Сметка на дилъра и видимост на плащанията: колко дължи дилърът?

„Колко дължи този дилър?“ Когато пита мениджърът по продажбите, отговорът идва от счетоводството; когато пита дилърът, отново идва от счетоводството; и докато отговорът дойде, поръчката чака. Сметката на дилъра е сметка, в която отношенията на вземания и задължения на един дилър с вас се следят чрез движенията по фактури, плащания и събиране на вземания; видимостта е правилната и актуална версия на тази сметка да може да бъде видяна от всички заинтересовани.

В тази статия, през YazSis Онлайн софтуер за дилъри, обясняваме какво означава информацията за сметката в дилърската мрежа за кого, какво улеснява работата, когато се вижда в портала, как да се начертае границата между портала и счетоводния запис и кои правила трябва да се изяснят преди изграждането.

Едно и също салдо, три различни въпроса

Към сметката на дилъра гледат три отделни страни и въпросът на всяка е различен. Когато информацията не стои на едно място, и трите се опитват да стигнат до едно и също число по различни пътища.

• Дилърът: „Какво е салдото ми, коя фактура не е платена, видяхте ли плащането ми от миналия месец?“ Всеки от тези въпроси означава един телефон или един имейл.
• Екипът по продажби: „Мога ли да отворя нова поръчка на този дилър, има ли фактура, която чака плащане?“ Ако отговорът закъснее, закъснява и поръчката.
• Финансовият екип: „От кой дилър кога очакваме плащане, кое плащане с коя фактура е съпоставено?“ Ако тази информация е разпиляна, следенето на плащанията става зависимо от отделни хора.

Представете си края на месеца. Един дилър казва: „В моите записи има разлика.“ Финансовият екип извежда извлечението и го праща по имейл; дилърът го сравнява със своето счетоводство и след няколко писма двете страни откриват от коя фактура идва разликата. С растежа на дилърската мрежа расте и броят на такива писма. Отварянето на сметката на екрана на самия дилър цели да премахне още в началото значителна част от тази кореспонденция.

Какво обхваща сметката в портала?

Разделът за сметка и плащания на YazSis Онлайн софтуер за дилъри събира салдото, извлечението, фактурите, плащанията и връзките за плащане в собствения акаунт на дилъра. Всеки дилър вижда само своята информация за сметката; екипът в центъра пък следи търговския поток на всички дилъри от едно място.

1. Салдо: Актуалното състояние на дилъра е първата информация, която вижда при влизане; не се звъни на екипа, за да се научи каква сума се дължи.
2. Извлечение: Опис, в който движенията за определен период се виждат по ред и дилърът може да ги сравни със собствените си записи. Така лесно се намира при кое движение е започнала разликата.
3. Фактура: Издадените фактури и документи са достъпни, без дилърът да ги изисква; не е нужна кореспонденция, за да се изпрати фактурата отново.
4. Плащане и събиране на вземания: Направените плащания и движенията по събиране на вземания се следят заедно със съответната фактура; дилърът не е длъжен да пита отделно дали плащането му е обработено.

Най-дългите разговори с дилъра често са за това кое число е вярното.

Порталът показва информацията, източникът остава в ERP

За да е вярна информацията за сметката, порталът не бива да води отделна книга. Затова данните за продукти, поръчки, сметки и изпращания се изграждат така, че да се синхронизират с ERP; порталът показва записа в ERP в рамките на правата на дилъра и на екипа в центъра. Така онова, което вижда счетоводството, и онова, което вижда дилърът, се основават на един и същ източник; ако се появи разлика в числата, причината се търси не в портала, а в записа и поправката се прави на едно място. С какви методи и с какви системи ще бъдат изградени връзките за плащане и събиране на вземания, се променя според фирмата и се определя заедно в работата по обхвата.

Пет правила, които да се изяснят преди изграждането

1. Колко често ще се обновява салдото? Трябва да е известно от самото начало през какъв интервал данните от ERP се отразяват в портала; дилърът трябва да знае какво да смята за „актуално“.
2. Кои документи ще са отворени за дилъра? Трябва да е ясно кои от фактурите, извлеченията и другите документи ще може да вижда дилърът; случайно станал видим чувствителен документ вреди на търговските отношения.
3. Кой ще вижда салдото? Потребителят вътре в дилъра, който подава поръчки, и потребителят, отговорен за финансите, може да нямат еднакви права; не сте длъжни да отваряте информацията за салдото за всеки потребител.
4. Къде се пазят правилата за падеж и риск? Ако има правило, свързано със салдото, което определя дали дилърът може да подава поръчка, къде ще се управлява това правило, трябва да се определи в работата по обхвата.
5. Как ще се води възражението? Когато дилърът възрази срещу фактура или салдо, трябва да е определено на кого и по кой канал ще го съобщи.

Когато продажбите и финансите гледат едно и също число

Най-конкретният ефект от видимостта на сметката е намаляването на триенето. Дилърът сам вижда салдото си и не звъни на екипа ви; екипът по продажби преди да одобри поръчката, вместо да пита финансите, вижда сметката на собствения си екран; финансовият екип пък отделя времето си не за даване на числа, а за проследяване на вземанията с настъпил падеж. И при дилъра доверието расте, защото той научава състоянието на сметката си не от питане на човек, а като гледа собствения си акаунт.

Ако планирате да показвате салдото и движенията по плащанията на дилърите си в един портал, можете да погледнете раздела за сметка и плащания на страницата Онлайн софтуер за дилъри.