Програма за проследяване на посетители: от хартиената тетрадка до списъка „кой е вътре“

Когато прозвучи сигналът за евакуация, най-трудният въпрос е: кой е в сградата в момента? За служителите отговорът е ясен, но посетителите стоят в хартиената тетрадка на рецепцията, при това с редове без записан час на излизане. Програмата за проследяване на посетители е софтуер, който записва данните на посетителя, който идва в обекта, посетеното лице, съгласието по KVKK (турския закон за защита на личните данни), часа на влизане и излизане и дали в момента е вътре.

В тази статия обясняваме какво хартиената тетрадка не може да направи, как цифровият процес го покрива и на какво да се обърне внимание при преминаването, като разглеждаме модула „Управление на посетители“ в YazSis KurumsalPortal.

Какво не може хартиената тетрадка

• Не казва кой е вътре в момента; редовете без записано излизане трябва да се преглеждат един по един — и именно тук в извънредна ситуация се губи най-много време.
• Посетеният човек научава за пристигането на госта си едва по телефона.
• Страницата с личните данни минава пред очите на всеки, който идва; не се записва дали е получено съгласие по KVKK.
• Когато е нужен отчет — например брой посещения или време вътре — страниците се преглеждат на ръка, което отнема време и е податливо на грешки.

Цифров процес: пет стъпки от входа до излизането

1. Регистрирайте посетителя. Рецепцията записва цифрово посетителя и лицето, което ще посети.
2. Вземете съгласието. Съгласието по KVKK е стъпка от процеса на регистрация; то се пази заедно със записа на посещението и може да се проверява по-късно.
3. Уведомете домакина. Посетеният служител, т.е. домакинът, получава автоматично известие и навреме научава за пристигането на госта си.
4. Започнете влизането. Посетителят вече е вътре и се вижда в моментния списък.
5. Приключете излизането. Когато излизането бъде записано, посетителят изчезва от списъка, а времето, прекарано вътре, влиза в записа.

Редът на стъпките е важен: съгласието се взема преди известяването на домакина и преди влизането. Така стъпката със съгласието не се забравя в процеса; всяко посещение стои в един и същ запис със своето съгласие. А за човека на рецепцията няма неяснота какво да прави, защото процесът го води към следващата стъпка.

Списък „кой е вътре“ при извънредна ситуация

Модулът показва в моментен списък на присъстващите посетителите, които са влезли и излизането им още не е завършено. При евакуация или извънредна ситуация рецепцията и охраната виждат от този списък на един екран кой е в обекта и кого посещава. Например екипът, който брои хората на мястото за събиране след евакуация, може да сравни посетителите с този списък и да провери дали някой липсва. В тетрадката тази работа изисква ръчно преглеждане на страниците и броене, което често е по предположение. Бързото посрещане и видимостта при извънредни ситуации са най-конкретните ползи от този процес.

Съгласие по KVKK и съхранение на записите

Записите за посетители и записите за съгласие по KVKK се пазят в портала, който работи на собствения сървър на клиента. Кой може да вижда записите, се определя с права по роли. Тези контроли помагат да изградите процес, ориентиран към KVKK; но съдържанието на информационния текст трябва да се подготви според собствената оценка на организацията по KVKK. Софтуерът не заменя текста, а вгражда стъпката със съгласие в процеса на регистрация. Тъй като съгласието се съхранява заедно с посещението, на по-късния въпрос „Взето ли е съгласие от този посетител?“ се отговаря с четене от записа, без да се ровите в тетрадка.

Три въпроса при внедряването

• Кой ще прави регистрацията? Ако смените на рецепцията се редуват, уверете се, че във всяка смяна човекът, който прави регистрацията, познава системата. Опашката от чакащи посетители по време на регистрацията е мястото, където цифровият процес се износва най-бързо; затова е важно регистрацията да е бърза.
• Кой ще напомня за излизането? Ако посетителят не минава през рецепцията, когато си тръгва, списъкът не отразява действителността. Да кажете предварително на посетителя и на домакина за записването на излизането, пази списъка надежден.
• Кой ще подготви информационния текст? Съдържанието на текста, който ще се ползва за съгласието по KVKK, се подготвя според собствената оценка на организацията. Ако изясните текста предварително, регистрационният процес няма да се запъне в деня на внедряването.

Отчети и роли

Записите за посещения се отчитат заедно с времето, прекарано вътре, и могат да се получат като XLSX. Когато по-късно трябва да погледнете историята на посещенията, имате подреден запис с дата, посетено лице и време вътре; не се налага да прелиствате страниците на тетрадка. Модулът се ползва от три роли:

• Рецепция: регистрира посетителя, взема съгласието, започва влизането и приключва излизането.
• Охрана: следи списъка на присъстващите, вижда при извънредна ситуация кои хора са в обекта и забелязва посетители, чието излизане не е записано.
• Администрация: преглежда записите и отчетите за посещенията.

Малък съвет за внедряването

През първата седмица на прехода, вместо да оставяте хартиената тетрадка на рецепцията като резервна, обявете цифровия запис за единствен източник. В рецепция с две тетрадки въпросът коя е актуалната се връща и списъкът „кой е вътре“ губи надеждността си. Да обявите датата на прехода предварително и да информирате заедно рецепцията и охраната също намалява объркването, което може да настъпи през първия ден на процеса.

Как работи записът и каква е връзката му с другите модули, можете да разгледате на страниците Управление на посетители и KurumsalPortal.