Пътна карта за дигитална трансформация: откъде да започнете?

Ръководството на една фирма се оплаква от забавянето на одобренията за покупки и обмисля да купи софтуер за одобрения. Когато се начертае картата на процеса, се вижда следното: заявките не чакат на всяка стъпка, а на едно-единствено бюро. Тъй като няма определен лимит на сумата, всяка заявка отива при генералния директор. Решението не е нов софтуер, а определяне на правило за одобрение според сумата. Софтуерът има смисъл едва след като това правило се изясни — като инструмент, който го прилага.

Пътната карта за дигитална трансформация е приложим план, който анализира текущите процеси, данни и системи на предприятието и определя кое подобрение в какъв ред да се направи. Изходната точка на този план е да се изясни процесът преди технологията и нуждата преди инвестицията.

Пътна карта в шест стъпки

Пътната карта на трансформацията обикновено се състои от следните шест раздела; консултантската работа на YazSis по Дигитална трансформация също ги обхваща. Към всеки раздел добавихме и очаквания конкретен резултат:

1. Откриване на процесите. Правят се видими текущият поток, участниците, използваните данни, решенията и изключенията. Разликата между потока на хартия и реално протичащия поток също излиза наяве на този етап. Резултат: едностраничната карта на сегашния процес.
2. Анализ на тесните места. Определят се точките с чакане, повтаряща се работа, грешки и зависимост от конкретни хора. Резултат: списък, който показва къде се трупат проблемите.
3. Пътна карта на интеграцията. Планира се в какъв ред и как ще се свързват системите. Резултат: план, който показва кои данни откъде докъде текат.
4. Пътна карта на автоматизацията. Подрежда се по приоритет работата, която може да се обвърже с правила. Резултат: подреден списък на стъпките, които ще се автоматизират.
5. Карта на възможностите за ИИ. Избират се приложими области, в които изкуственият интелект наистина може да създаде стойност за бизнеса. Резултат: кратък и обоснован списък с възможности.
6. Архитектура на данните и отчетите. Проектират се надеждният източник на данни, правата и управленският изглед. Целта не е да се увеличи броят на отчетите, а ръководството да гледа една и съща цифра от един и същ източник. Резултат: структура, която определя кой в кой отчет какви данни ще вижда.

Качеството на първите две стъпки определя всичко след тях. При откриването на процесите трябва да се говори не само с ръководителите, а и с хората, които вършат работата всеки ден; защото процесът на хартия и реално протичащият процес най-често не са едно и също. Изключенията, временните заобиколни решения и навиците от рода на „всички така правят“ крият истинската причина за тясното място. Всяко планиране, направено без тези сведения, се опира на предположения.

Кое да се направи първо?

Не всяко тясно място е със същия приоритет. При подреждането се оценяват заедно четири критерия:

• Въздействие върху бизнеса: какво се променя по отношение на време, грешки или клиентско изживяване, когато проблемът се реши?
• Риск: какво става, ако не се промени или се промени неправилно?
• Приложимост: готови ли са необходимите данни, навиците на потребителите и техническата основа?
• Зависимост: предпоставка ли е тази стъпка за друга? Например преди източникът на данни да е изчистен, отчетите или работата с ИИ не дават смислен резултат.

В края на тази оценка обикновено се очертават две групи: стъпки, които дават бърза полза с малко усилие, и големи стъпки, които изискват по-дълга подготовка. Бързите победи изграждат доверието и навика на екипа, преди да се премине към големите стъпки. Например въвеждането на правило за един поток на одобрение среща много по-малко съпротива от промяната на процесната структура на цялата фирма и резултатът се вижда веднага.

Понякога решението не е нов софтуер, а правилният дизайн на процеса.

Къде влизат автоматизацията и изкуственият интелект?

Автоматизацията върши работа при дейности, които могат да се обвържат с правила: задействащото събитие е ясно, правилото за решение може да се запише, изключенията са малко. Изкуственият интелект придобива смисъл там, където само правилото не стига, като четене на документи, търсене на информация или улавяне на закономерности. ИИ не е нужен за всяка стъпка; най-често първо опростяването на процеса и подреждането на данните правят следващата работа с ИИ по-ефективна. Затова картата на възможностите е не първата, а една от следващите стъпки на пътната карта. И за ИИ важи същият въпрос: в коя точка на решение, с какви данни и с какъв човешки контрол ще работи? Ако няма отговор на тези три въпроса, възможността още не е готова.

Често срещани грешки при трансформацията

• Започване от инструмента. Ако изборът на софтуер се прави, преди да е ясно кой проблем ще се решава, новият инструмент пренася стария проблем.
• Трансформиране на всичко едновременно. Промяната на няколко процеса едновременно уморява потребителя и затруднява разбирането кое работи.
• Пренебрегване на данните. Отчет или работа с ИИ, изградени върху данни с ненадежден източник, дават грешно решение.
• Невключване на потребителя в процеса. Поток, проектиран без обратната връзка на човека, който работи на терена, след време пак се връща към таблицата.

Какви резултати трябва да дава пътната карта?

• Визуална карта на сегашния процес и на потока на данните.
• Обоснован и подреден списък на тесните места.
• Ред на прилагане с ясни зависимости и отделени бързи победи.
• Стъпки с ясен обхват за интеграцията и автоматизацията.
• Показатели за измерване, които да следят резултата от всяка стъпка.

Работата от откриването на процесите до архитектурата на данните и отчетите можете да разгледате на страницата Дигитална трансформация; заедно можем да изготвим приложима пътна карта за вашето предприятие.