Избор на ERP: какво да изясните в бизнеса си преди разговора с доставчик

Разговаряли сте с трима доставчици. И трите демонстрации минаха с чисти екрани, бързи отчети и много модули. Трябва да вземете решение, а в ръцете си имате само впечатлението „всички изглеждаха добре“. Ръководителите са доволни, продавачите са ентусиазирани; но вашата поръчка, вашите складови кодове и вашата верига за одобрение не се видяха в нито една демонстрация. Защото демонстрацията показва процеса на продавача, а не вашия. ERP (планиране на корпоративните ресурси) системата е софтуер, който събира процеси като продажби, покупки, склад, производство и финанси в един поток от данни; правилният избор зависи не толкова от красотата на екраните, колкото от това, доколко системата пасва на начина, по който работи вашият бизнес.

Тази статия е контролен списък с неща, които трябва да изясните в бизнеса си, преди да разговаряте с доставчик. Не съдържа сравнение на продукти, цени или конкуренти.

ERP или счетоводна програма: каква е разликата?

Счетоводната програма води финансовите записи: фактура, получено плащане, плащане, сметкоплан. ERP обхваща и операцията, която ражда този запис: оферта, поръчка, заявка за покупка, движение на склада, производствена поръчка. Разликата се вижда в потока. В счетоводната програма фактурата се въвежда, след като работата е свършена; в ERP поръчката, изпращането, намаляването на наличността и финансовият запис са части от един и същ поток. На практика много фирми, дори да използват ERP, продължават да работят със счетоводител и счетоводен софтуер; затова потокът от данни между ERP и счетоводния софтуер е един от първите въпроси, които трябва да се зададат.

Какво е ERP система за малък и среден бизнес?

ERP за малък и среден бизнес означава ERP, който върши същата работа с по-малък екип и по-малко формалности; но решаващ е не размерът на бизнеса, а броят на процесите. Производствена фирма с петнадесет души може да управлява повече процеси от търговска фирма с двадесет. Вместо въпроса „подходящо ли е за малък бизнес“, задайте въпроса „кои процеси, които днес водя с Excel и WhatsApp, се късат“; нуждата от ERP се определя от този отговор.

Критерии, които да изясните преди разговора с доставчика

От осемте реда в таблицата най-малко обсъжданият, но създаващ най-много проблеми критерий е възприемането от потребителите. Човекът, който купува системата, и човекът, който ще я ползва всеки ден, често не са един и същ. Ако складовият работник, търговският представител и ръководителят на производството не участват в процеса на избор, системата се инсталира на хартия, а на терен се връщат към Excel. Непременно вземете на демонстрацията поне един от крайните потребители и го попитайте „можеш ли да си свършиш работата на този екран“.

Готов пакет или ERP, пригоден към вашия модел на работа?

Плюсовете на готовия пакет са познати екрани, по-бърз старт и обща структура, която ползват сходни бизнеси. Минусът е, че когато процесът ви не пасва на пакета, или процесът трябва да се промени, или извън пакета остават файлове в Excel. Пригоденият ERP се изгражда според вашите процеси, структура на одобренията и интеграции; в замяна изисква време за анализ на нуждите и човек, който да взема решения, а с разрастването на обхвата става проект, който трябва да се управлява. Нито едното не е вярно при всякакви условия; погледнете каква част от процесите ви е стандартна.

Подходът на YazSis към ERP е близък до втората група. На страницата целта е процесите на продажби, покупки, склад, производство, финанси и управление да се съберат в един и същ поток от данни според реалния модел на работа на бизнеса. Принципите са обобщени в четири точки: запазване на съществуващата система (допълване на липсващите процеси, без да се къса работещият ERP), разширяване със специален модул, обединяване на данните чрез API и интеграции с бази данни, измерване и подобряване чрез управленски отчети. За работен процес, който стандартният продукт не покрива, влиза в действие частта специален софтуер. Нека отбележим и че ако процесите ви са до голяма степен стандартни, готов пакет може да изисква по-малко работа.

