Fiyat teklifi örneği ve teklif şablonu: Word ve Excel için kalem, iskonto, KDV

Yeni bir müşteriye ilk fiyat teklifini vereceksiniz ya da mevcut şablonunuzu düzenleyeceksiniz. İnternette bulduğunuz fiyat teklifi örneklerinin bir kısmında çok az alan var, bir kısmında işinize hiç yaramayacak kadar fazla. Kendi şablonunu kuran firmaların hataları da benzerdir: iskontonun KDV’den önce mi sonra mı uygulandığı belli değildir, geçerlilik tarihi yoktur, para birimi bir satırda başka, öteki satırda başka yazılmıştır. Bu yazı doğrudan kopyalayıp doldurabileceğiniz bir iskelet veriyor.

Fiyat teklifi, satıcının belirli kalemler için fiyatını, koşullarını ve geçerlilik tarihini alıcıya yazılı olarak bildirdiği belgedir. Aşağıda şablonun başlık alanlarını, kalem tablosunu ve hesap sırasını bulacaksınız; her alanın neden orada olduğunu da kısaca açıklıyoruz.

Fiyat teklifi şablonu: başlık alanları

Tek sayfalık bir teklifin üst kısmı aşağıdaki alanlardan oluşur. Yanındaki notlar, bu alanın boş kaldığında en sık yaşanan sorunu gösterir.

Kalem tablosu ve hesap sırası

Kalem tablosunun sütunları şu sırayla kurulur: sıra, açıklama, miktar ve birim, birim fiyat, kalem iskontosu, tutar. Açıklama sütununa model, ölçü ve kapsamı yazın; tek kelimelik açıklama müşteriyi aramaya zorlar.

Hesap sırası her teklifte aynı olmalıdır. Aşağıdaki örnek tablodaki sayılar kurgusaldır ve para birimi göstermez; yalnızca sıranın nasıl işlediğini gösterir.

Kalem açıklaması nasıl yazılır?

Kalem açıklaması şablonun en çok ihmal edilen yeridir. Müşteri teklifleri yan yana koyup karşılaştırırken yalnızca açıklamaya bakar; açıklama kısa kalırsa karşılaştırma yalnız fiyat üzerinden yapılır.

İskonto teklifte nasıl gösterilir?

İskontoyu gizleyip yalnız net fiyatı yazmak kısa vadede pratik görünür, ama revizyonda sorun yaratır: fiyat değişince hangi kalemde ne kadar pay verildiğini kimse hatırlamaz. İskontoyu ayrı bir sütunda ya da ayrı bir satırda gösterin. Müşteri, indirimin bir değer olduğunu görür; siz de revizyonda tartışacağınız payı net olarak bilirsiniz. İskontonun kimin onayına bağlı olacağı ise ayrı bir kural konusudur ve teklif gitmeden önce yetkili kişiden geçmelidir.

Fiyat teklifi örneği Word’de mi, Excel’de mi hazırlanmalı?

İkisinin de yeri vardır; sorun, aralarında elle taşıma başladığında çıkar.

• Word şablonu: Yazılı koşullar, firma kimliği ve sayfa düzeni için uygundur. Kalem sayısı değişince tabloyu elle genişletmek ve toplamları elle yazmak hataya açıktır.
• Excel şablonu: Kalem tutarı, iskonto, KDV ve toplam formülle hesaplanır; yazdırma düzeni ise çoğu zaman beceri ister. Formül hücresi yanlışlıkla silindiğinde toplam sessizce bozulur.
• İkisini birlikte kullanmak: Hesabı Excel’de yapıp sonucu Word’e yapıştırmak yaygın bir yoldur; ancak her yapıştırma yeni bir hata fırsatıdır ve iki dosyanın sürümü ayrı ayrı çoğalır.

Word ve Excel teklif şablonunu elle çoğaltmanın sınırları

Haftada birkaç teklif veren küçük bir ekip için Word ya da Excel şablonu gayet iş görür. Sınır, şablonun kopyalanmaya başlamasıyla gelir. Satışçıların her biri kendi kopyasını geliştirir, ödeme koşulları farklı sürümlerde farklı yazılır, hangi teklifin hangi müşteri ve fırsatla ilgili olduğunu dosya adından tahmin etmek gerekir. Geçerlilik tarihi geçmiş bir teklif dosyası da bir klasörde sessizce durmaya devam eder.

• Sürüm sorusu: Müşteri “teklifinizin son halini tekrar gönderir misiniz?” dediğinde hangi dosyanın son olduğu belli değildir.
• Onay izi: İskonto için alınan onay e-postada kalır; teklif dosyasında onayın izi bulunmaz.
• Kopya şart: Şart değiştiğinde yalnız yeni teklifler güncellenir, eski kopyalar eski şartlarla dolaşır.
• Takip boşluğu: Teklifin kimde, hangi aşamada olduğu müşteri kartıyla birlikte görünmez.

Teklif hazırlama programıyla yazdırmaya hazır çıktı nasıl alınır?

YazSis CRM AI içinde teklif çıktısı kalemleri, iskontoyu, KDV’yi ve genel toplamı yazdırmaya hazır bir sayfa olarak verir; sayfada geçerlilik tarihi ve hazırlayan bilgisi de yer alır. Teklif taslak, onay bekliyor, gönderildi, kabul ve red aşamalarından geçer ve yönetici onayı akışın parçasıdır. Böylece şablonu elle çoğaltmak yerine bir kayıttan yazdırmaya hazır bir çıktı alırsınız.

Satış / Teklif & Müşteri modülünde teklifler çok para birimli hazırlanabilir ve her revizyon ayrı sürüm olarak saklanır. Teklif müşteri kartı ve ilgili fırsatla birlikte tutulur ve müşteriye sunulmadan önce onay sürecinden geçer. YazSis CRM AI bugün YazSis’in kendi destek ve satış merkezinde kullanılıyor; kendi şirketinize uyarlanmış kurulumun kapsamını ihtiyaç analizinden sonra birlikte belirliyoruz.

Şablonu kullanmaya başlamadan önce

1. Başlık alanlarından hangilerinin sizin işiniz için zorunlu olduğunu belirleyin; boş geçilemeyecek alanları işaretleyin.
2. Ödeme, teslim ve bakım gibi değişmeyen şartları tek bir metin olarak yazın ve yalnız bir yerde saklayın.
3. Hesap sırasını (kalem, ara toplam, iskonto, KDV, genel toplam) yazılı hale getirin ve mali müşavirinizle teyit edin.
4. Geçerlilik tarihini her teklifte takvim tarihi olarak yazma kuralını koyun.
5. Gönderilen her teklifi tek bir klasör ya da kayıt sistemi içinde müşteri adıyla saklayın.
6. Şablonu üç ayda bir gözden geçirin; satışçıların kendi kopyalarını kaldırın.

Teklif çıktısını, onay akışını ve müşteri kartıyla bağını görmek isterseniz Satış / Teklif & Müşteri modülü sayfasını inceleyebilirsiniz.