبين الإنترنت

عملياً تتداخل الحدود. ففي المنصة نفسها يمكن فتح قسم للموظفين فقط وقسم آخر لمستخدمين خارجيين مختارين. والحاسم ليس اسم التقنية بل من يستطيع رؤية ماذا؛ لذلك لا يبدأ التأسيس من القائمة بل من تصميم الصلاحيات.

ما فائدة الإنترانت؟

• الإعلانات والأخبار: تُنشر رسائل الإدارة والمنضمّين الجدد وتغييرات العطل والسياسات في تدفّق واحد.
• أرشيف المستندات والسياسات: تُقرأ الإجراءات والنماذج والأدلة من مصدر واحد، فيقلّ السؤال «أي إصدار هو الحالي؟».
• النماذج والطلبات: طلبات الإجازة وعهدة الأصول والدعم والشراء تمرّ عبر مسار مسجّل بدلاً من سلسلة رسائل بريد إلكتروني.
• دليل الأشخاص والفرق: يسهل معرفة في أي وحدة يعمل كل شخص ومن هو مديره.
• محتوى التدريب والتهيئة: يصل الموظف الجديد بنفسه إلى المعلومات التي يحتاجها في أيامه الأولى.
• التغذية الراجعة: تنقل قنوات الاستبيانات والاقتراحات صوت الموظف إلى المديرين.

كانت إنترانت الجيل الأول مواقع للقراءة: أخبار ودليل هاتف وقائمة طعام. والصفحة التي لا تُقرأ إلا للاطلاع يكفّ الموظفون عن زيارتها مع الوقت. أما إنترانت الجيل الثاني فهي مكان يُنجَز فيه العمل؛ يُطلب فيه الإذن بالإجازة ويُمنح الاعتماد ويُسجَّل الزائر. وتتكوّن العادة حين يؤدي الموظف عمله اليومي هناك. وهذا هو الفرق الحقيقي بين «الموقع الداخلي للشركة» و«البوابة».

هل يمكن بناء إنترانت بمجلد مشترك وبريد إلكتروني وWhatsApp؟

في فريق صغير نعم، وهو كافٍ في الغالب. فإذا كان العدد قليلاً من الأشخاص والمستندات ومكتب واحد، يؤدي المجلد المشترك وقائمة بريدية المهمة، وقد تكون إدارة منصة منفصلة عبئاً زائداً. ومع نمو الشركة يبدأ العمل بالتعثّر عند هذه النقاط:

• يُرسَل الإعلان بالبريد الإلكتروني لكن لا يُعرف من قرأه ومن لم يره.
• يبقى النموذج نفسه في ثلاثة مجلدات بثلاثة إصدارات مختلفة.
• تُدار الصلاحيات يدوياً مجلداً مجلداً؛ فيصل إلى بعض المستندات من لا يحتاجها ولا يصل إليها من يحتاجها.
• يُنسى إغلاق وصول من ترك العمل أو غيّر دوره.
• لا يملك العامل في الميدان أو الإنتاج عنوان بريد إلكتروني مؤسسياً؛ فتقع الرسالة في WhatsApp ويبقى السجل في الهواتف الشخصية.

مثال ملموس: في شركة إنتاج بورديتين تُرسل الإدارة تعليمات جديدة لسلامة العمل بالبريد الإلكتروني. يقرؤها موظفو المكاتب، بينما لا يملك معظم عمال خط الإنتاج عنوان بريد مؤسسياً. تُنقل التعليمات ناقصة إلى المجموعة الموجودة على هاتف مشرف الوردية. وحين يقع حادث بعد شهر لا يوجد سجل وراء جملة «لقد أعلنّا ذلك». المشكلة ليست إهمال الإدارة، بل غياب أثر يبيّن إلى يد من وصل الإعلان.

كيف تُؤسَّس الإنترانت؟

التأسيس قبل اختيار أي برنامج هو عمل ثلاثة قرارات. وما لم تتضح هذه الثلاثة تبقى أجمل واجهة فارغة.

الخادم: أين ستعمل المنصة؟

يحدد تشغيل المنصة على خادمكم الخاص أو في سحابة تابعة لطرف ثالث مكان بقاء البيانات. ففي الحل الذي يعمل على خادمكم يكون الوصول والنسخ الاحتياطي وموقع البيانات بيدكم؛ وفي المقابل تحتاجون إلى شخص أو مزوّد خدمة يتولى هذا العمل. اتخذوا القرار مع قسم تقنية المعلومات بالنظر إلى حساسية البيانات.

