Проследяване на поръчки на дилъри: как да намалите въпроса „Къде е поръчката ми?“

Проследяването на поръчки на дилъри е ред на отчитане, при който дилърът вижда дали поръчката му е в етап на одобрение, подготовка, експедиция или доставка, без да пита централата. Въпросът „Къде е поръчката ми?“ не намалява с по-бърз отговор, а като поставите отговора пред самия дилър. За това са нужни три неща: имена на статуси, които всички разбират еднакво, конкретен отговорник за обновяването на всеки статус и един екран, на който дилърът вижда своите поръчки.

Защо въпросът „Къде е поръчката ми?“ не свършва?

Представете си измислен пример: дилър на дистрибутор на строителни материали сутрин се обажда на търговския представител. Представителят пише на склада, складът пита отговорника за експедицията, а отговорът стига до дилъра следобед. В същия ден подобни въпроси задават и други дилъри. Този трафик запълва деня на търговския екип, но проблемът не е в самия въпрос, а в това, че информацията няма едно място. Обикновено въпросът се повтаря по следните причини:

• Информацията е разпокъсана: одобрението остава при продажбите, подготовката в склада, експедицията в логистиката. Никой не вижда цялата картина.
• Имената на статусите са неясни: „Подготвя се“ за едни означава одобрена, за други натоварена на камиона.
• Частичната експедиция не се вижда: част от поръчката е тръгнала, останалото чака и дилърът разбира това едва при доставката.
• Промените не стигат до дилъра: когато срокът се измести, дилърът не знае и обещанието към собствения му клиент е застрашено.

Как се определят статусите на поръчката?

Основата е кратък списък със статуси. За всеки статус отговорете писмено на два въпроса: кое събитие премества поръчката в този статус и кой прави прехода? За много дистрибутори следният списък е добро начало:

1. Получена: поръчката е в системата, но още не е проверена.
2. Одобрена: цената, отстъпката и състоянието на сметката са проверени. Прехода прави търговският или финансовият отдел.
3. Подготвя се: складът е започнал комплектоването. Прехода прави отговорникът на склада.
4. Частично експедирана: част е тръгнала, а оставащото количество чака видимо.
5. Експедирана: всичко е предадено на камиона или куриера. Прехода прави отговорникът за експедицията.
6. Доставена: дилърът е получил стоката, поръчката е затворена.
7. Задържана: спряна е заради наличност, плащане или одобрение; не се преминава в този статус, без да се запише причината.

Името на статуса е ясно, ако отговаря с едно изречение на въпроса: „кой и при какво събитие премества поръчката в този статус?“

Какво трябва да се вижда на екрана на дилъра?

Дилърът не търси общ статус, а датата на собствения си продукт. Затова, независимо дали използвате обикновен списък или онлайн софтуер за дилъри, екранът трябва да дава информация на ниво ред от поръчката:

• Поръчано, експедирано и оставащо количество за всеки продукт
• Текущ статус и час на последното обновяване
• Срок на доставка; ако е променен, старата и новата дата
• Данни за експедицията: превозвач, код за проследяване и при наличие стокова разписка или фактура
• Причина за чакащия продукт и при възможност алтернативен продукт

Как се изгражда редът стъпка по стъпка?

1. Съберете въпросите. Нека търговският екип записва за кратък период въпросите на дилърите за статуса. Така става ясно каква информация се търси.
2. Напишете списъка със статуси заедно. Ако продажбите, складът и логистиката не се споразумеят на една маса, списъкът остава на хартия.
3. Определете отговорник за всеки преход. Посочете и кой го замества при смяна или отпуск.
4. Изяснете източника на данни. Ако данните за наличност и експедиция се държат в ERP, екранът трябва да се захранва оттам; втора таблица с ръчно въвеждане бързо остарява. На този етап е полезно да обсъдите обхвата на системната интеграция още от началото.
5. Изпробвайте с малка група дилъри. Попитайте няколко дилъри какво не са успели да видят и след това отворете системата за цялата мрежа.
6. Поставете отклоненията на първо място. При изместен срок или частична експедиция вие първи уведомете дилъра; а съобщение за всяка малка стъпка обезценява известията.

Чести грешки

• Показване на стара информация: необновяваният екран бързо губи доверие и дилърът отново посяга към телефона. Дръжте часа на последното обновяване видим.
• Твърде много статуси: вътрешните стъпки, които не интересуват дилъра, претрупват екрана. Оставете ги вътре във фирмата.
• Показване само на добри новини: скриването на забавяне само отлага проблема до деня на доставката.
• Затваряне на телефонния канал: за специални случаи трябва да може да се стигне до човек. Целта е да се намалят рутинните въпроси, а не да се прекъсне връзката с дилъра.

С нарастването на броя дилъри поддържането на този ред с таблици става по-трудно. Онлайн софтуерът за дилъри на YazSis събира индивидуалните цени, наличностите, поръчките, експедициите и данните за сметките на дилърите в един B2B портал, свързан с вашия ERP; правилата за цени, права и региони се определят според вашия дилърски модел.