İş kazası tutanağı nasıl tutulur? Tutanak formu, örnek anlatım ve kim hazırlar

“Tutanağı kim yazacak?” “Sen yaz, sen oradaydın.” “Ben ne yazayım, kimin adını yazayım?” Yaralı çalışan hastaneye gittikten sonra atölyede bu konuşma sık yaşanır. Tutanak, kazadan hemen sonra herkesin hafızası tazeyken tutulması gereken ama kimin yazacağı ve neyin yazılacağı çoğu zaman belirsiz kalan bir belgedir. Sonuçta birkaç satırlık, saati eksik, tanığı olmayan bir kâğıt çıkar ve inceleme aylar sonra bu kâğıda bakılarak yapılır. Bu yazıda iş kazası tutanağının nasıl tutulacağını, içine neler yazılacağını, kimin sorumlu olduğunu ve süre konusunda mevzuatın ne söylediğini topluyoruz.

İş kazası tutanağı, kazanın hemen ardından olayın ne zaman, nerede ve nasıl yaşandığını, kimlerin etkilendiğini, tanıkların kimler olduğunu ve ilk olarak neler yapıldığını sırasıyla kayda geçiren iç belgedir. SGK bildirgesinden farklıdır: bildirge kuruma yapılan bildirimdir, tutanak ise işletmenin kendi inceleme ve kayıt işinin ilk adımıdır.

İş kazası tutanağı nasıl tutulur? Adım adım

1. Önce yaralıya yardım edin. İlk müdahale ve sağlık kuruluşuna sevk, tutanaktan önce gelir; tutanağı yazmak için yaralıyı bekletmeyin.
2. Alanı güvene alın, değiştirmeden fotoğraflayın. Makine, zemin, koruyucu ve çevre görünsün; sonra temizliğe geçin.
3. Tanıkların adını hemen alın. Kimin ne gördüğü birkaç gün sonra karışır.
4. Tutanağı kaza günü tutun. Saatleri, kişileri ve sırayı hafızadan sonra değil, olay tazeyken yazın.
5. Gördüğünüzü yazın, yorumlamayın. “Dikkatsizlik yaptı” yerine “eldivensiz çalışıyordu” gibi gözlem yazın.
6. Tanık ifadelerini ayrı ayrı alın. Herkes kendi cümleleriyle yazsın; birbirinin ifadesini görmesin.
7. İmzalatıp kayda alın. Tutanağı tutan, amir ve tanıklar imzalasın; kopya İSG uzmanına ulaşsın.

İş kazası tutanağı formu: içinde neler yazılır?

Resmî bir tutanak formunu kimse size dayatmaz; aşağıdaki başlıklar pratikte işe yarayan bir iskelettir, altındaki kurgusal anlatım da bir iş kazası tutanağı örneğidir. Kendi iş yerinize göre kısaltıp uzatabilirsiniz.

Örnek anlatım: “14.20’de şerit testerede kesim yapan operatör, parçayı iterken sağ elini bıçağın hizasına yaklaştırdı; eldivensiz çalışıyordu. Testere durdurulduğunda elinde yüzeysel bir kesik görüldü, ilk yardım dolabından pansuman yapıldı, 14.35’te sağlık kuruluşuna sevk edildi. Koruyucu kapak yerinde değildi.” (Kurgusal örnek)

İş kazası tutanağını kim tutar?

Okuduğumuz kanun ve yönetmelik maddeleri “tutanak” adlı belgenin kim tarafından, hangi biçimde yazılacağını tek tek saymaz; yükümlülük şu şekilde dağılmıştır. 6331 sayılı Kanun’un 14. maddesine göre işveren bütün iş kazalarının kaydını tutar, gerekli incelemeleri yapar ve bunlarla ilgili raporları düzenler. İş güvenliği uzmanı, iş kazalarının nedenlerinin araştırılması ve tekrarlanmaması için alınacak önlemler konusunda çalışma yapar ve işverene önerilerde bulunur (İş Güvenliği Uzmanları Yönetmeliği, m. 9). İSG kurulu bulunan işyerlerinde kurul her iş kazasını araştırır ve alınacak tedbirleri bir raporla işverene verir; işveren kaza ve diğer vakaların inceleme raporlarını iş müfettişlerinin incelemesi için işyerinde bulundurur (Kurullar Yönetmeliği, m. 8 ve m. 10).

