Kurumsal portal mı, ayrı yazılımlar mı? Çalışan portalı seçerken altı ölçüt

Kısa cevap şu: ikisi de yanlış değil. Fark, süreçlerin birbirine ne kadar dokunduğunda ortaya çıkar. Kurumsal portal yaklaşımı, izin, zimmet, ziyaretçi, denetim gibi işleri tek kullanıcı, yetki ve bildirim altyapısında toplayan modeldir (bu yapıya çalışan portalı ya da kurumsal intranet da denir); ayrı yazılımlar yaklaşımı ise her süreç için ayrı bir ürün kullanmaktır.

Bu yazı bir ürün tanıtımından çok bir karar rehberidir; amacımız hangi yolu seçerseniz seçin, kararı doğru sorularla vermenize yardımcı olmaktır. Örnekleri YazSis KurumsalPortal üzerinden veriyoruz, ancak ölçütler hangi çözümü düşünürseniz düşünün geçerlidir.

Ayrı yazılımların güçlü olduğu yerler

• Derin uzmanlık: Bordro, muhasebe ya da üretim planlama gibi alanlarda yıllardır olgunlaşmış, o işe özel ürünler vardır.
• Mevcut yatırım: Ekibin iyi bildiği ve çalışan bir sistemi sökmek, çoğu zaman gereksiz risktir.
• Tek birimin ihtiyacı: Yalnızca bir departmanı ilgilendiren, diğer süreçlerle kesişmeyen bir iş için ayrı ürün yeterli olabilir.

Yani “her şeyi tek yazılımda toplamak” kendi başına bir hedef değildir. Bir işi iyi yapan ürünü korumak mantıklıdır; sorun, ürünlerin sayısı arttıkça aralarındaki dikişlerin de artmasıdır.

Ayrı yazılımların gizli bedeli

Asıl maliyet, ürünlerin kendisinde değil aralarındaki boşluklarda birikir. Yeni bir çalışan işe başladığında izin sisteminde, ziyaretçi kaydında, zimmet tablosunda ve duyuru aracında ayrı ayrı hesap açılır. Çalışan ayrıldığında ise aynı kapatma işlemi beş yerde yapılmak zorundadır; birinde unutulursa eski bir kullanıcı içeride kalır.

• Her üründe ayrı kullanıcı listesi, ayrı parola ve ayrı yetki mantığı bulunur; birinde “yönetici” olan kişi diğerinde nasıl yetkilendirildiğini kimse bilmez.
• Bildirimler beş farklı yerden gelir; çalışan hangisine bakacağını bilemez.
• Yönetim raporu için veriler elle bir araya getirilir.
• Bir ürünün sözleşmesi, güncellemesi ve desteği ayrı ayrı takip edilir; yenileme tarihleri farklı aylara dağılır.

Kurumsal portalın asıl katkısı: ortak yetki

Kurumsal portalın en somut faydası, yetkinin tek yerden yönetilmesidir. KurumsalPortal’ın Menü & Yetki Yönetimi modülünde görüntüleme ve işlem yetkileri rol, departman ve kullanıcı katmanlarında tanımlanır. Bir kullanıcıya bir menüyü yalnızca görüntüleme yetkisi verilebilir; işlem yetkisi ayrıca tanımlanır. Böylece bilgiyi görmesi gereken herkes onu değiştirebilen kişi olmak zorunda kalmaz.

Geçici erişim de aynı yerden yönetilir: izindeki bir yöneticinin yerine bakan kişiye belirli bir süre için yetki verilebilir. Verilen ve geri alınan her yetki kayda geçtiği için, kimin hangi yetkiye ne zaman sahip olduğu sonradan denetlenebilir. Sistem yöneticileri ve bilgi teknolojileri ekipleri için bu, yetki taleplerini “bir sürü ekrandan bakarak” değil tek bir kayıttan yanıtlamak demektir. En az yetki prensibi de böylece pratikte uygulanabilir olur.

Yetki beş farklı üründe yönetiliyorsa, kimin neyi görebildiğini bilmek mümkün değildir; tek yerde yönetiliyorsa sorusu bile kolaylaşır.

Kurumsal portal mı, ayrı yazılım mı? Karar için altı ölçüt

1. Süreçler birbirine ne kadar bağlı? İzin, görev, duyuru ve ziyaretçi gibi her çalışanın dokunduğu işler ortak altyapıdan fayda sağlar; tek departmanlık işler daha az.
2. Kaç farklı ürünü yönetmeye hazırsınız? Her ürün bir sözleşme, bir güncelleme ve bir destek kanalı demektir.
3. Yetki ve kişisel veri hassasiyeti nasıl? Rol bazlı kapsamın tek yerde tanımlanması, hassas verilerde hata payını düşürür.
4. Çalışanlar nasıl erişecek? Telefon tarayıcısından uygulama kurmadan kullanılan tek bir giriş, sahadaki ve vardiyalı ekipler için fark yaratır.
5. Mevcut sistemlerle ilişki ne olacak? ERP, PDKS ya da bordro sistemini bırakmayacaksanız veri akışı baştan konuşulmalıdır.
6. Büyüme nasıl olacak? Küçük başlayıp modül eklenebiliyor mu, yoksa her yeni ihtiyaç yeni bir satın alma mı?

Pratik bir değerlendirme yolu şudur: son bir ayda en çok e-posta ve telefon trafiği yaratan üç süreci yazın. Bu süreçlerin kaçı aynı çalışanlara, aynı onaycılara ve aynı bildirim kanallarına dokunuyor? Cevap “çoğu” ise ortak altyapı size zaman kazandırır; “hiçbiri” ise ayrı bir ürün de yeterli olabilir.

Karma model de geçerli

Karar çoğu zaman “ya hep ya hiç” değildir. KurumsalPortal 33 modülden oluşur ve hepsini birlikte almak gerekmez; gerekli modüllerle başlanır, ihtiyaç büyüdükçe yenileri aynı kullanıcı, yetki ve bildirim altyapısına eklenir. Portal bağımsız çalışır: ERP, PDKS ya da bordro sistemiyle veri akışı gerekiyorsa, hangi verinin nasıl aktarılacağı ihtiyaç analizinde birlikte belirlenir. Hazır bir entegrasyondan söz etmiyoruz; kapsam projeye göre şekillenir. Bu da karma modelin gerçekçi bir seçenek olduğunu gösterir: uzmanlık gerektiren sistemler yerinde kalır, aradaki dağınık işler portalda toplanır.

Kendi sürecinize hangi modellerin uyduğunu görmek için KurumsalPortal sayfasındaki modül listesine bakabilir, hangi işlerin ortak altyapıdan fayda sağlayacağını ihtiyaç analizinde birlikte değerlendirebiliriz.