DÖF nedir? Düzeltici ve önleyici faaliyetin adımları ve örnekleri

İç denetim raporunda bir satır var: “Soğuk oda sıcaklık kayıtları eksik, DÖF açılacak.” Kalite sorumlusu eksik kayıtları tamamlamış, depo amiri de “bitti” diyor. Peki bu DÖF mü? Çoğu kurumda DÖF sözcüğü, görünen sorunun düzeltilmesinden kök nedene inen bir çalışmaya kadar çok farklı işler için kullanılır. Bu belirsizlik, aynı uygunsuzluğun üçüncü kez karşınıza çıkmasının en sık görülen nedenidir. Bu yazıda “DÖF nedir?” sorusunu cevaplıyor, düzeltmeden farkını, adımlarını ve örneklerini veriyoruz.

DÖF, “düzeltici ve önleyici faaliyet” ifadesinin kısaltması olup, bir uygunsuzluğun nedenini ortadan kaldırmak (düzeltici) ya da henüz oluşmamış bir uygunsuzluğun oluşmasını önlemek (önleyici) için yürütülen, sorumlusu ve tarihi belli, kanıtla kapatılan planlı çalışmadır.

Düzeltici ve önleyici faaliyet nedir? Düzeltmeden farkı

Üç kavram birbirine karışır. Aynı kurgusal olay üzerinden ayıralım: bir gıda deposunda soğuk odanın sıcaklık formu üç gündür doldurulmamıştır.

Düzeltme kaçınılmazdır ve çoğu zaman acildir; ama tek başına DÖF sayılmaz. Düzeltmeyi yapıp kayıt kapatan kurumlar, aynı uygunsuzluğu bir sonraki denetimde yeniden bulur.

DÖF adımları: uygunsuzluktan kapanışa

1. Uygunsuzluğu tanımlayın. Ne beklenirdi, ne bulundu, nerede ve ne zaman? Kaynağını (denetim, şikâyet, olay, ölçüm) not edin.
2. Düzeltmeyi yapın. Görünen sorunu gidererek zararı sınırlayın.
3. Kök nedeni bulun. “Neden?” sorusunu kanıtla sorarak sistem düzeyindeki sebebe inin; kişiyi suçlamak kök neden sayılmaz.
4. Faaliyeti planlayın. Kök nedene karşı alınacak önlemi, sorumluyu ve terminini yazın.
5. Uygulayın ve kanıtlayın. Yeni form, fotoğraf, eğitim kaydı ya da değişen prosedür gibi önlemin yapıldığını gösteren belge ekleyin.
6. Etkinliği kontrol edin. Birkaç hafta sonra aynı sorun tekrar etmiş mi diye bakın.
7. Kapatın. Etkinliği doğrulanmış kaydı kapatın; doğrulanmadıysa yeni bir faaliyet açın.

Bu yedi adım arasında en sık atlananlar kök neden ve etkinlik kontrolüdür. Kök neden atlanınca faaliyet belirtiye yönelir; etkinlik kontrolü atlanınca kapanış bir varsayıma dönüşür. Küçük bir kurum için bile bu iki adım, DÖF’ü form doldurma işinden gerçek bir iyileştirmeye çevirir. Termin koymak da aynı ölçüde önemlidir: tarihi olmayan faaliyet bir sonraki denetime kadar ertelenir.

Soğuk oda örneğini yedi adımın içinden geçirelim. Haftalık iç kontrolde sıcaklık formunun üç gündür boş olduğu görülür; bu uygunsuzluktur. Ürünler ölçülüp kontrol edilir ve eksik günler not düşülerek tamamlanır; bu düzeltmedir. Kök neden sorulduğunda form odanın kapısına asılıdır ama vardiya devir listesinde yoktur, yeni gelen çalışana anlatılmamıştır ve kimse formdan sorumlu değildir. Düzeltici faaliyet olarak sıcaklık kaydı devir listesine eklenir, sorumlu atanır ve yeni çalışan bilgilendirmesine bu madde konur. Kanıt, güncellenmiş devir listesi ve imzalı bilgilendirme formudur. Birkaç hafta sonra form eksiksiz doluyorsa etkinlik doğrulanır ve kayıt kapanır.

