Sözleşme takip Excel tablosu: Sütun şablonu ve sözleşme yönetim sistemine geçiş zamanı

Finans ya da satın alma biriminde “Sozlesmeler_son.xlsx” ve “Sozlesmeler_son_v2.xlsx” adlı iki dosya vardır. Üç sütun içerir: firma adı, bitiş tarihi, notlar. İlk yıl bu iş görür. İkinci yıl sorular başlar: hangi dosya doğru, bitiş tarihi geçen sözleşme yenilendi mi, sorumlusu kim, imzalı son hâli hangi klasörde, hatırlatmayı kim yapıyor? Sözleşme takibine Excel’le başlamak kolay ve tanıdık bir yoldur; ama tablonun sütunları doğru kurulmazsa en baştan eksik başlar. Aşağıda kopyalayabileceğiniz bir sütun şablonu, bitiş tarihi takibi için bir formül ve tablonun hangi noktada yetmediğini bulacaksınız.

Sözleşme takip tablosu, şirketin sözleşmelerini ve bunların tarih, bedel, sorumlu ve durum bilgilerini tek listede izlemek için tutulan tablodur. Aşağıdaki şablon her sözleşme türü için çalışır: personel, müşteri, tedarikçi, hizmet, kira ve bakım sözleşmeleri.

Sözleşme takip tablosu şablonu: hangi sütunlar olmalı?

Temel sütunlara sözleşme türüne göre ek alanlar eklenebilir. Kira sözleşmelerinde artış tarihi ve depozito bilgisi, bakım sözleşmelerinde bakım periyodu, tedarikçi sözleşmelerinde fiyat listesinin geçerlilik tarihi, hizmet sözleşmelerinde yenileme bedeli işe yarar. Ek alanları sınırlı tutun: her yeni sütun, güncel tutulması gereken bir yük demektir ve doldurulmayan sütun tabloya olan güveni azaltır.

Sözleşme bitiş tarihi takibi Excel’de nasıl yapılır?

Tarihleri kendiliğinden izleyen bir sütun açmak, tabloyu bir deftere değil kontrol aracına çevirir. Mantık kısadır: her satırda son bildirim tarihine kaç gün kaldığını hesaplayın, sonra bu sütuna göre sıralayın ve renklendirin.

• Kalan gün sütunu: Türkçe Excel’de “=H2-BUGÜN()” (İngilizce arayüzde “=H2-TODAY()”) yazın. H sütunu son bildirim tarihini taşıyor varsayılmıştır.
• Koşullu biçimlendirme: kalan gün sıfır ve altındaysa kırmızı, kısa bir eşiğin (örneğin yedi gün) altındaysa turuncu, daha uzun bir eşiğin (örneğin otuz gün) altındaysa sarı yapın.
• Sıralama: dosyayı her açışta kalan güne göre küçükten büyüğe sıralayın; en acil sözleşme en üstte görünsün.
• Durum sütunu: “yenilenecek”, “yenilenmeyecek”, “bildirim yapıldı” gibi bir seçim listesi ekleyin; kararı olmayan sözleşme bu sütunla ayıklanır.

Bu düzen doğru kurulduğunda, birkaç yüz satıra kadar tek bir kişinin yönettiği listede gayet iyi çalışır. Ancak bütün sistem bir kişinin dosyayı her gün açmasına bağlıdır. Tabloyu cep telefonundan açan, filtreleri bozan ya da bir satırı yanlışlıkla silen herkes bu mantığı etkileyebilir; bu yüzden sütun başlıklarını ve formülleri korumalı tutmak ve değişiklik yapacak kişi sayısını düşük tutmak iyi bir önlemdir.

