Как се прави преход към ERP? Пренос на данни, паралелна работа и пускане в експлоатация

Петък вечер. Кой ще отвори в понеделник сутринта програмата, в която ще се въвеждат новите поръчки? В коя система ще се отразява броенето на склада? Има ли отворените поръчки от старата програма в новата система? Тези въпроси обикновено се задават непосредствено преди прехода, на последната среща, и никой няма отговор. Трудността на прехода към ERP не е в инсталирането на софтуера, а в това отговорът на тези въпроси да е даден предварително; денят на пускането е най-скъпото време за търсене на отговори. Преходът към ERP е процесът, при който един бизнес прехвърля процесите на продажби, покупки, склад, производство и финанси от старите инструменти (Excel, стара програма, хартия) към нова ERP система, като пренася заедно с това данните и работните навици.

Ако следвате етапите по-долу последователно, преходът не се свива в един рисков уикенд. Нека кажем предварително, че сроковете се менят според проекта; тази статия не обещава календар, а обяснява как да разберете какво е приключило във всеки етап.

Етапи на прехода към ERP и критерий за завършване на всеки етап

Как да пренесем данните за склада и контрагентите от старата програма в новия ERP?

Преди пренос на данни решете и какво ще оставите в старата програма. Ако пасивните складови карти, натрупани с години, контрагентите, с които повече няма да се работи, и приключените поръчки се пренесат в новата система, списъците се претрупват, търсенето се забавя и потребителите избират грешната карта. Миналите записи могат да останат в старата система само за четене; в новата система влизат само данните, които ще са полезни след днес.

Първо решете какво ще се пренася, после как. Рискът на всеки вид данни е различен; таблицата по-долу обобщава най-често пренасяните данни и метода за проверка на всеки от тях.

Правилото е просто: навсякъде, където пренасяте числа, поставете един до друг общите суми преди и след пренасянето. Ако количеството, салдото или броят на записите не съвпада, не считайте прехвърлянето за приключено.

Прехвърляне на данни от Excel в ERP: автоматизация или на ръка?

За еднократно прехвърляне от Excel често е достатъчен добре подготвен шаблон: заглавията на колоните са фиксирани, всеки ред има уникален код, мерните единици и категориите са написани по един начин. Ако обемът е малък, прехвърлянето може да стане от екрана за импорт; ако обемът е голям, кодовете са непоследователни или данните се обединяват от няколко файла, може да се наложи да се напише скрипт за прехвърляне. Методът за това се определя според проекта; не даваме готов инструмент за прехвърляне или обещание за срок. Редовното вливане на файл в ERP (например ежедневен Excel файл, който се зарежда всяка сутрин) е отделна тема от еднократния пренос и е въпрос на интеграция.

Как се управляват паралелната работа и пускането в експлоатация?

Паралелната работа означава, че през определен период едни и същи операции се извършват и в новата система, а резултатите се сравняват със стария метод. Изисква допълнителен труд; в замяна дава увереност при критични сметки като месечното приключване, наличностите и салдата на контрагентите. Не е задължителна във всеки бизнес, но трябва да се обмисли при процеси с висока цена на грешката. В деня на пускането в експлоатация се следва следният ред:

1. Взема се последният срез на данните и от този момент в старата система не се въвеждат нови записи.
2. Началните салда, складът и отворените поръчки се зареждат в новата система.
3. Контролните суми се сравняват със стария запис; ако има разлика, не се преминава в реална работа.
4. Старата система се прави само за четене; остава в архива за справки назад във времето.
5. През първия ден до всяка роля има човек за подкрепа.
6. Условията за връщане назад са записани от самото начало: при какъв случай, кой решава, как се връща.

Как да подготвите потребителите за прехода?

Дори техническата част на прехода да е свършена правилно, ако потребителите се върнат към стария навик, системата остава празна. За подготовката планирайте следните четири неща:

• Изпробване по роли: Складовият работник, закупчикът и търговският представител да свършат собствената си реална работа в тестовата среда от начало до край.
• Затваряне на навика: След пускането в реална работа обявете ясно, че старите Excel файлове няма да се актуализират и че мястото за записи е новата система.
• Опорна точка за първия период: Определете един човек или един канал, където се събират въпросите; така един и същ проблем не идва от десет души.
• Цикъл за обратна връзка: Изброявайте липсите и исканията за адаптация, които се появяват в първия период, и ги подредете по приоритет.

Пускането в реална работа не е край, а първа измервателна точка. В края на първия период още веднъж да се провери, че броенето на склада, отворените поръчки и салдата на контрагентите съвпадат със системата, е най-евтиният начин да се хванат останалите грешки, докато са малки.

Управление на прехода с Excel: къде върши работа и къде не стига?

Да държите плана за прехода, таблицата за съпоставяне на полетата и списъка с разликите в Excel е напълно полезно; всички познават инструмента и не е нужна допълнителна инсталация. Местата, където затруднява, са ясни:

• Версиите на таблицата за съпоставяне се умножават и става неясно коя е актуалната.
• Собствениците на данни почистват файловете си поотделно и обединяването се превръща в отделна работа.
• С нарастването на списъка с разлики не може да се проследи кой какво е закрил.
• Ако пробното прехвърляне при всяко повторение се прави на ръка, човешката грешка се смесва със самото прехвърляне.

Как YazSis ERP и страната на интеграцията подхождат към прехода?

Един от принципите на страницата YazSis ERP е запазването на съществуващата система: липсващите процеси се допълват, без да се къса работещият ERP, а данните се обединяват чрез API и интеграции с бази данни. Тоест не всеки преход трябва да е във вид „изцяло затворете старото, отворете новото“; за някои бизнеси поетапният напредък е по-малко рисков. Обхватът във всеки проект се определя с анализ на нуждите.

Страницата Интеграция описва обединяването на ERP със системите за счетоводство, заплати и PDKS, CRM и електронна търговия, банка, производство и склад, както и SMS и имейл в контролиран поток от данни. Четири принципа подхождат и на плана за прехода: за всяко поле за данни да се определи един-единствен надежден източник, да се проектират посоката, честотата и сценариите за грешки на потока, да се изградят логове, права, повторен опит и проверка на данните, да се направи видимо здравето на интеграцията. Ако през прехода и двете системи водят записи за едно и също поле, възниква въпросът „коя е вярната“; затова принципът на единствения източник е първата точка и на плана за прехода.

Ако искате да обсъдим заедно обхвата на прехода към ERP и нуждата ви от пренос на данни, можете да поискате среща от страниците ERP и Интеграция.