От оферта до събиране на плащането: стъпките, които се губят в продажбения процес

Когато статусът на една оферта стане „приета“, усеща се, че продажбата е приключила. Но докато парите не влязат в сметката, плащането не се следи и датата за подновяване не е записана някъде, процесът не се счита за завършен. Екипите по продажби често са прецизни до сключването; загубите започват в тихите стъпки след него. Дължината на веригата увеличава тази загуба: възможността води един човек, офертата друг, събирането на плащането трети, а преходът между тях най-често зависи от съобщение или таблица.

Процесът от оферта до събиране на плащането е цялата верига, в която се отваря възможност, офертата се изготвя и одобрява, след приемането ѝ от клиента плащането се проследява и след това се следи до датата на подновяване. В тази статия показваме петте звена на веригата и къде се късат те, на примера на YazSis CRM AI.

Петте звена на веригата и къде се късат

1. Възможност. Когато фирмата прояви интерес, се отваря възможност. В YazSis CRM AI фунията има шест етапа: Нова, Контакт, Демо, Оферта, Спечелена и Загубена. Точката на скъсване е възможността, която остарява, без етапът ѝ да бъде обновен; възможността с изтекла очаквана дата на приключване се отбелязва в червено на таблото и по-трудно убягва от погледа.
2. Оферта. Позициите, отстъпката, ДДС и общата сума са на една страница, готова за печат, със срок на валидност и данни за изготвилия я. Точката на скъсване е объркването коя версия е валидна, когато таблици обикалят по имейл.
3. Одобрение. Офертата минава през етапите чернова, чака одобрение, изпратена, приета и отхвърлена; преди изпращане е нужно одобрение от ръководител. Точката на скъсване са отстъпките, дадени без одобрение, които после никой не помни.
4. Събиране на плащането. Когато одобрената оферта бъде приета или възможността бъде спечелена, може да се отвори запис за вземане. Точката на скъсване е, че екипът, който знае, че продажбата е сключена, забравя да уведоми счетоводството.
5. Подновяване. Вземанията за подновяване на лиценз се отварят автоматично и преди изтичането на срока идва предупреждение. Точката на скъсване е датата за подновяване, която никой не помни след първата продажба.

Приета е, но никой не е уведомен

Представете си следното: един търговец по телефона научава, че офертата, която е подготвил за фирма в индустриалната зона, е приета. Доволен е и преминава към следващата фирма. Тъй като счетоводството не е уведомено, запис за вземане не се отваря; екипът по внедряване пък научава по друг канал, че офертата е одобрена, и се губят няколко дни. Месеци по-късно клиентът казва: „за подновяването никой не се свърза с мен“. В тази верига никой не е злонамерен или небрежен; просто всяка стъпка е оставена в паметта на различен човек. Статусът на офертата, вземането и датата за подновяване да стоят в една и съща фирмена карта е най-краткият начин тези тихи загуби да станат видими.

Какво трябва да се вижда на страницата на офертата?

Човекът, който изпраща офертата на клиента, трябва да е сигурен, че тази страница сама по себе си е достатъчна. Клиентът трябва да може да я разпечата и подреди в папка, а вашият екип месеци по-късно, като погледне същата страница, да види какво е било обещано. При оферти, изпратени с чернова таблица и променени впоследствие, е трудно да се увери, че страните гледат едно и също число. Затова на страницата на офертата трябва да има следното:

• Описание на продуктите и услугите по позиции
• Отстъпка, ДДС и обща сума
• Срок на валидност
• Лицето, изготвило офертата
• Статус, показващ, че е получено одобрение от ръководител
• Отговор на клиента: приета или отхвърлена

Разделяне на вземанията по видове

Събирането на плащане не е една-единствена позиция. В YazSis CRM AI първата продажба, подновяването на лиценз, допълнителният модул и вземанията за услуги се следят в отделни видове. Ако клиентът плаща на части, частичното плащане се записва; чакащите, просрочените, частичните и платените вземания се виждат в един и същи списък с различни статуси. Когато падежът наближи, идва предупреждение.

Разделянето по видове е полезно колкото за счетоводството, толкова и за продажбите. Продажбата на допълнителен модул и подновяването се виждат като различни позиции в картата на един и същи клиент; с един поглед може да се разчете как се разраства връзката на клиента с вас или къде е спряла. Така въпросът „колко очакваме от този клиент“ се основава не на предположение, а на списъка.

Продажбата е завършена не когато парите влязат в сметката, а когато датата за подновяване е записана в календара.

Кой за кое звено на веригата отговаря?

Ако отговорникът на звената не е ясен, мястото на скъсване не се забелязва. В YazSis CRM AI има четири роли: Ръководител, Поддръжка, Продажби и Счетоводство. Продажбите водят възможността и офертата, Ръководителят дава одобренията на оферти, Счетоводството извършва операциите по вземанията и удължаването на лицензи. Тъй като менюто се филтрира според ролята, всеки екип вижда само своята работа; ръководителят проследява целия поток на едно табло. Всички операции по запис се отразяват в одитен запис с лице, операция и IP, така че впоследствие може да се види какво е променено в една оферта или във вземане. Яснотата кой е отговорният определя и кой ще се обади при скъсано звено.

Четири въпроса, които да задавате всяка седмица

• При кои от възможностите, чакащи на етап „Оферта“, очакваната дата на приключване е изтекла?
• При кои от приетите оферти все още не е отворен запис за вземане?
• Кой е собственикът на просрочените или частично платените вземания и коя е следващата стъпка?
• Планиран ли е разговор за подновяване за лицензите, чийто срок изтича през следващия период?

Вместо да търси отговорите на тези четири въпроса на срещата, екипът може да ги погледне от таблото и списъците и да обсъжда само изключенията; така си осигурява време за продажби и за клиентите.

Фунията на възможностите, одобрените оферти и екраните за вземания можете да разгледате на страницата YazSis CRM AI.