Синхронизация на наличности и поръчки: когато продаденият продукт го няма

Клиентът прави поръчка, плаща и на следващия ден получава имейл „поръчката ви е отказана, защото продуктът не е наличен“. Синхронизацията на наличности и поръчки в електронната търговия означава всеки продаден продукт да се отразява в записа за наличност, а магазинът, ERP и онлайн пазарите да гледат една и съща информация за наличност; когато това се развали, продаденият продукт не излиза от рафта.

В тази статия обясняваме как възниква проблемът, защо се повтаря и на какви въпроси трябва да се отговори при изграждането на синхронизацията. Примерите даваме през връзките с ERP и онлайн пазари в платформата YazSis Интелигентна електронна търговия. Темата не е само въпрос на техническо пренасяне на данни; тя засяга и начина, по който работят заедно екипите по продажби, склад и обслужване на клиенти.

Как възниква една погрешна продажба?

Проблемът най-често не идва от една-единствена грешка, а от наслагването на няколко малки закъснения. На никоя стъпка никой не е направил нещо погрешно; но пролуката между стъпките е достатъчна един и същ продукт да бъде продаден два пъти. Веригата по-долу е най-познатият пример за това:

1. Последните два броя в склада са изпратени с поръчка от онлайн пазар и наличността в ERP пада на нула.
2. Сайтът на магазина, тъй като информацията за наличността се обновява на интервали или на ръка, още показва „наличен“.
3. Клиент слага същия продукт в количката и завършва плащането.
4. Когато складът започне да подготвя поръчката, не намира продукта в записа за рафта.
5. Обслужването на клиенти започва процес по отказ и връщане на сумата и изпраща на клиента съобщение с извинение.
6. Клиентът нито е получил продукта, нито е запазил доверието си; процесът по връщане на сумата е добавил и допълнителна работа на екипа.

Цената на тази верига не се ограничава само до отказаната поръчка. Времето на обслужването на клиенти, тежестта на връщането на плащането, паднала оценка на обслужването на онлайн пазара и клиент, който повече не пазарува, са невидимите пера. Затова точността на наличностите е повече въпрос на продажби и репутация, отколкото на склад.

Защо се разваля синхронизацията?

• Наличността не тече от един източник. Магазинът, ERP и онлайн пазарите водят собствено количество поотделно; не е ясно кое е „истинското“ и всеки се доверява на своето.
• Обновяването закъснява. Ако данните се пренасят на интервали или на ръка, продуктът, продаден между две пренасяния, може да бъде продаден два пъти. Колкото по-кратък е интервалът, толкова рискът намалява, но не изчезва напълно.
• Броят на каналите расте. Когато към магазина се добавят онлайн пазари, дилъри и фирмени продажби, една и съща наличност намалява от повече места и всеки нов канал означава нова точка на закъснение.
• Събитията са определени непълно. Ако събития, които засягат наличността, като отказ, връщане, прехвърляне и частично изпращане, не се отразяват в системата, разликата тихо расте и излиза наяве едва при инвентаризацията.

Дори количеството да не е грешно, то може да породи погрешна продажба, защото е видяно в погрешно време.

Шест въпроса, на които да отговорите при изграждането

Синхронизацията не е отваряне на една връзка и оставянето ѝ. Въпросите по-долу трябва да се запишат преди изграждането и да се одобрят заедно от продажбите, склада и ИТ:

1. Кой е източникът на наличността? ERP, управлението на склада или магазинът? Другите системи трябва да се хранят от този източник и сами да не намаляват наличност.
2. Кои събития засягат наличността? Поръчка, плащане, отказ, връщане, прехвърляне и корекция при инвентаризация трябва да се обмислят заедно; ако едно бъде забравено, разликата се трупа там.
3. Задържа ли наличност поръчка, която чака плащане? Ако я задържа, за колко време? Ако не я задържа, приема се възможността двама души да вземат последния продукт едновременно.
4. Ще се отделя ли дял за каналите? Всеки канал ще продава ли от един и същ общ запас, или ще има граница по канали?
5. Кой склад ще се вижда? При няколко склада клиентът наличността в кой склад и с какъв срок на доставка ще вижда?
6. Кой ще бъде уведомен при грешка? Когато едно пренасяне се провали, трябва да има механизъм за предупреждение, за да забележи екипът това.

На какво се гледа в ежедневната работа?

Синхронизацията не е функция, която се настройва веднъж и се оставя, а процес, който се наблюдава. Няколко проверки, които екипът по операциите може да поглежда всеки ден, позволяват проблемът да се хване, преди клиентът да се оплаче: продукти, които ги няма на склад, но още се виждат в продажба, причините за отказаните поръчки, пренасяния, завършили с грешка, и продукти, които изглеждат различно в склада и в магазина. Когато този списък е кратък, наистина се гледа; когато е дълъг, никой не го гледа.

Подходът в YazSis Интелигентна електронна търговия

YazSis Интелигентна електронна търговия се изгражда така, че магазинът да не остава откъснат от останалата част на компанията. Връзките с ERP и онлайн пазари цели да поддържат синхронни данните за продукти, наличности, цени, поръчки и доставки. Няколко склада, видимост на наличността и срока, както и известията за статуса на куриерската доставка също са в същия поток от данни. Преди пускането в работа данните за продукти, клиенти и поръчки се проверяват и критичните сценарии се тестват; отговорите на въпросите по-горе съставляват обхвата на тези тестове.

Ако искате да съберете данните за наличностите и поръчките между магазина, ERP и онлайн пазарите в един поток, можете да погледнете страницата Интелигентна електронна търговия.