Pratikte tutanağı çoğu zaman olayı yakından bilen amir ya da vardiya sorumlusu hazırlar, İSG uzmanı ve işyeri hekimi inceleme aşamasında devreye girer. Kim hazırlarsa hazırlasın önemli olan, bunun kaza gününde başlayan ve bir sorumlusu olan bir iş olmasıdır. Tutanak ve ekleri; yani fotoğraflar, tanık ifadeleri ve sevk belgesi tek dosyada saklanmalı, kazaya uğrayan kişinin sağlık ve kimlik bilgileri gibi kişisel veriler yalnızca yetkili kişilerin eriştiği bir yerde durmalıdır.

İş kazası tutanağı kaç gün içinde tutulur?

Okuduğumuz maddelerde tutanak için ayrı bir gün sayısı geçmez. Süre, SGK bildirimi için sayılmıştır: 6331 sayılı Kanun’un 14. maddesine ve 5510 sayılı Kanun’un 13. maddesine göre iş kazası, kazadan sonraki en geç üç iş günü içinde Kuruma bildirilir ve kolluk kuvvetlerine derhal haber verilir. Bildirgedeki tarih, saat ve olay anlatımının tutarlı olması için tutanağı bildirimden önce, pratikte kaza günü yazmak gerekir.

Tutanaktan kök nedene ve düzeltici faaliyete geçiş

Tutanak olayı anlatır, nedenini bulmaz. Tutanağın arkasından kazanın kök nedeni araştırılmalı ve nedene karşı bir düzeltici faaliyet açılmalıdır. Koruyucu kapağın yerinde olmaması gözlemdir; kapağın neden çıkarıldığı, bakımın kimde olduğu ve üretim baskısının payı ise kök neden sorusudur. Aksiyonun sorumlusu, tarihi ve kapanış kanıtı belli değilse tutanak, bir sonraki kazaya kadar bir klasörde bekler.

Tutanakta sık yapılan beş hata

• Saatsiz tutanak: Olay, ilk müdahale ve sevk saatleri yazılmazsa olayın sırası sonradan kurulamaz.
• Yargı cümleleri: “Dikkatsiz davrandı” bir sonuçtur, gözlem değildir; kök neden aramayı baştan kapatır.
• Tek taraflı anlatım: Yalnızca amirin gördüğü yazılır, kazaya uğrayan kişinin ve tanığın anlatımı eksik kalır.
• Fotoğrafsız kayıt: Makine ertesi gün onarılır, zemin temizlenir; fotoğraf yoksa ortamın hali anlatılamaz.
• Sahipsiz tutanak: Kimin imzaladığı ve kime teslim edildiği belli değilse kağıt kaybolur ve aksiyon başlamaz.

Word, kâğıt ve WhatsApp ile tutanak nerede aksar?

Word şablonu tutanak için iyi bir başlangıçtır; her seferinde aynı başlıkları sorar. Sorun, dosyanın kazadan sonra e-postayla dolaşıp farklı sürümlere dönüşmesi, fotoğrafların telefonda kalması ve imzalı kâğıt tutanağın bir klasörde, aksiyonun başka bir tabloda olmasıdır. WhatsApp’tan gelen “kaza oldu, fotoğraf ekte” mesajı ise tutanağın yerini almaz; saatin, tanığın ve ilk müdahalenin kaydı ancak sonradan yazılabilir ve çoğu zaman yazılmaz. Kaza yılda bir iki kez yaşanıyorsa bu düzen yönetilebilir; sayı arttıkça kayıtları birleştirmek ayrı bir işe dönüşür.

KurumsalPortal’da tutanaktan aksiyona tek kayıt

İSG Olay / Ramak Kala Yönetimi modülü iş kazası, ramak kala ve tehlikeli durumları lokasyon ve fotoğrafla kaydeder. Kaydın ardından olay incelenir, kök neden analiz edilir ve düzeltici faaliyet bir sorumluya atanır; faaliyet kanıtla kapatılır ve sonuç kapanış raporuna yansır. Böylece tutanaktaki bilgi, aksiyonun takibine kopmadan taşınır. Çalışanlar KurumsalPortal’ı telefon tarayıcısından kullandığı için kaydı olay yerinden başlatmak için ayrı bir uygulama gerekmez.

Aksiyonların sorumlu, termin, öncelik ve durum bilgisiyle yönetilmesi gerekiyorsa aynı portaldaki Görev & Aksiyon Yönetimi modülünü de inceleyebilirsiniz. Modüldeki kayıtlar kurum içi takip içindir ve SGK bildiriminin yerine geçmez.

Tutanağı lokasyon ve fotoğrafla başlatıp aksiyonun kanıtla kapanmasına kadar tek kayıtta izlemek için İSG Olay / Ramak Kala Yönetimi sayfasındaki akışa bakabilirsiniz.