Excel tablosunu güvenilir tutmak için beş alışkanlık

• Tabloya tek bir sahip atayın ve yedeğini de belirleyin; sahibi ayrıldığında tablo sahipsiz kalmasın.
• Yeni sözleşme imzalandığı gün satırı açın; “sonra eklerim” alışkanlığı tablonun en büyük eksiği olur.
• Haftanın belirli bir gününü tabloya bakmaya ayırın ve bu görevi bir kişinin takvimine yazın.
• İmzalı PDF’i dosya adında sözleşme koduyla saklayın ve tabloda yolunu verin.
• Tarih ya da bedel değiştiğinde satırı sessizce silmek yerine değişiklik notu ekleyin.

Excel sözleşme takibi ne zaman yetmez?

• Tarih kaçırma: Excel hiç kimseye haber vermez. Dosyayı açmayan kişi için kırmızı hücre yoktur.
• Sürüm karışıklığı: “son” ve “son_v2” dosyaları birlikte yaşar; sözleşmenin imzalı güncel sürümü ile satırdaki bilgi çakışabilir.
• Onay izi: satıra yazılan “onaylandı” notu kimin, ne zaman, hangi sürümü onayladığını göstermez.
• Yetki: dosyaya erişen herkes her satırı görür ve değiştirir; hassas sözleşmeler (personel gibi) ayrı tutulamaz.
• Değişiklik geçmişi: bir tarih sessizce değiştirildiğinde eski değeri izlemek mümkün olmaz.
• Kişiye bağlılık: tabloyu yöneten kişi ayrıldığında mantık da gider; sütunların neden öyle olduğunu kimse bilmez.
• Eşzamanlı çalışma: birden fazla kişinin aynı anda düzenlemesi çakışmalara yol açar.

Excel mi, sözleşme yönetim sistemi mi? Karşılaştırma

Karşılaştırmadan şu sonuç çıkar: Excel küçük ve düşük riskli listeler için makul bir başlangıçtır. Sözleşme sayısı arttığında, birden fazla kişi sorumluluk aldığında ya da bir tarihin kaçması maddi sonuç doğurduğunda ihtiyaç tablodan sisteme kayar. Geçişi bir kriz sonrasına bırakmak yerine, tablodaki ilk kaçırılan tarihte ya da ilk “hangi sürüm doğru” tartışmasında planlamak çok daha rahattır.

Sözleşme hatırlatma programı ne yapmalı?

Bir hatırlatma programının işi, kritik tarihi sizi aramadan size bildirmektir. Hatırlatıcı Modülü kritik tarihten 30, 7 ve 1 gün önce kademeli uyarı verir; uyarılar portal bildirimi, e-posta ve SMS olarak iletilir, e-posta ve SMS gönderimi kurumun kendi SMTP ve NetGSM hesaplarıyla yapılır. Periyodik kayıtlar için tekrar kuralı tanımlanır ve her dönemin tamamlanma bilgisi kayda alınır. Burada kritik tarih olarak sözleşmenin bitiş tarihini değil, tablonuzdaki son bildirim tarihini girin; uyarılar bildirim süresi dolmadan önce gelsin. Bir hatırlatma programı seçerken uyarının kime gideceğini de sorun: yalnızca sözleşme sahibine mi, yoksa yedeğine ya da yöneticisine de mi?

Sözleşme Yönetimi modülü bu tarihlerin, sürümün, sorumlunun ve onayın aynı kayıtta durmasını sağlar. Böylece hatırlatma bir kişinin hafızasına ya da takvimine değil, kayda bağlı kalır.

Excel’den geçmeden önce tabloyu hazırlayın

1. Sütunları yukarıdaki şablona göre standartlaştırın; aynı bilgiyi farklı yazılışlarla tutan satırları birleştirin.
2. Her sözleşme için imzalı güncel sürümü bulun ve dosya yerini yazın.
3. Yenileme koşulunu okuyup son bildirim tarihini hesaplayın.
4. Her satıra tek bir sorumlu atayın.
5. Eksik bilgisi olan ve imzalı sürümü bulunamayan sözleşmeleri ayrı işaretleyin; bunlar ilk temizlik listesidir.

Sözleşmelerinizi tek arşivde toplamak ve bitiş tarihlerini kaçırmamak için Sözleşme Yönetimi sayfasını inceleyebilirsiniz.