MODULE 09 / 33
Dijital Özlük Dosyası: Personel Kartı, Zorunlu Belgeler ve Denetime Hazır Arşiv
Özlük dosyanız her an güncel ve denetime hazır.Dijital özlük dosyası, 4857 sayılı İş Kanunu m.75'te öngörülen çalışan özlük dosyasını elektronik ortamda, belge sürümü ve erişim kaydıyla tutan kayıt sistemidir. YazSis KurumsalPortal'ın Dijital Özlük Dosyası & İK Yönetimi modülü merkezi personel kartını, dinamik zorunlu belge matrisini, onayları ve süre uyarılarını yetki kontrollü bir ortamda yönetir. Eksik belgeler izlenir, TC ve IBAN gibi hassas alanlar maskelenir.
KİMLER İÇİN?İnsan kaynaklarıÇalışanlarYetkili yöneticiler
YAZSIS / KURUMSALPORTAL
İnsan Kaynakları
İŞ SONUCUSadece kayıt tutmayın.
Sadece kayıt tutmayın.
Süreci yönetin.
KurumsalPortal, modülü tek başına bırakmaz. Yetki, bildirim, onay, raporlama ve entegrasyon katmanlarıyla gerçek operasyonun içine yerleştirir.
TEMEL KABİLİYETLER
Dijital Özlük Dosyası & İK Yönetimi ile kontrolü sisteme taşıyın.
Her adım; sorumlusu, zamanı, durumu ve işlem geçmişiyle izlenebilir biçimde çalışır.
Merkezi personel kartı
Çalışan bilgileri ve özlük belgeleri merkezi bir personel kartında toplanır; TC kimlik numarası ve IBAN gibi hassas alanlar maskelenir.
Dinamik zorunlu belge matrisi
Hangi belgelerin zorunlu olduğu dinamik bir belge matrisiyle tanımlanır ve her çalışana atanır; eksik belgeler dosya bazında görünür olur.
Versiyon, süre ve erişim kaydı
Belgelerin sürümleri ve onayları saklanır, geçerlilik süresi dolmadan uyarı verilir; dosyaya kimin eriştiği belge erişim kaydında izlenir.
NASIL ÇALIŞIR?
Beş adımda kayıt, takip ve sonuç.
İş akışları işletmenizin onay, rol ve bildirim kurallarına göre uyarlanabilir.
TEK BAŞINA DEĞİL, BAĞLANTILI
Diğer sistemlerle veri akışı: kapsamını birlikte belirleyelim.
KurumsalPortal bağımsız çalışır. ERP, PDKS, muhasebe veya diğer sistemlerle veri akışı gerekiyorsa hangi verinin nasıl aktarılacağını ihtiyaç analizinde birlikte belirleriz.
Entegrasyon Yetkinliğimizi İnceleyinERPPDKSAPIDijital Özlük Dosyası & İK YönetimiE-POSTASMSRAPOR
VERİLER NEREDE TUTULUR?
Kendi sunucunuz, rol bazlı yetki.
Dijital Özlük Dosyası & İK Yönetimi, KurumsalPortal’ın ortak altyapısında çalışır: veriler müşterinin kendi sunucusunda tutulur, çalışanlar uygulama kurmadan telefon tarayıcısından kullanır.
Kurulum ve veri modelini inceleyinSIK SORULAN SORULAR
Dijital özlük dosyası: sık sorulan sorular
Özlük dosyasında hangi belgelerin bulunacağı nasıl belirlenir?
4857 sayılı İş Kanunu m.75, işverenin çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemesini öngörür. YazSis KurumsalPortal'ın Dijital Özlük Dosyası & İK Yönetimi modülünde zorunlu belgeler dinamik bir belge matrisiyle tanımlanır ve her çalışana atanır; böylece her dosyada beklenen belgeler ve eksikler açıkça görülür.
Eksik özlük belgeleri nasıl izlenir?
YazSis KurumsalPortal'ın Dijital Özlük Dosyası & İK Yönetimi modülünde her çalışana atanan belge matrisi toplanan belgelerle karşılaştırılır ve eksikler tamlık panelinde izlenir. Süresi dolan veya dolmak üzere olan belgeler için uyarı verilir; belge sürümleri ve onaylar da kayıtta tutulduğu için dosyanın güncel olup olmadığı görülür.
Özlük dosyasına kim erişebilir, erişim kaydı tutulur mu?
YazSis KurumsalPortal'da özlük dosyasına erişim yetki kontrollüdür: İK, yetkili yöneticiler ve çalışanlar yalnızca rollerine tanımlanan kapsamı görür. Belgelere yapılan erişimler belge erişim kaydında tutulur ve platformda ayrıca denetim kaydı bulunur; bu kontroller KVKK odaklı tasarımın parçasıdır.
Özlük verileri nerede saklanır?
YazSis KurumsalPortal müşterinin kendi sunucusunda çalışır; personel kartları ve özlük belgeleri de kurumun kendi sunucusunda tutulur. TC kimlik numarası ve IBAN gibi hassas alanlar maskelenir, erişim rol bazlı yetkiyle sınırlanır; böylece özlük verisi kurumun kontrolünde ve denetime hazır kalır.
BİR SONRAKİ ADIM
Demo Talep Et