Özlük dosyası saklama süresi: Kaç yıl saklanır, KVKK imha politikası nasıl olur?

Arşiv dolabı taşınıyor ve alt rafta 2014 ile 2018 arasında ayrılan çalışanların klasörleri duruyor. Biri “bunlar çöpe gidebilir mi?” diye soruyor. Cevap “evet” ise bir davayı ya da SGK incelemesini savunmasız karşılayabilirsiniz. Cevap “hayır” ise gereksiz saklanan kişisel veri için KVKK sorumluluğunuz sürüyor. İki yönde de risk var; bu yüzden özlük dosyası saklama süresinin cevabı hepsi için tek bir süre değil, belge türüne göre bir tablo olmalı. Bu yazı o tabloyu kuran kanun maddelerini bir araya getiriyor.

Özlük dosyası saklama süresi, işverenin çalışanın özlük dosyasındaki belge ve kayıtları hukuken tutmak zorunda olduğu ya da tutmasında hukuki yarar bulunan süredir; İş Kanunu bu süre için tek bir rakam yazmaz.

Özlük dosyası saklama süresi kanunda yazılı mı?

İş Kanunu m.75 işverenin her işçi için özlük dosyası düzenlemesini ve kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu belge ve kayıtları bu dosyada saklamasını ister. Madde bir saklama süresi belirtmez. Süre, başka kanunlardan ve genel hukuk kurallarından çıkar. Bu yüzden “özlük dosyası kaç yıl saklanır” sorusunun dürüst cevabı, hangi belgeden söz ettiğinize bağlıdır.

Personel özlük dosyası saklama süresi: belge grubuna göre ölçütler

İki kavramı ayırın. Birincisi saklama zorunluluğudur; bunu kanunun açıkça yazdığı süre belirler (5510 m.86). İkincisi saklamakta yarardır; zamanaşımı süresi dolana kadar çalışan da işveren de hak talep edebilir ve belge sizin savunmanızdır. İkincisi kanuni bir saklama yükümlülüğü değil, bir risk değerlendirmesidir. Yine de belgeyi erken atmanın bedeli çoğunlukla bir davada ortaya çıkar.

İşten ayrılan çalışanın özlük dosyası ne kadar saklanır?

5510 m.86’daki on yıl, çalışanın ayrılış tarihinden değil, belgenin ilgili olduğu yıldan itibaren işler. Örneğin 2019 yılına ait bir belge için süre 1 Ocak 2020’de başlar ve 31 Aralık 2029’da biter. Ayrılış tarihi ise tazminat ve izin ücreti gibi alacakların zamanaşımı başlangıcı açısından önem taşır.

Pratikte dosyayı iki kümeye ayırın: SGK ve ücret belgeleri ile ayrılışa ilişkin belgeler. Temkinli bir yaklaşım, ayrılıştan sonra dosyanın bütününü on yıl boyunca saklamaktır. Bu bir kanun hükmü değil, yukarıdaki on yıllık sürelerden türetilmiş bir tercihtir; kendi riskinize göre hukuk danışmanınızla belirleyin. İşten ayrılan çalışana verilen çalışma belgesinin (İş Kanunu m.28) bir nüshasını ve fesih ya da istifa yazışmalarını dosyada tutun. Devam eden bir dava, itiraz ya da inceleme varsa o dosyayı süre dolmuş olsa bile imha listesine almayın.

Saklama ve imha politikası için örnek süre tablosu

Politikadaki saklama ve imha süreleri tablosunu boş bir sayfadan kurmak zordur. Aşağıdaki satırlar örnek bir başlangıçtır; süreleri kendi hukuk danışmanınızla netleştirip tabloyu işyerinize göre uyarlayın.

Özlük dosyası saklama süresi KVKK’ya göre nasıl belirlenir?

KVKK, kişisel verilerin ilgili mevzuatta öngörülen ya da işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesini ister (m.4). İşlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalkınca veri resen ya da ilgili kişinin talebiyle silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir (m.7). Yani KVKK size bir rakam vermez; “neden saklıyorum ve bu neden bitti mi?” sorusunu sormanızı ister.

Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlüsü olanlar, kişisel veri işleme envanterine uygun bir kişisel veri saklama ve imha politikası hazırlar (Silme Yönetmeliği m.5). Politikanın hazırlanmış olması verilerin uygun biçimde saklandığı anlamına gelmez; yükümlülük politikayı hazırlamakla bitmez. Politika hazırlama yükümlülüğü olmayan veri sorumlularının saklama ve silme yükümlülükleri de devam eder. Politika asgari olarak şunları kapsar (m.6):

• Politikanın hazırlanma amacı.
• Politikanın düzenlediği kayıt ortamları.
• Kullanılan hukuki ve teknik terimlerin tanımları.
• Saklamayı ve imhayı gerektiren hukuki, teknik ya da diğer sebepler.
• Verilerin güvenli saklanması ve yetkisiz erişimin önlenmesi için alınan teknik ve idari tedbirler.
• Hukuka uygun imha için alınan teknik ve idari tedbirler.
• Saklama ve imha süreçlerinde yer alanların unvanları, birimleri ve görev tanımları.
• Saklama ve imha sürelerini gösteren tablo.
• Periyodik imha süreleri.
• Politikada yapılan güncellemeler.

Saklama süresi dolunca ne yapılır? İmha adımları

1. Süresi dolan belgeleri belge türüne ve tarihine göre listeleyin.
2. Her belge için devam eden dava, itiraz ya da inceleme olup olmadığını kontrol edin.
3. İmha yöntemini seçin: silme, yok etme ya da anonim hale getirme; veri sorumlusu bu yöntemleri politika ve prosedürlerinde açıklar (Silme Yönetmeliği m.7).
4. İmhayı yetkili kişinin onayıyla yapın.
5. İmha işlemlerini kayıt altına alın; bu kayıtlar diğer hukuki yükümlülükler hariç en az üç yıl saklanır (m.7).
6. Politika hazırladıysanız imhayı, yükümlülüğün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imhada yapın; periyodik imha aralığı her halde altı ayı geçemez (m.11).

Excel ve klasörle saklama süresi takibi nerede aksar?

Her belge için bir “imha tarihi” sütunu tutulabilir; küçük bir arşivde bu işe yarar. Aksayan noktalar sürenin hangi tarihten sayılacağının karışmasıdır: belge tarihi mi, çalışanın ayrılışı mı, takip eden yıl başı mı. Fiziksel ve dijital kopyalar ayrı ayrı izlenir ve biri unutulur. Periyodik imha tarihi takvime girmez, imha yapıldığında kayıt tutulmaz ve üç yıllık imha kaydı saklama kuralı atlanır.

Portalda belge geçerliliği, sürüm ve erişim kaydı

YazSis KurumsalPortal’ın Dijital Özlük Dosyası & İK Yönetimi modülünde belge sürümleri ve onaylar saklanır, belgelerin geçerlilik süresi dolmadan uyarı verilir ve dosyaya kimin eriştiği belge erişim kaydında izlenir. Özlük belgeleri müşterinin kendi sunucusunda tutulur ve T.C. kimlik numarası ile IBAN gibi alanlar maskelenir.

Burada bir ayrım önemli: geçerlilik süresi uyarısı, belgenin kendi süresiyle ilgilidir (örneğin yenilenmesi gereken bir belge). Saklama ve imha süresi ayrı bir kavramdır. Bu yazıda modülün saklama süresi dolunca belgeleri kendiliğinden imha ettiğini iddia etmiyoruz. Saklama ve imha politikası metnini şirket politikası olarak yönetmek için Doküman & Politika Yönetimi modül sayfasına da göz atabilirsiniz.

Belge sürümlerini, geçerlilik uyarılarını ve erişim kayıtlarını tek dosyada görmek isterseniz KurumsalPortal sayfasından modülleri inceleyebilirsiniz.