بوابة الموزعين: أسعار ومخزون وطلبات خاصة بكل موزع

مساء الجمعة يرسل موزع رسالة: «هل هذا المنتج متوفر، وما سعري، وهل يمكن شحنه غدًا؟» الجواب في ملف Excel لدى مندوب المبيعات، والمندوب غير متاح في هذه الساعة. بوابة الموزعين هي منصة ويب B2B يرى فيها الموزعون المنتجات بأسعارهم وخصوماتهم وصلاحياتهم ويقدمون الطلبات ويتابعون حالة المخزون والشحن.

نشرح في هذه المقالة كيف ينتظم عمل الموزعين الذي يجري عبر الهاتف والرسائل وExcel داخل البوابة، وماذا يعني «الخاص بالموزع»، وما القواعد التي ينبغي تعريفها قبل البناء، في إطار برمجيات الموزعين عبر الإنترنت من YazSis.

ماذا يحدث في نظام الهاتف وExcel؟

كلما كبرت شبكة الموزعين يتحول فريق المبيعات والطلبات في المركز إلى خط معلومات في الواقع. أسئلة الموزعين متشابهة لكن كل جواب يُنتج يدويًا. وعند انتهاء الدوام تبقى الأسئلة بلا جواب؛ فإما أن ينتظر الموزع أو يتجه إلى منتج المنافس. وستبدو القائمة التالية مألوفة في معظم شبكات الموزعين:

• لأن السعر يختلف باختلاف الموزع، تُرسل إلى كل موزع قائمة منفصلة وحساب خصم منفصل؛ وعندما تقدم القائمة يأتي الطلب بسعر خاطئ.
• يُسأل عن معلومة المخزون بالهاتف؛ وهي صالحة لحظة الإجابة فقط وقد تتغير بعد ساعات.
• تصل الطلبات عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل أو النماذج؛ ويدخلها الفريق إلى النظام واحدًا واحدًا، وفي ذلك احتمال الخطأ.
• يُسأل عن مكان الشحنة أيضًا بالهاتف؛ فيضطر الموزع إلى الانتظار، ويجيب فريق المركز عن السؤال نفسه مرات عديدة.

كيف يسير العمل نفسه في بوابة الموزعين؟

1. يسجل الموزع الدخول بحسابه الخاص ولا يرى إلا كتالوج المنتجات المعرَّف له؛ ويحدد المركز أي منتج مفتوح لأي موزع.
2. يظهر سعر المنتج بالسعر والخصم المعرَّفين للموزع؛ فلا حاجة إلى إرسال قائمة أسعار ولا إلى السؤال «هل هذه القائمة حديثة؟».
3. يمكن رؤية المخزون الفوري، واقتراح منتج بديل عند الحاجة، قبل الإضافة إلى السلة؛ فإذا لم يكن المنتج متوفرًا يعلم الموزع بذلك قبل تقديم الطلب لا بعده.
4. يقدّم الموزع الطلب مباشرة أو يطلب عرض سعر لشراء خاص.
5. يسير الطلب في عملية مرتبطة بـ ERP؛ ويتابع الموزع حالة التسليم والشحن من البوابة دون أن يتصل بالمركز.
6. الرصيد وكشف الحساب والمستندات موجودة داخل الحساب نفسه؛ فلا يبحث الموزع عن هذه أيضًا.

هدف بوابة الموزعين ليس إقصاء فريق المبيعات، بل تخليصه من الأسئلة المتكررة وإعادته إلى عمل البيع الأساسي.

ماذا يعني «الخاص بالموزع»؟

تأتي قيمة البوابة من أن كل موزع يستطيع العمل بمجموعة قواعد مختلفة. فالكتالوج نفسه لا يُقدَّم بالطريقة نفسها لكل موزع:

• السعر والخصم: يرى كل موزع سعره وخصمه؛ ولا تظهر شروط موزع آخر.
• قواعد المنتجات: بحسب المنطقة أو نوع الموزع تظهر منتجات معينة، وقد تبقى منتجات معينة مغلقة.
• الصلاحية: يعمل المستخدمون داخل الموزع بصلاحيات مختلفة؛ أحدهم يقدم الطلب والآخر يرى الرصيد فقط.
• الحملات والأهداف: تظهر الحملات والأهداف الموجهة للموزع في بوابة ذلك الموزع.

ماذا يكسب فريق المركز؟

الوجه الظاهر للبوابة للموزع، لكن الجزء الأكبر من التغيير يحدث في المركز. فبدلًا من إدخال الطلبات يتابع فريق المبيعات حالة الطلب؛ وبدلًا من إعداد قائمة الأسعار يخطط للحملة والهدف. وترى الإدارة أي موزع اشترى أي منتج وبأي كمية، وأي منتج برز، وأي موزع لم يستخدم بوابته أبدًا، دون انتظار تقرير منفصل. وهكذا تنتقل علاقة الموزعين إلى نظام قائم على السجل لا على الذاكرة الشخصية.

عرّفوا نموذج الموزعين قبل البناء

قد تبدو البوابة تركيب برنامج، لكن العمل الأساسي هو كتابة نموذج الموزعين. لذلك فالخطوة الأولى ليست تقنية بل تجارية: تُستخرج قواعد السعر والخصم والصلاحية والمنطقة والمنتجات. وتشكل الأسئلة التالية أساس هذا العمل:

• كم عدد قوائم الأسعار المختلفة، وبأي قائمة يرتبط كل موزع؟
• هل الخصم ثابت، أم يتغير بحسب مبلغ الطلب أو مجموعة المنتجات؟
• هل هناك منتجات ينبغي ألا تظهر بحسب المنطقة أو نوع الموزع؟
• ماذا ينبغي أن يرى مستخدمو الموزع أنفسهم، ومن يستطيع منهم تقديم الطلب؟
• على أي موزعين وبأي شروط ستُطبق الحملات والأهداف؟

الربط مع ERP

إذا كانت البوابة واجهة منفصلة عن ERP فستخلق انقطاعًا جديدًا. لذلك تُبنى بحيث تُزامن بيانات المنتج والمخزون والطلب والحساب الجاري والشحن مع ERP. والمخزون الذي يراه الموزع والمخزون الذي يراه المستودع يستندان إلى المصدر نفسه؛ ويدخل الطلب المقدَّم في سير العمل دون إعادة إدخاله. ولأن معلومات رصيد الحساب والشحن تأتي عبر الربط نفسه، فإن معظم أسئلة الموزع تجد جوابها داخل البوابة.

ومن العمل أيضًا، بعد التركيب، قياس استخدام البوابة والطلبات وأداء الموزعين: أي موزع يستخدم البوابة، وأيهم لا يزال يطلب بالهاتف، وأي المنتجات تبرز؟ وتكون هذه الإجابات سندًا لإدارة نمو شبكة الموزعين. وإذا أردتم تحويل شبكة موزعيكم إلى قناة مبيعات رقمية تعمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، فيمكنكم البدء من صفحة برمجيات الموزعين عبر الإنترنت.