Ziyaretçi aydınlatma metni neleri içerir? KVKK, kimlik alma ve saklama süresi

Bir fabrikanın güvenlik kulübesinde ziyaretçi, deftere adını yazarken soruyor: “Bu bilgiler ne için, ne kadar süre saklanacak?” Görevli omuz silkiyor; kulübenin duvarında asılı bir kâğıt var ama kimse okumuyor, ziyaretçi de zaten acelesi olduğu için imzalayıp geçiyor. Ertesi gün bir ziyaretçi kimlik numarasının neden yazıldığını soruyor, kimsenin net bir cevabı yok. Bu tür anlar, aydınlatmanın bir kâğıt işi olmadığını, ziyaretçi kaydının tasarımının bir parçası olduğunu gösterir. Bu yazıda ziyaretçi aydınlatma metninin neleri içermesi gerektiğini, kimlik alma ve saklama sorularının nasıl ele alınabileceğini resmî metinlere dayanarak anlatıyoruz.

Ziyaretçi aydınlatma metni, tesise gelen kişiye kişisel verilerinin kim tarafından, hangi amaçla, nasıl ve hangi hukuki sebeple işlendiğini, kimlere aktarılabileceğini ve haklarını anlatan bilgilendirmedir. Dayanağı 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. maddesidir.

Aydınlatma yükümlülüğü ziyaretçi kaydında ne zaman doğar?

Kanun’un 10. maddesi, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusunun ilgili kişilere belirli konularda bilgi vermesini ister. Ziyaretçi için bu an, adı ve firması deftere yazılırken ya da dijital forma girilirken yaşanır. Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ’e göre aydınlatma, ilgili kişinin talebine bağlı değildir; ziyaretçi sormasa da bilgi verilmelidir. Aynı Tebliğ, aydınlatmanın yapıldığını ispatın veri sorumlusuna ait olduğunu söyler. Yani yalnızca metnin asılı olması değil, ziyaretçinin bilgilendirildiğine dair bir kayıt da önemlidir.

Ziyaretçi aydınlatma metninde hangi başlıklar bulunmalı?

Kanun’un 10. maddesi ve Tebliğ’in 4. maddesi, bilgilendirmenin asgari içeriğini sayar. Aşağıdaki tablo bu başlıkları ziyaretçi kaydına uyarlıyor; örnek ifadeler yol göstermek içindir, metni kendi süreçlerinize göre yazmalısınız.

Aydınlatma ziyaretçiye pratikte nasıl yapılır?

Tebliğ, aydınlatmanın sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda yapılabileceğini belirtir. Önemli olan yöntemden çok ziyaretçinin gerçekten bilgilendirilmesi ve bunun gösterilebilmesidir. Resepsiyon için uygulanabilir bir kontrol listesi şöyle olabilir:

1. Kısa metni, ziyaretçinin kayıt sırasında görebileceği bir yere koyun; metin tek bakışta okunacak uzunlukta olsun.
2. Ayrıntılı metne ulaşmanın yolunu gösterin; basılı bir nüsha ya da ekranda açılan tam metin olabilir.
3. Resepsiyon görevlisinin sorulara cevap verebilmesi için amaç, saklama süresi ve başvuru yolunu özetleyen bir not hazırlayın.
4. Yabancı ziyaretçiler ve farklı dil ihtiyaçları için metnin anlaşılır bir sürümünü düşünün.
5. Ziyaretçinin bilgilendirildiğini kayda geçirin; kâğıtta imza satırı, dijital kayıtta onay adımı gibi.
6. Metni yılda bir kez ve süreç değiştiğinde gözden geçirip güncel sürümü tarihle saklayın.

Ziyaretçi aydınlatma metninde sık yapılan hatalar

Tebliğ’in 5. maddesi, aydınlatmanın nasıl yapılması gerektiğine dair ayrıntılı ilkeler içerir. Pratikte en çok şu noktalar atlanır:

• Muğlak amaç yazmak: “Çeşitli amaçlarla” ya da “gerektiğinde başka amaçlarla” gibi ifadeler Tebliğ’in aradığı belirli ve açık amaç ilkesine uymaz.
• Hukuki sebebi belirtmemek: Kişisel verinin Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki hangi işleme şartına dayanılarak işlendiği açıkça yazılmalıdır.
• Anlaşılmaz dil kullanmak: Bilgilendirme açık ve sade bir dille yapılmalıdır; ziyaretçi kapıda okuyabilecek uzunlukta ve anlaşılırlıkta bir metne ihtiyaç duyar.
• Aydınlatma ile rıza metnini birleştirmek: İşleme açık rızaya dayanıyorsa aydınlatma ve rıza ayrı ayrı yerine getirilmelidir.
• Birimleri karıştırmak: Farklı birimlerde farklı amaçlarla veri işleniyorsa aydınlatma her birim için ayrıca yapılmalıdır; örneğin resepsiyon ile otopark kaydı aynı metin olmayabilir.
• Amaç değiştiğinde güncellememek: İşleme amacı değiştiğinde yeni amaç için aydınlatma işlemden önce ayrıca yapılmalıdır.

