Zimmet takip programı: Demirbaş takibi, iade ve sayım nasıl düzenlenir?

Bir çalışan istifa ediyor. Dizüstü bilgisayarı, telefonu ve ofis anahtarı kendisinde mi, bilgi teknolojilerinde mi, yoksa başka bir ekipte mi? Cevap geçen ay güncellenen bir tabloda aranıyorsa zimmet takibi kişilere bağlı yürüyor demektir. Zimmet takip programı, şirket demirbaşlarının hangi çalışanda veya lokasyonda olduğunu, güncel durumunu ve teslim, iade, transfer geçmişini kayıt altına alan yazılımdır.

Bu yazıda zimmet takibinin nasıl düzenli hâle getirilebileceğini, mevcut listelerin nasıl aktarılacağını ve sayımın nasıl kolaylaşacağını, YazSis KurumsalPortal içindeki Envanter ve Zimmet Yönetimi modülü üzerinden anlatıyoruz.

Zimmet takip programında her demirbaş için bir kart

Modül her varlığa benzersiz bir zimmet numarası verir ve her demirbaş için barkodlu bir envanter kartı açar. Kartta varlığın sahibi, konumu, durumu ve hareket geçmişi birlikte görünür. Böylece “bu cihaz şu an kimde ve en son nereye gitti?” sorusunun cevabı bir yazışmayı ya da tabloyu taramaya gerek kalmadan karttan okunur. Aynı modelden iki dizüstü bilgisayarı birbirine karıştırmak, tablo tutulan yerlerde sık yaşanan bir sorundur; benzersiz numara bu karışıklığı baştan engellemeyi amaçlar. Mevcut listeleriniz Excel’de duruyorsa kartlar tek tek açılmak zorunda da değildir; aşağıda bunun nasıl yapıldığını anlatıyoruz.

Demirbaş takibi: altı durum, tek yaşam döngüsü

Demirbaş yaşam döngüsü boyunca altı durumdan birinde bulunur ve her değişiklik karta işlenir:

• Boşta: kimseye atanmamış, kullanıma hazır.
• Zimmetli: bir çalışana ya da lokasyona atanmış.
• Tamirde: onarım sürecinde.
• Arızalı: çalışmıyor, çözüm bekliyor. Bu durumun ayrı izlenmesi, arızalı bir cihazın yanlışlıkla “boşta” sayılıp başkasına verilmesini önler.
• Hurda: kullanım dışı bırakılmış.
• Kayıp: bulunamıyor.

Zimmet, iade, transfer, arıza, tamir, hurda ve kayıp hareketlerinin hepsi varlığın kartında birikir. Bir cihazın hangi çalışanlarda kullanıldığı, ne zaman arızalandığı ve tamire gönderildiği geriye dönük izlenebilir.

İşten ayrılan çalışanın zimmeti nasıl kapanır?

1. Ayrılan çalışanın üzerindeki varlıkları kişi bazında inceleyin.
2. Her varlık için iadeyi kaydedin; hareket kartına işlenir.
3. Varlık başka bir çalışana veya lokasyona geçecekse transferi aynı kayıtla yapın.
4. Arızalı ya da hasarlı bir cihaz geldiyse durumunu karta yansıtın.
5. Tüm varlıklar iade edildiğinde çalışanın zimmeti kapanmış olur.

İşten ayrılan çalışanın zimmet iadesi de aynı akışla kapatılır; ayrı bir form ya da ek bir tablo gerekmez. Demirbaşın kimden kime geçtiği ve şu an kimde olduğu tek kayıtta görülür. Ayrılan çalışanın dosyası kapanırken geriye “şu cihaz hâlâ kimde?” sorusu kalmaz.

Excel’deki demirbaş listesi programa nasıl aktarılır?

Birçok şirket envanterini zaten bir tabloda tutar. KurumsalPortal’da Excel ile toplu içe aktarma bulunur; mevcut demirbaş listesi kayıtlar tek tek girilmeden Envanter ve Zimmet Yönetimi modülüne alınabilir. Kayıtlar sonradan XLSX rapor olarak dışa aktarılabilir, böylece sayım ve denetimde güncel liste elinizde olur. Yani mevcut envanterinizi sıfırdan yazmanız gerekmez: aktarımdan sonra aynı bilgiyi iki yerde tutmak yerine tek kaynak olarak portalı kullanır, eski tabloyu arşiv olarak saklarsınız.

Demirbaş sayımı nasıl yapılır, neden hızlanır?

Kartta sahibi, konumu ve durumu bir arada bulunduğu için sayımda “bu cihaz listede var mı, kimde görünüyor?” sorusu hızla cevaplanır. Fiziksel olarak bulunan ile kayıtta olan arasındaki fark, sayım sırasında ortaya çıkar. Kartlar güncel tutulduğunda sayımı büyük bir yıllık etkinlik olarak yapmak yerine, konum ya da birim bazında kısa kontroller yapmak da mümkün olur. Modülün hedeflediği kazanımlar kayıp riskinin azalması, hızlı sayım ve eksiksiz zimmet geçmişidir. Sayım sırasında bakılacak başlıca dört nokta vardır:

• Kartta yazan konum ile cihazın fiziksel olarak bulunduğu yer aynı mı?
• Kartta görünen sahip ile cihazı gerçekten kullanan kişi aynı mı?
• Kartın durumu gerçeği yansıtıyor mu; örneğin “zimmetli” görünen cihaz aslında arızalı mı?
• Sahada olup kayıtta bulunmayan bir cihaz var mı?

Zimmet takip programını kimler kullanır?

• İdari işler: demirbaş kartlarını açar, zimmet ve iadeleri yürütür; sayımda kartlarla fiziksel durumu karşılaştırır.
• Bilgi teknolojileri: bilgisayar, telefon gibi cihazların durumunu, arıza ve tamir kayıtlarını izler; bir cihazın tamirden döndüğünde yeniden kullanıma hazır olup olmadığını karttan görür.
• Depo ve insan kaynakları: boştaki varlıkları takip eder ve işe giriş ya da çıkış sırasındaki zimmet sürecine katılır.

Modülün ayrıntıları Envanter ve Zimmet Yönetimi sayfasında, diğer modüllerle bütünlüğü ise KurumsalPortal sayfasında anlatılıyor.