Системна интеграция: как се изгражда поток на данни между разкъсани софтуери

Щом поръчката падне в сайта за електронна търговия, трима души пренаписват една и съща информация на три различни места: единият в счетоводната програма за фактурата, другият в таблицата на склада за намаляване на наличността, третият в куриерската система за адреса. Всяко въвеждане е нова възможност за грешка, всяка таблица означава малко по-различна „истина“. В края на месеца, когато цифрите не излизат, самото откриване кой къде какви данни е обновил става отделна работа.

Системната интеграция е работа, която позволява на независимо работещи софтуери да споделят данни без повторно въвеждане, по определени правила и по проследим начин. Целта не е да се сменят системите, а всяко поле с данни да излиза от един-единствен надежден източник и да стига от само себе си навсякъде, където е нужно. В тази статия обясняваме как се изгражда потокът на данни между разкъсани системи и на какво да се внимава.

Откъде започва разкъсването?

Софтуерите може поотделно да са си на мястото; проблемът е в пролуката между тях. Следните признаци показват, че потокът на данни е разкъсан:

• Едни и същи данни за клиент, продукт или служител се въвеждат на ръка в повече от една система.
• Отчетите се подготвят чрез ръчно обединяване на файлове от различни системи.
• Докато промяната в една система стигне до другата, никой не знае актуалната информация.
• При грешка не става ясно в коя система и на коя стъпка е възникнал проблемът.

Контролиран поток на данни в четири стъпки

Интеграцията не е свързване на две системи с кабел; тя е решение кои данни, в каква посока и по какво правило ще се пренасят. В работата си по Интеграция YazSis следва тези четири стъпки:

1. Определете източника. За всяко поле с данни изберете един-единствен надежден източник. Основният запис за адреса на клиента в CRM ли ще се държи, или в счетоводството? Ако това решение не се вземе, двете системи презаписват данните една на друга.
2. Проектирайте потока. Определят се посоката, честотата и преобразуването на данните: ще се пренасят ли на момента, всеки час или всеки ден? Как ще се съпоставят полетата? Какво ще стане, когато другата система е недостъпна? Сценариите за грешки трябва да се опишат на този етап.
3. Изградете контрол. Прилагат се журнал (лог), права, повторен опит и проверка на данните. Коя услуга до какви данни има достъп, повтаря ли се неуспешен пренос, къде чака грешният запис? Всичко това трябва да е записано.
4. Направете го видим. Състоянието на интеграцията и резултатът за бизнеса се следят: колко записа са пренесени днес, кои са дали грешка, кой ще се заеме? Невидимата интеграция се разваля тихо и когато това се забележи, данните вече са замърсени.

Нека го онагледим с малък пример. Източникът на одобрената поръчка е системата за електронна търговия; от нея идват номерът на поръчката, продуктът и сумата. Потокът е еднопосочен: поръчката първо се пренася в ERP, след това в счетоводството, а правилото за задействане на всеки пренос е записано предварително. В слоя за контрол, ако същият номер на поръчка дойде втори път, не се създава нов запис; ако преносът не успее, поръчката не се губи, а изчаква и до отговорния човек стига предупреждение. За видимост на екрана се показва колко поръчки са пренесени, колко чакат и колко са дали грешка. Четирите стъпки вършат работа дори в малък поток.

Кои системи се свързват една с друга?

Обхватът е различен във всяко предприятие. Основните области на свързване са следните; всяка от тях се разглежда отделно в рамките на проекта според вашата съществуваща система:

• ERP и счетоводство: последователно синхронизиране на оперативните и финансовите данни.
• Заплати и отчитане на присъствието: свързване на данните за персонала и времето с подходящите работни потоци.
• CRM и електронна търговия: централизиране на данните за клиенти, поръчки, продукти и статуси.
• Банка: интегриране на финансовите потоци от данни чрез контролирани услуги.
• Производство и склад: пренасяне на движението на терена към слоя на ERP и отчетите.
• SMS и имейл: управление на известията през централизиран и проследим комуникационен слой.

Четири често срещани грешки

• Свързване на всичко едновременно. Започването с един поток и разширяването, след като видите, че работи, намалява и риска, и натоварването на екипа.
• Оставяне на сценариите за грешки накрая. Интеграцията често работи, когато всичко е наред; истинският изпит започва, когато някоя система не отговаря.
• Неизбиране на правилния източник при двупосочен поток. Ако и двете системи могат да променят едно и също поле, трябва предварително да е ясно коя печели.
• Изграждане без наблюдение. Когато потокът на данни се развали, първият, който го забелязва, често е управител, видял грешна цифра.

Интеграцията не е връзка, която се прави веднъж и се забравя, а производствена линия, която работи всеки ден и чието състояние се следи.

Не е нужно да се сменя всяка система

Първият рефлекс на фирмите с разкъсани данни често е „да сменим софтуера“. А правилният интеграционен слой запазва съществуващите инвестиции и обединява операциите. Първият въпрос трябва да е не кой софтуер да се изхвърли, а кои данни не стигат навреме до коя система. Отговорът на този въпрос най-често сочи един-единствен поток от данни; когато този поток се оправи, екипът печели време и отново започва да се доверява на цифрите. След това преминаването към следващия поток поддържа проекта управляем и измерим.

За да разгледаме заедно разкъсаността на данните между вашите системи, можете да погледнете страницата Интеграция.