Откъде идват разликите в наличностите? Инвентаризация, движение и права

Инвентаризацията приключи; продукт, който в системата се водеше дванайсет броя, на рафта излезе девет. Първата реакция най-често е да се търси виновник, а голямата част от разликата идва не от човека, а от реда в записването. Разликата в наличностите е разликата между записаното в системата количество и количеството, реално преброено на рафта, а източникът ѝ е в движение, което преди инвентаризацията изобщо не е записано или е записано погрешно.

В тази статия обясняваме честите източници на разлики в наличностите, как да се организира инвентаризацията и как редът в правата влияе на разликата. В тази рамка разглеждаме и темите прехвърляне, инвентаризация, партида/сериен номер, баркод и местоположение, които YazSis ERP обхваща в областта на склада.

Шест чести източника на разлики

1. Незаписано движение. Стоката е приета, но не е заведена; дадена е мостра, отделена е за скрап, върната е, но не е отворен запис. Разликата между тях тихо се трупа до деня на инвентаризацията.
2. Грешна мерна единица или двоен картон. Един и същ продукт на едно място е въведен в кашони, на друго в броеве; или за един и същ продукт са отворени два отделни картона. Движенията се разпределят между двата картона и и двата изглеждат „грешни“.
3. Стока, изгубена при прехвърляне. Изписването от единия склад е записано, а заприходяването в другия още не е направено. На хартия стоката е на път; но тъй като никой не следи тази информация, тя може да остане на път с месеци.
4. Объркване на партиди или серии. Дори общото количество да е вярно, различни партиди са се смесили. При инвентаризацията общата сума излиза, но по партиди разликата се показва.
5. Изписване без причина. Материал, взет без отворен запис, или продукт, който го няма в документа за изпращане, е най-трудно проследимият вид разлика. Най-често идва от прекалено широки граници на правата.
6. Самата инвентаризация. Ако по време на броенето движението продължава, един продукт може да е едновременно преброен и изпратен. Продуктът на погрешно местоположение също се отчита като „липсващ“.

Ако се вгледате в списъка, ще видите, че повечето източници са свързани с реда в записването и правата, а само един — с метода на инвентаризацията. Тоест колкото и прецизно да броите, докато редът в движенията не се установи, разликата ще се появява отново.

Как да организирате инвентаризацията правилно

Инвентаризацията трябва да е средство не за намиране на разликата, а за разбиране на причината ѝ. Да броите целия склад в един и същ ден веднъж годишно и да коригирате получената разлика наведнъж не решава проблема, а само го отлага. Това изисква инвентаризацията да се прави редовно и всяка намерена разлика да се затваря с причина.

• По време на броенето спрете движението на заприходяване и изписване в съответната зона или маркирайте отделно движенията, направени след инвентаризацията.
• Броете продуктите по местоположение; броене по рафт, зона или склад стеснява мястото, където се появява разликата.
• При продукти с проследяване на партида и сериен номер проверявайте не само общата сума, а и количеството по партида.
• Ако използвате баркод или RFID, сканирането заменя ръчно написания лист за броене; сканирането намалява грешките при писане.
• Когато коригирате разликата, записвайте причината ѝ: грешка при броене, изписване без запис, стока, чакаща при прехвърляне.

Редът на действие, когато се появи разлика

Когато бъде намерена разлика, най-лесният, но и най-вреден път е веднага да въведете корекция; защото причината се губи и същата разлика излиза отново при следващата инвентаризация. Вместо това следването на следния ред стеснява източника на разликата:

1. Прегледайте всички движения на заприходяване и изписване на продукта от последната инвентаризация насам; има ли липсващ или двоен запис?
2. Проверете оставилите отворени прехвърляния, чакащите изпращания и незавършените записи за приемане.
3. Потърсете дали същият продукт не е записан под друг картон, друга мерна единица или друго местоположение.
4. Ако остане разлика, която все още не може да се обясни, коригирайте я, като я свържете с одобрение от упълномощено лице заедно с причината.

Права: кой какво може да променя?

Разликата в наличностите най-често е въпрос за правата. Ако корекция на наличност може да прави всеки, разликата се превръща в число, което може да се поправи, и причината ѝ се губи. Затова операции като корекция на наличност, одобрение на прехвърляне и затваряне на инвентаризация трябва да са вързани към различни роли: складовикът въвежда движението, отговорникът одобрява разликата, ръководството вижда отчета. YazSis ERP приспособява тази структура на одобрение към бизнес правилата на фирмата; кой какво ще одобрява, се определя в анализа на процесите.

Първо питайте за движението, после за човека. Повечето разлики в наличностите са следа от работа, която не е записана.

Целта не е да нулирате разликата, а да я направите видима

Никой софтуер не може да накара стоката на рафта сама да съвпада със системата. Задачата на софтуера е да направи проследимо къде и защо се появява разликата. Когато в отчетите се виждат запис на прехвърляне, останал отворен, корекция на наличност без правила или разлика, появила се по партиди, поправката също се превръща в системна работа, независима от човека. Екипът по продажби по-рано научава, че обещава продукт, който го няма в наличност, а финансовият екип — че стойността на наличностите е завишена или занижена.

Ако мислите да съберете процесите си по склада в един поток от данни, можете да погледнете областта за склад и наличности на страницата YazSis ERP.