До кога стига да се работи с Excel и счетоводна програма?

При малък брой продукти, един склад и няколко служители Excel със счетоводен софтуер са напълно достатъчни; в този случай ERP внася излишна сложност. Погледнете, когато започнат да се трупат признаците, които трябва да ви накарат да обмислите ERP:

• Една и съща информация за клиент или продукт се въвежда в три различни файла и не съвпада.
• Броенето на склада и записаната наличност непрекъснато се разминават.
• Информацията от продажбите към производството или покупките върви устно; на въпроса „къде е онази поръчка“ се отговаря по телефона.
• Изчисленията на себестойност и цени са във файл на компютъра на един човек.
• Управленският отчет отнема дни на един човек и когато излезе, вече е остарял.
• Одобренията остават в имейл или WhatsApp и по-късно не може да се намери кой какво е одобрил.

От къде да започна избора на ERP за производствена фирма с 50 души?

Хипотетичен пример: производител с петдесет служители, който купува полуготови изделия и ги сглобява. Поръчките идват по телефон и имейл, складът е в Excel, производствените поръчки са на хартия, а счетоводството е при счетоводител. Стъпките, които трябва да се предприемат преди доставчика, са следните:

1. Начертайте веригата на доставка на една страница: оферта, поръчка, покупка, производство, изпращане и получаване на плащане.
2. Отбележете на всяка стъпка инструмента и точката на чакане: кой кой файл ползва, къде работата чака?
3. Изберете две-три стъпки, които губят най-много време и допускат най-много грешки: обхватът на първия етап да са те, а не всички наведнъж.
4. Определете собствениците на данни: кодовете на склада, списъкът с клиенти и спецификациите на продуктите при кого са, кой ще ги почисти?
5. Напишете собствен сценарий за демонстрацията: покажете потока на една реална поръчка, с реална спецификация на продукта и с реален недостиг в склада.
6. Оценете критериите с точки: приложете таблицата по-горе към доставчиците с едни и същи въпроси и отделно преценете дали след пускането в реална работа потребителите наистина ще ползват системата.

В този пример разумен първи етап може да бъде свързването на склада и покупките с производствената поръчка в един поток: преброеният в склада материал захранва заявката за покупка и производствената поръчка. Продажбите, финансите и управленските отчети се добавят към същата инфраструктура от данни във втория етап. Коя последователност е вярна за вас, определя вашата карта на процесите; последователността на друг бизнес може да не е вярна за вас.

Най-често допусканата грешка е обхватът да се държи широк от самото начало. Проектите, които се опитват да пренесат всичко наведнъж, се сблъскват с навика на потребителите. Да се установи първо най-болезненият процес и останалите да се добавят към същата инфраструктура по-късно намалява и риска, и натоварването с обучение.

Преди да решите, поискайте писмено от доставчика

Казаното на демонстрацията е устно; в проекта важи писменият обхват. Преди срещата за вземане на решение поискайте писмен отговор по следните шест теми:

• Кои процеси с коя група потребители ще се пуснат в реална работа в първия етап.
• Какъв е обхватът на преноса на данни и кой носи отговорността за почистването.
• Списъкът със системите, които ще се интегрират, посоката на данните и кой ще бъде уведомяван при грешка.
• План за обучение и въвеждане; каква поддръжка ще получава всяка роля.
• Как ще се изгради матрицата на правата и как ще се водят записите за промени.
• Как ще се обработва и одобрява нова нужда, възникнала по време на проекта.

Този списък не е за да изпитате доставчика, а за да сте сигурни, че двете страни говорят за един и същ проект. Ако отговорите са неясни, това също е важна информация: неясният обхват по-късно се превръща в най-често спорената тема.

Ако искате да обсъдите нуждата си от ERP заедно със собствените си процеси, можете да поискате среща от страницата ERP.