CRM programı seçerken sorulacak 8 soru: Demo öncesi kontrol listesi

CRM programı seçerken ekipler genellikle iki üç CRM yazılımının özellik listesini yan yana koyar, demoları izler ve en etkileyici ekranı olanı seçmeye meyleder. Oysa seçimin kaderini belirleyen sorular çoğu zaman demodan sonra, kullanım başladığında akla gelir. Bu yüzden demoya girmeden önce elinizde kısa bir soru listesi olması iyi olur.

CRM, firma ve kişi kayıtlarının, görüşmelerin, fırsatların ve tekliflerin tek bir yerde tutulduğu müşteri ilişkileri yönetimi yazılımıdır. Aşağıdaki sekiz soruyu hangi CRM’i değerlendirirseniz değerlendirin kullanabilirsiniz; örnek cevapları ise ürünümüz YazSis CRM AI üzerinden veriyoruz.

Önce ihtiyacı yazın: CRM’den ne bekliyorsunuz?

Soru listesine geçmeden bir sayfa not alın: Satış ekibi bugün neyi kaybediyor? Teklifler nerede duruyor? Tahsilatı kim takip ediyor? Destek talepleri satıştan ayrı mı? Bu notlar, sağlayıcının cevaplarını tartarken size ölçü verir. “Her şeyi yapıyor” diyen bir ürün ile sizin üç gerçek sorununuzu çözen bir ürün aynı şey değildir. Notlarınızı satış, destek ve muhasebe çalışanlarıyla ayrı ayrı konuşarak çıkarın; her ekibin kayıp yaşadığı yer farklıdır ve CRM’in üç ekibe birden hizmet etmesi gerekecektir.

CRM programı seçerken sorulacak sekiz soru

1. Satıştan sonrasını da kapsıyor mu? Teklif, tahsilat, destek ve yenileme aynı firma kartında mı duruyor, yoksa her biri ayrı bir modül mü? YazSis CRM AI’da kişiler, kurulumlar, görüşmeler, fırsatlar, teklifler, tahsilatlar ve e-posta geçmişi tek kartta toplanır.
2. Kim ne görecek? Rol ve yetki ayrımı var mı? YazSis CRM AI’da Yönetici, Destek, Satış ve Muhasebe rolleri vardır; menü yetkiye göre süzülür.
3. Yapılan işlemler izlenebiliyor mu? Bir teklifi ya da tahsilatı kim, ne zaman değiştirdi? YazSis CRM AI’da tüm yazma işlemleri kişi, işlem ve IP ile denetim kaydına yazılır; parola ve anahtar değerleri kayda geçmez.
4. Aday firmayı nereden bulacağız? Veri girişi tamamen ekibin üzerine mi kalıyor? YazSis CRM AI’da yapay zekâ tarama ajanı sanayi bölgesi sitelerinden, oda rehberlerinden, web aramasından ve resmî harita API’sinden aday bulguları çıkarır ve puanlar.
5. Yapay zekâ ne yapıyor, son söz kimde? Yapay zekâ kendi başına kayıt açıyor mu? Bizde ajan yalnız bulgu yazar; bulguyu personel onaylar ya da reddeder, onaylanmayan bulgudan firma kartı açılmaz.
6. E-posta ve izin yönetimi nasıl çalışıyor? Tek tıkla çıkış bağlantısı, aydınlatma metni, izin kayıtlarının içe ve dışa aktarımı ve test modu var mı? YazSis CRM AI’da çıkan adrese bir daha gönderim yapılmaz ve İYS onay ile ret kayıtları aktarılabilir.
7. Satış planı için ne sunuyor? Bölge ve harita görünümü, arama listesi, fırsat hunisi var mı? Bunlar sahada ve telefonda çalışan ekibin gündelik işini kolaylaştıran parçalardır.
8. Bugün çalışan ile planlanan ayrılıyor mu? Sağlayıcı neyin canlı kullanıldığını, neyin proje kapsamında kurulacağını yazılı olarak ayırabiliyor mu? Mevcut sistemlerle ilişkinin kapsamı da bu aşamada netleşmelidir.

CRM demosunda cevapları nasıl değerlendirirsiniz?

Sekiz soruya verilen cevapları bir tabloya yazıp her satırı “hazır”, “proje kapsamında” ya da “yok” olarak işaretleyin. “Hazır” olanlar doğrudan kullanıma girer. “Proje kapsamında” olanların zamanı ve kapsamı yazılı olmalıdır; sözlü söz demoda hoş görünür, kullanımda pahalıya patlar. “Yok” olanlar ise sizin için ne kadar önemli olduklarına göre ya kabul edilir ya da seçimi değiştirir. Aynı tabloyu değerlendirdiğiniz her yazılım için doldurursanız, seçim izlenimle değil, yan yana okunabilen cevaplarla yapılır.

• Demoda kendi verinize benzeyen bir örnekle ilerlemesini isteyin; hazır ve kusursuz bir senaryo yerine sizin sürecinizi deneyin.
• Ekranların canlı sistemden mi, hazırlanmış görsellerden mi geldiğini sorun.
• Sizin ekibinizden en az bir satışçı ve bir muhasebe çalışanı demoya katılsın; soruları patron değil kullanan kişi sorsun.

Karar vermeden önce üç kontrol

1. Küçük bir gerçek veriyle deneyin. Birkaç firma, birkaç fırsat ve bir teklifi gerçek bilgilerinizle girin. Ekranlar sizin işinizi anlatıyorsa seçim doğru yöndedir.
2. Kimin ne zaman devreye gireceğini yazın. Kurulumu, ekip eğitimini ve ilk veri aktarımını kimin yapacağı, hangi aşamada sizden neyin beklendiği belirsiz kalırsa proje yarım kalır.
3. Çıkış yolunu öğrenin. Verilerinize ihtiyaç duyduğunuzda erişebiliyor, izin kayıtlarını dışarı aktarabiliyor musunuz? Bugün sormadığınız bu soru, ileride en çok önem kazanabilecek sorudur.

Seçimde sık yapılan hata, yazılımı en fazla özellik sunana göre belirlemektir. Kullanılmayan her özellik, öğrenilmesi gereken ek bir ekrandır. Satış, destek ve muhasebe ekiplerinin aynı kayıt üzerinde çalışabilmesi, özellik sayısından çok daha değerlidir; çünkü CRM’in asıl işi bilgiyi kişilerden alıp ortak bir yere koymaktır.

Ekran ekran tanıtımı, rolleri ve güven ilkelerini YazSis CRM AI sayfasında bulabilir, kendi soru listenizle birlikte demo talep edebilirsiniz.