المستخدمون والصلاحيات: من يرى ماذا؟

اكتبوا قائمة المستخدمين والأدوار منذ البداية: الموظف، ومدير الوحدة، والموارد البشرية، والإدارة العليا. وحدّدوا لكل دور القوائم التي ستظهر له، وهل تُمنح صلاحية العرض منفصلة عن صلاحية التنفيذ. ومن يسحب الصلاحية عند تغيير الدور أو ترك العمل جزء من هذا التصميم أيضاً. فمثلاً عندما يخرج مدير في إجازة، هل يمكن منح صلاحية مؤقتة لمن يحلّ محله، وهل تُغلق هذه الصلاحية تلقائياً عند انتهاء المدة، وهل تُسجَّل التغييرات؟ إذا كانت إجابات هذه الأسئلة واضحة منذ البداية فلن تتحول الصلاحيات إلى مشكلة لاحقاً.

ملكية المحتوى: من سيحدّث الصفحة؟

ينبغي أن يكون لكل قسم مالك: الاتصال الداخلي للإعلانات، والموارد البشرية للسياسات، وتقنية المعلومات لقواعد أمن المعلومات. الصفحة التي لا مالك لها تتقادم مع الوقت ويتوقف الموظف عن الثقة بالمنصة. والبدء صغيراً يساعد أيضاً: افتحوا أولاً بالإعلانات ومسار عمل واحد، وأضيفوا الأقسام الجديدة بعد أن يستقر الاستخدام.

خمسة أخطاء شائعة في مشاريع الإنترانت

1. تحميل كل شيء في اليوم الأول. تُنقل مئات المستندات القديمة ويظل غير واضح أيّها الحالي. اختاروا أولاً بضعة مستندات هي الأكثر بحثاً.
2. ترك الصلاحيات إلى النهاية. تُؤسَّس المنصة أولاً مفتوحة للجميع ثم يُراد التقييد، وتكون المستندات الحساسة قد تداولها الناس في هذه الأثناء. صمّموا الصلاحيات من البداية.
3. بناء تواصل باتجاه واحد. المنصة التي تتدفق فيها المعلومات من الإدارة إلى الموظف فقط لا تلقى اهتماماً. ينبغي أن توجد قناة للطلبات والأسئلة والتغذية الراجعة أيضاً.
4. نسيان الهاتف المحمول. جزء من الموظفين لا يكونون أمام الحاسوب طوال اليوم. والمنصة التي لا تُفتح من الهاتف لا تصل إليهم.
5. ترك المنصة بلا مالك. بعد أن تهدأ حماسة الإطلاق لا يحدّث أحد المحتوى. حدّدوا مالكي الأقسام ووتيرة التحديث منذ البداية.

القاسم المشترك بين هذه الأخطاء هو النظر إلى الإنترانت على أنها تثبيت برنامج. وهي في الحقيقة إعادة ترتيب لتدفق المعلومات في المؤسسة، وتتعلق بالملكية والصلاحيات والعادات أكثر مما تتعلق بالتقنية.

ما الذي يميّز البوابة المؤسسية عن الإنترانت؟

YazSis KurumsalPortal هي صيغة الجيل الثاني من الإنترانت: إلى جانب الإعلانات تُنجز أعمالاً مثل الإجازات وعهدة الأصول والزوار والمهام والطلبات في 33 وحدة، عبر بنية مشتركة للمستخدمين والصلاحيات والإشعارات. تعمل على خادم العميل نفسه؛ ويستخدمها الموظفون من متصفح الهاتف دون تثبيت تطبيق. وفي جانب الإعلانات تستهدف وحدة إدارة الإعلانات والأخبار الإعلانات على مستوى الشخص أو الفريق أو القسم أو الموقع، وتنشرها في وقت مجدول عبر البوابة والبريد الإلكتروني والرسائل النصية SMS، وتُظهر من قرأها في تقرير التوزيع. ويتم إرسال البريد الإلكتروني والرسائل النصية من حسابات SMTP وNetGSM الخاصة بالمؤسسة.

أي الخيارين يناسبكم؟ إذا كنتم ستكتفون بنشر الإعلانات والمستندات فقد يكفي موقع داخلي بسيط. أما إذا كان الموظفون يطلبون إجازات ويفتحون طلبات ويستلمون عهدة أصول أو يستقبلون زواراً فيجب نقل هذه الأعمال إلى مسارات مسجّلة؛ وعندها لا يعود الموقع الداخلي هو الحل بل بوابة ذات بنية مشتركة للمستخدمين والصلاحيات. وليس من الضروري أخذ كل شيء دفعة واحدة: يُبدأ بالوحدات اللازمة، وتُضاف الوحدات الجديدة إلى البنية نفسها كلما كبرت الحاجة.

إذا أردتم البدء بتدفق الإعلانات فيمكنكم الاطلاع على تفاصيل الجمهور المستهدف والجدولة وتتبع القراءة في صفحة إدارة الإعلانات والأخبار.