Ziyaretçiden kimlik alınır mı?

Bu soruya her işyeri için geçerli tek bir yanıt vermek mümkün değil. Ölçüt, Kanun’un 4. maddesindeki ilkedir: işlenen veri, işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmalıdır. Güvenlik amacınız ziyaretçinin adını ve firmasını doğrulayarak karşılanıyorsa kimlik numarası ya da kimlik fotokopisi toplamak bu ölçüyü zorlayabilir.

Kişisel Verileri Koruma Kurulu, konaklama sektörüne ilişkin 06.11.2025 tarihli ve 2025/2120 sayılı ilke kararında, kimlik belgesinin doğrulama için talep edilebileceğini ancak fotokopisinin alınıp kayda geçirilmesinin gereğinden fazla veri işleme sonucunu doğurduğunu belirtmiştir. Karar otel gibi konaklama yerleri içindir ve ayrı bir kanuna dayanır; ziyaretçi kaydına doğrudan uygulanmaz. Yine de “göstermek” ile “kopyalamak” arasındaki farkı ve veri azaltma yaklaşımını gösterdiği için yol göstericidir.

Ziyaretçi kayıtları ne kadar süre saklanır?

6698 sayılı Kanun ziyaretçi kayıtları için belirli bir süre vermez. Kanun’un 4. maddesi, verilerin ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmasını ister; 7. madde ise işlemeyi gerektiren sebepler ortadan kalktığında verilerin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini düzenler. Ziyaretçi kayıtları için başka bir mevzuattan doğan bir saklama süreniz varsa hukuk uzmanınıza sorun.

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ise şu çerçeveyi çizer: Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlüsü olanlar saklama ve imha politikası hazırlar. Politika hazırlamış veri sorumlusunda periyodik imha aralığı politikada belirlenir ve altı ayı geçemez; politika hazırlama yükümlülüğü olmayan veri sorumlusu silme yükümlülüğünün doğmasını izleyen üç ay içinde silme işlemini yapar. Yapılan silme işlemleri kayıt altına alınır ve bu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç, en az üç yıl saklanır.

Ziyaretçi kayıt defteri ve Excel ile KVKK odaklı kayıt tutulabilir mi?

Kâğıt defter ve tablo kullanılabilir; ancak aydınlatma, erişim ve saklama süresi yönetimi elle yürütülür. Kâğıt defterde sayfadaki tüm ziyaretçilerin bilgileri sonraki ziyaretçiye görünür ve süresi dolan tek bir satırı silmek mümkün olmaz. Excel’de ise dosyaya kimin eriştiği, süresi dolan satırların ne zaman silindiği ve silmenin kaydı kişilerin disiplinine kalır. WhatsApp gibi kişisel hesaplara ziyaretçi bilgisi göndermek ise veri güvenliği açısından kontrolü zorlaştırır.

KurumsalPortal Ziyaretçi Yönetimi aydınlatma ve onay kaydını nasıl destekler?

Ziyaretçi Yönetimi modülünde KVKK onayı kayıt akışının bir adımıdır: ziyaretçi kaydedildikten sonra onay alınır, ardından ev sahibi bilgilendirilir ve giriş başlatılır. Onay ziyaret kaydıyla birlikte saklandığı için sonradan kontrol edilebilir. Kayıtlar müşterinin kendi sunucusunda tutulur ve kimin görebileceği rol bazlı yetkiyle belirlenir; yetki yaklaşımı için Menü & Yetki Yönetimi sayfasına bakabilirsiniz.

Modülün sunduğu, onay ve kayıtların düzenli tutulmasıdır; aydınlatma metninin içeriği ve hukuki sebep seçimi kurumun kendi KVKK değerlendirmesine göre hazırlanmalıdır. Modülde bu adım “KVKK onayı” olarak geçer; onayın sizin durumunuzda hangi işleme şartına karşılık geldiğini hukuk uzmanınızla belirleyin.

Ziyaretçi kaydını, KVKK onayını ve içeride bulunanlar listesini tek akışta görmek için KurumsalPortal Ziyaretçi Yönetimi sayfasını inceleyebilirsiniz.