Да не пропускате дати за прегледи, разрешителни и договори: периодични напомняния

Ако датата за подновяване на разрешително е записана в третия раздел на таблицата на един служител, в деня, в който той излезе в отпуск, и датата излиза в отпуск. Програмата за проследяване на периодичен контрол е софтуер, който следи по правила за повторение датите на прегледи, разрешителни, договори, поддръжка и контрол и дава поетапно предварително предупреждение, когато датата наближи.

В тази статия обясняваме защо критичните дати се пропускат и как да се предотврати това, като разглеждаме „Модул за напомняния“ в YazSis KurumsalPortal.

Защо критичните дати се пропускат?

• Датата стои във файла или календара на един човек; когато човекът се смени, излезе в отпуск или смени мястото си на работа, информацията се губи заедно с него.
• Периодът на подновяване се изчислява наново всеки път, правилото за повторение не е записано; затова датата на предишния период може да се запомни погрешно.
• Няма предупреждение; датата се забелязва едва в последния ден, когато клиент или институция попита, и работата се върши в бързане.
• Не е записано дали контролът е извършен и кога; когато се наложи да погледнете назад, на разположение има само спомени.

Нито едно от тези неща не е проблем на небрежността, а на системата. Докато помненето на датата е оставено на хората, всяка пропусната дата е предвестник на следващата. Напомнянето взема проследяването от добрата воля на човека и го вгражда в правилото: датата, правилото за повторение и предупреждението се определят веднъж, а нататък всичко върви през записа.

Как работи „Модул за напомняния“ в пет стъпки?

1. Създайте запис. Отваря се запис за преглед, разрешително, договор, поддръжка или периодичен контрол. Ако ясно напишете в записа какво се следи и кой отговаря, при пристигането на предупреждението никой няма да пита „Какво беше това?“.
2. Определете датата. Критичната дата се въвежда в записа.
3. Изберете правило за повторение. Ако контролът се повтаря през определени интервали, правилото се определя веднъж, а следващите периоди се следят според него.
4. Оставете автоматичното известие. Когато датата наближи, системата изпраща поетапно предварително предупреждение.
5. Запишете приключването. Когато контролът е извършен, информацията за приключването се записва, а историята на контрола се следи от едно място.

Да дадем един измислен пример: в един обект периодичният контрол на трудово оборудване се прави през определени интервали. Администрацията отваря записа, въвежда датата на контрола и избира правило за повторение. 30 дни преди датата първото предупреждение пристига в портала, по имейл и по SMS; тогава се планира срещата с фирмата, която ще извърши контрола. 7 дни преди датата се проверява дали срещата е уговорена, а 1 ден преди — идва последното предупреждение. Когато контролът е извършен, приключването се записва и следващият период се следи по същото правило.

Логиката 30, 7 и 1 ден

Модулът дава поетапно предварително предупреждение 30, 7 и 1 ден преди критичната дата. Така подновяването на прегледа, разрешителното или договора може да се планира, без да се стига до последния ден. На практика тези три предупреждения можете да четете така:

• 30 дни преди датата: време за планиране. Проверява се на кого принадлежи работата и дали процесът по уговаряне на среща или по оферта е започнал.
• 7 дни преди датата: работата трябва да има място в календара. Ако още не е направена никаква стъпка, сега е моментът.
• 1 ден преди датата: последна проверка. Ако има неприключена работа, това вече не е предупреждение, а спешна задача.

Откъде и как се изпращат предупрежденията?

Предупрежденията могат да се получават като известие в портала, имейл и SMS. Имейлите се изпращат през собствения SMTP акаунт на организацията, а SMS — през собствения ѝ NetGSM акаунт.

Какви записи трябва да се въведат?

В модула се следят датите на прегледи, разрешителни, договори, поддръжка и периодичен контрол. Датите на контрол на трудово оборудване, срокът на разрешителните и документите или подновяването на договори се събират в един списък. Екипите работят върху едни и същи записи; така не е нужно да се поддържа отделна таблица за всяка категория, а въпросът у кого е дадена дата не е спорен.

Всеки екип следи своите дати на едно място

• Администрация: управлява общия календар на организацията — разрешителни, срокове на документи и подновяване на договори.
• ЧР: следи срочните документи на служителите и датите за подновяване.
• Екипи по качеството и поддръжката: следят датите на периодичен контрол, прегледи и поддръжка с правила за повторение и отбелязват в историята всеки приключил контрол.

За начало изберете петте-шестте записа, чието пропускане създава най-много проблеми, и започнете с тях. За всеки запис определете отговорен екип; още от самото начало трябва да е ясно кой ще действа, когато пристигне предупреждението, иначе и предупреждението се превръща в съобщение, което всеки очаква да се заеме някой друг. Списъкът се разширява от само себе си, докато се използва. Очакваният резултат е непропуснати критични дати, по-малко ръчно проследяване и ред, който не зависи от паметта на хората. Да не пропускате дати не е еднократно усилие, а навик, който се повтаря всеки период; модулът свързва този навик не с хората, а със записа.

Подробности за модула ще намерите на страницата Модул за напомняния, а за останалата част от платформата — на страницата KurumsalPortal.