Düzeltici faaliyet örnekleri

• Tekrarlayan teslimat gecikmesi: Sevkiyat planlamasında kesim saati belirlenir ve gecikmeyi izleyen sorumlu atanır.
• Süresi geçen yangın söndürücü: Kontrol tarihleri bir takvime bağlanır, her bölümün kontrol sorumlusu belirlenir.
• Yanlış ürün gönderimi şikâyeti: Paketleme sırasında ürün kodu doğrulama adımı eklenir.
• Eksik eğitim kaydı: Eğitim sonunda imza formu zorunlu hale getirilir ve eğitimi veren kişi kaydı teslim eder.
• Tekrarlayan makine arızası: Parça periyodik bakım planına eklenir, bakım sorumlusu atanır.
• Resepsiyonda eksik ziyaretçi kaydı: Kayıt kontrol listesine alınır ve vardiya devrinde kontrol edilir.

Her uygunsuzluk için DÖF açılır mı?

Hayır. Her sapma için kök neden analizi yapmak ekibi yorar ve DÖF’ü anlamsız kılar. Hangi durumda DÖF açılacağını kurumunuzun kendi ölçütü belirler. Sık kullanılan ölçütler şunlardır: sorun tekrar ediyorsa, sonucu ağırsa, bir denetim bulgusuysa ya da düzeltmeyle çözülemeyen bir sistem eksiği gösteriyorsa DÖF açılır. Tek seferlik ve küçük bir sapma için düzeltme ve kayıt yeterli olabilir; yine de aynı konu ikinci kez gelirse DÖF’e dönüşmelidir. Ölçütü yazılı hale getirmek, farklı amirlerin aynı sapmaya farklı tepki vermesini de önler: birinin “DÖF açalım” dediği olay, ötekinin “not alalım” dediği olay olmaktan çıkar. Ölçüt netleşince ekipler hangi sapmayı bildireceklerini de daha rahat anlar.

DÖF’te sık yapılan hatalar

• Düzeltmeyi DÖF sanmak: Eksik kaydı tamamlayıp işi kapatmak, nedeni yerinde bırakır.
• Kök nedene kişiyi yazmak: “Çalışan dikkatsizdi” cevabı ne bir sistemi düzeltir ne de tekrarı önler.
• Her soruna eğitimi çözüm saymak: Eğitim bazen gereklidir ama çoğu zaman yöntem, form ya da sorumluluk eksikliği asıl sebeptir.
• Terminsiz ve sahipsiz aksiyon: Kimin, ne zamana kadar yapacağı yazılmayan faaliyet kendiliğinden gerçekleşmez.
• Etkinliği kontrol etmemek: Faaliyet yapıldı diye kapatılan kayıt, işe yarayıp yaramadığı bilinmeden arşive gider.

DÖF sürecinde kim ne yapar?

Excel, kâğıt ve e-postayla DÖF takibi nerede aksar?

Yılda birkaç DÖF açan küçük bir şirket için Excel listesi yeterli olabilir: numara, konu, sorumlu, termin ve durum sütunları işi görür. Sorun, DÖF sayısı ve ilgili kişi sayısı arttığında başlar. Termin yaklaşırken hatırlatma gelmez, kanıtlar e-postada ya da bir klasörde kalır, “kim kapattı, neyle kapattı?” sorusu kayıttan değil hafızadan cevaplanır. Kâğıt formda ise dosyayı bulmak ve aynı uygunsuzluğun önceki DÖF’lerini yan yana görmek zordur. En büyük kayıp, tekrar eden uygunsuzlukların fark edilmemesidir: her DÖF tek tek kapanır, ama aynı konu ayrı satırlarda yaşamaya devam eder.

KurumsalPortal’da DÖF: bulgudan kanıtlı kapanışa

İç Denetim Yönetimi modülünde denetimler bir plana bağlanır ve kontrol listesiyle uygulanır. Denetimde tespit edilen bulgular ve uygunsuzluklar ilgili denetime bağlı olarak kaydedilir; her bulgu için sorumlusu ve termini belli bir düzeltici faaliyet açılır. Aksiyon, tamamlandığını gösteren kanıt eklenerek kapatılır. Bulgular denetime bağlı tutulduğu için aynı konunun farklı denetimlerde yeniden ortaya çıkıp çıkmadığı izlenebilir; bu da tekrarlayan risklerin erken fark edilmesine yardımcı olur.

Bu yazıdaki önleyici faaliyet kavramı genel bir yönetim sistemi kavramıdır; modülün anlattığı akış, bulgudan çıkan düzeltici faaliyetin sorumlu, termin ve kanıtla izlenmesidir. Aksiyonların günlük işlerle birlikte yürütülmesi için aynı portaldaki Görev & Aksiyon Yönetimi modülü de görevleri sorumlu, termin, öncelik ve durum bilgisiyle yönetir.

DÖF’lerinizi bulgudan kapanışa kadar tek denetim zincirinde görmek isterseniz İç Denetim Yönetimi sayfasındaki akışa bakabilirsiniz.