Mülakat değerlendirme formu örneği: Kriterler, puan ölçeği ve yetkinlik bazlı form

Mülakat bitti. Birinci görüşmeci “çok iyi biriydi, takıma uyar” diyor; ikincisi “bence zayıftı” diyor. Hangisinin haklı olduğunu sormak yersiz, çünkü ikisi de aynı şeyi ölçmüyor: biri sohbetin havasını, diğeri teknik cevapları değerlendirmiş. Üçüncü kişi “notlarımı bir yere yazmıştım” diyor ama defteri bulunamıyor. Karar toplantısında herkes izlenimini anlatıyor, kimse bir kanıt göstermiyor; sonuçta karar, en yüksek sesle konuşanın görüşüne kalıyor. Adayları aynı sorularla sınamadığınız için hiçbirini diğeriyle adil biçimde karşılaştıramıyorsunuz. Mülakat değerlendirme formu bu boşluğu kapatmak için vardır.

Mülakat değerlendirme formu, aynı pozisyon için görüşülen tüm adayları aynı kriterler ve aynı puan ölçeğiyle değerlendirmek için kullanılan, görüşmeci notlarını ve karar önerisini tek sayfada toplayan formdur. Aşağıda kopyalayıp kendi pozisyonunuza uyarlayabileceğiniz bir örnek, puan ölçeği ve formu aday kaydına bağlama yolu var.

Mülakat değerlendirme formu örneği ve kriterleri

Aşağıdaki tablo bir başlangıç şablonudur. Kriterleri pozisyona göre değiştirin; “Puan” ve “Kanıt notu” sütunlarını görüşmeci boş bırakmadan doldurur.

Tabloyu kullanırken iki noktaya dikkat edin. Birincisi, örnek soru yalnızca bir başlangıçtır; önemli olan sorunun her adaya aynı biçimde sorulmasıdır. İkincisi, “Kanıt notu” sütunu adayın söylediği somut örneği kaydetmek içindir, görüşmecinin yorumunu değil. “İyi anlattı” yazmak yerine “son projedeki gecikmeyi iki adımda çözdüğünü anlattı” yazmak, karar toplantısında başkasının da değerlendirebileceği bir kanıt bırakır.

Formun üst ve alt bölümü

• Üst bölüm: aday adı, başvurulan pozisyon, mülakat tarihi, görüşmeci adı, görüşme türü (ilk görüşme, teknik görüşme, son görüşme).
• Tablodan sonra: güçlü yönler ve dikkat edilecek noktalar için ikişer satır.
• Genel öneri: ilerlet, beklet, ilerletme. Önerinin gerekçesi bir iki cümleyle yazılır.
• Görüşmeci imzası veya onayı ve formun doldurulma tarihi.
• Varsa ek bilgi: maaş beklentisi, başlangıç tarihi, bildirim süresi gibi karar dışı pratik notlar ayrı bir alanda tutulur ve puana karıştırılmaz.

Örnek uyarlama: satış temsilcisi pozisyonu

Kurgusal bir örnekle gidelim. Yeni bir satış temsilcisi arıyorsunuz. “Rol bilgisi” yerine “müşteri ihtiyacını anlama” yazarsınız ve soruyu “Müşterinin talebini ilk görüşmede nasıl netleştirirsiniz?” diye kurarsınız. “Sorumluluk ve takip” kriterini “görüşme sonrası takip disiplini” olarak keskinleştirir, kanıt notuna adayın somut bir takip örneği verip vermediğini yazarsınız. Kriterlerin adı değişir, yapı aynı kalır: davranış tanımı, aynı soru, tanımlı puan, kanıt.

Yetkinlik bazlı mülakat değerlendirme formu nasıl hazırlanır?

Yetkinlik bazlı form, “bu kişi hoşuma gitti mi?” sorusunu “pozisyon için gereken davranışları gösterdi mi?” sorusuna çevirir. Hazırlamak için şu sırayı izleyebilirsiniz:

1. Pozisyonun başarısını belirleyen beş altı yetkinliği seçin; fazla kriter formu doldurulmaz hale getirir.
2. Her yetkinliği gözlenebilir bir davranışla tanımlayın. “İletişim güçlü” yerine “karmaşık bir konuyu sade ve sıralı anlatır” yazın.
3. Her yetkinlik için aynı soruları tüm adaylara sorun; böylece cevaplar karşılaştırılabilir olur.
4. Cevapları durum, görev, eylem, sonuç sırasıyla dinleyin ve notlarınızı bu sıraya göre alın.
5. Pozisyon için daha belirleyici yetkinliklere ağırlık verip vermeyeceğinize baştan karar verin.
6. Puan ölçeğini ve her puanın ne anlama geldiğini forma yazın.

Mülakat puanlama ölçeği nasıl tanımlanır?

Her mülakat aşamasında aynı form kullanılır mı?

Çok aşamalı süreçlerde aynı kriter listesini her görüşmede baştan puanlamak adayı ve görüşmeciyi yorar. Daha uygulanabilir yol, kriterleri aşamalara dağıtmaktır:

• İlk görüşme: iletişim, pozisyona ilgi ve temel uygunluk; kısa form, üç dört kriter.
• Teknik veya işe özgü görüşme: rol bilgisi ve problem çözme; kanıt notları daha ayrıntılı.
• Son görüşme: ekip çalışması, sorumluluk ve beklentilerin örtüşmesi; önceki formlarda çıkan açık sorular tekrar sorulur.

Hangi aşamada hangi kriterin puanlandığı belli olursa, karar toplantısında aynı kriter için birden fazla puan çıkmaz; her kriterin sahibi ve kanıtı bellidir.

Formu doldururken sık yapılan hatalar

• İlk izlenimin tüm puanlara yayılması: adayın girişteki havası, bütün kriterlerin puanını belirler.
• Kendine benzeyen adaya yüksek puan: ortak geçmiş, ortak ilgi alanı gibi nedenlerle kriter dışı puan verilir.
• Formu günler sonra doldurmak: hafıza yerini yorumlar alır; formu mülakattan hemen sonra doldurun.
• Hep üç vermek: karar vermekten kaçınma, farkı gizler. Kanıt notu yazmak bu eğilimi azaltır.
• Puanı başkasının puanına bakarak vermek: görüşmeciler formu önce bağımsız doldurmalı, sonra karşılaştırmalıdır.

Mülakat notlarını adayın kaydına nasıl bağlarım?

Form dolu olsa bile adayın başvurusundan, CV’sinden ve verilen karardan ayrı bir dosyada duruyorsa üç ay sonra “neden ilerletmedik?” sorusuna cevap veremezsiniz. Notların aday kaydına bağlanması için şu adımlar işe yarar:

1. Mülakatı adayın kaydı üzerinden planlayın; tarih, katılımcılar ve görüşme türü kayda girsin.
2. Her görüşmeci formu mülakattan hemen sonra, diğerlerinin puanını görmeden doldursun.
3. Puanlar ve kanıt notları adayın kaydına eklensin; form ayrı bir dosyada kalmasın.
4. Karar toplantısında tüm formlar adayın kaydından yan yana açılsın.
5. Karar ve kısa gerekçe aynı kayda yazılsın; süreç raporlarken bu kayıt temel alınsın.

Kâğıt ve Excel ile form tutmak nerede yeter?

Bir pozisyona az sayıda aday görüşülüyorsa, formu basıp doldurmak ve adayın dosyasına eklemek yeterli olabilir. Kırılma, görüşmeci sayısı ve aday sayısı arttığında başlar: formlar farklı kişilerin masasında kalır, bazıları hiç doldurulmaz, taranan kâğıtlar adayın kaydıyla ilişkilendirilmez. Excel’de toplu puan tablosu tutulduğunda ise kanıt notları satıra sığmaz ve kısaltılır; tam da karar toplantısında en çok ihtiyaç duyulan bilgi kaybolur.

KurumsalPortal’da mülakat ve karar kaydı

İş Başvuru Yönetimi modülünde aday değerlendirildikten sonra mülakat planlanır ve sonuç kayda geçer. Değerlendirme notları, mülakat bilgileri ve verilen karar adayın kaydında tutulur; böylece İK, işe alım yöneticisi ve birim yöneticisi aynı kayda bakar. Yukarıdaki kriter tablosunu notlarınızın biçimi olarak kullanabilirsiniz. Kriter tabanlı puanlama şablonu gibi ek ihtiyaçlar için kapsamı ihtiyaç analizinde birlikte konuşuruz.

Mülakat ve karar kayıtlarını başvurudan ayırmadan tutmak istiyorsanız İş Başvuru Yönetimi modülüne ve KurumsalPortal genel yapısına göz atabilirsiniz.