لماذا نحتاج إلى تحليل العمليات قبل البدء بمشروع ERP؟

في العرض التجريبي لنظام ERP يعمل كل شيء بسلاسة؛ والمشكلة أن الشركة في العرض ليست شركتكم. تحليل العمليات هو العمل الذي يستخرج خطوة بخطوة كيف تسير الأعمال فعلًا، من الطلب حتى التحصيل، قبل الانتقال إلى برنامج. ويتوقف نجاح مشروع ERP في الغالب على جودة هذا العمل.

نشرح في هذه المقالة لماذا لا ينبغي تخطي التحليل، وما الذي يُستخرج فيه، وما الوثائق التي ينبغي أن تكون بين أيديكم في نهايته. ونتناول النهج من خلال مبادئ YazSis ERP الذي نبنيه كبنية تتكيف مع المؤسسة.

ماذا يحدث إذا تم تخطي التحليل؟

يُثبَّت البرنامج وتُفتح الشاشات ويسجل الجميع الدخول. وبعد بضعة أسابيع يعود بعض الموظفين إلى عاداتهم القديمة. لأن البرنامج بُني وفق ما رُوي على الورق، لا وفق الطريقة التي يسير بها العمل فعلًا. والمشكلات الأربع التالية هي أكثر نتائج هذا الوضع شيوعًا.

• يتسع النطاق: تتراكم طلبات «لنُضِف هذا أيضًا» في منتصف المشروع، ويطول الجدول الزمني، ويصبح تحديد العمل الذي يدخل المرحلة الأولى موضع جدل.
• يبدأ التسجيل المزدوج: العمل الذي لا مقابل له في النظام يُنجَز في Excel كما كان؛ ومع الوقت يتباعد السجلان ويصبح من غير الواضح أيهما الصحيح.
• يقاوم المستخدم: بدلًا من أن تسهّل الشاشة عمل المستخدم، تجعله يملأ حقولًا إضافية. وعندئذ يُنظر إلى البرنامج على أنه عبء إضافي.
• تبقى المسؤولية غامضة: سؤال من أعطى الموافقة ومن حسم الاستثناء يُناقَش بعد الانتقال إلى التشغيل؛ مع أن هذا القرار كان يمكن اتخاذه في بداية المشروع.

خمس خطوات في تحليل العمليات

1. ارسموا التدفق كما هو. اكتبوا من أي شخص إلى أي شخص، وبأي أداة، يمضي الطلب والشراء وحركة المخزون اليوم. المهم هو التدفق الفعلي لا ما ينبغي أن يكون.
2. اجمعوا الاستثناءات. حالات «غير المعتادة» مثل الإرجاع والشحن الجزئي وفروق الأسعار والطلبات العاجلة قد تشكل جزءًا كبيرًا من العمل اليومي. ويواجه البرنامج أكبر صعوباته في هذه الحالات؛ لذلك ينبغي الاحتفاظ بقائمة منفصلة لها.
3. وضّحوا الموافقات والصلاحيات. فوق أي مبلغ ومن يوافق، ومن يستطيع منح الخصم، ومن يستطيع تصحيح المخزون؟ يجب ربط هذه الإجابات بالدور لا بالشخص.
4. اسردوا مصادر البيانات. أين تُحفظ قائمة العملاء وبطاقة المنتج وقائمة الأسعار؟ أيها محدّث ومن يحدّثه؟ المواضع التي تعيش فيها المعلومة نفسها في أكثر من مكان هي التي ستُختزل في النظام إلى سجل واحد.
5. قرروا ما ستقيسونه. إذا اختيرت من البداية بضعة مؤشرات تريد الإدارة رؤيتها كل أسبوع، تُبنى الشاشات والتقارير وفقًا لها؛ وإضافة التقارير لاحقًا أصعب دائمًا.

مثال صغير: الموافقة على الخصم

يطلب عميل تخفيضًا. يكتب مندوب المبيعات إلى المدير عبر WhatsApp، فيقول المدير «حسنًا»، ثم يُعدّ المندوب عرض السعر. لم يعرّف أحد هذا على أنه عملية، لكنه يعمل كل يوم. وإذا لم يُكتب هذا التدفق عند الانتقال إلى ERP، فإما ألا تكون في النظام خطوة موافقة أصلًا، أو تكون خطوة موافقة لا يستخدمها أحد. يضع التحليل هذه القاعدة غير المرئية على الورق ويجعلها قابلة للإدراج داخل البرنامج. وتنطبق الطريقة نفسها على القواعد الصامتة الأخرى مثل تصحيح المخزون واختيار المورد وقبول المرتجعات: يُجاب أولًا عن سؤال من يقرر وعلى أي أساس، ثم يُكتب هذا القرار في النظام كخطوة.

العملية التي لا تستطيعون شرحها للبرنامج لن تعمل في البرنامج.

من ينبغي أن يشارك في التحليل؟

أقرب من يعرف العملية هم من يؤدون ذلك العمل كل يوم. لذلك ينبغي ألا يبقى التحليل على مستوى الإدارة وتقنية المعلومات فقط؛ بل يجب أن يشارك فيه أيضًا مندوب المبيعات وأمين المستودع وموظف المشتريات والمحاسب. تروي الإدارة كيف ينبغي أن يسير العمل، ويروي الموظف كيف يسير فعلًا. والفرق بين الاثنين هو قائمة العمل الحقيقية للمشروع. وأحيانًا لا يكون هذا الفرق حاجة إلى برنامج، بل قاعدة ناقصة أو خطوة موافقة لا لزوم لها؛ ورؤية ذلك أثناء التحليل أقل كلفة بكثير من اكتشافه بعد التثبيت.

ماذا ينبغي أن يكون بين أيديكم في نهاية التحليل؟

التحليل الجيد لا ينتهي باجتماعات شفهية، بل بوثائق ملموسة. تكون هذه الوثائق سندًا لتثبيت ERP وللتغييرات اللاحقة؛ وعندما يأتي موظف أو مدير جديد، تشرح له هذه الوثائق أيضًا لماذا بُني النظام على هذا النحو:

• خرائط العمليات الممتدة من البيع إلى التحصيل ومن الشراء إلى التسليم.
• قائمة الاستثناءات والحالات الخاصة، مع تحديد من يقرر في كل واحدة منها.
• جدول الأدوار والصلاحيات: من يرى ماذا، ومن يوافق على ماذا.
• خريطة التكامل التي توضح مصادر البيانات وكيف ستُربط ببعضها.
• نطاق المرحلة الأولى وترتيب المجالات التي ستُضاف في المراحل التالية.

نهجنا: أن يتكيف ERP مع الشركة

نبني YazSis ERP وفق أربعة مبادئ. وتحدد هذه المبادئ أيضًا ما سيُقرَّر في نهاية تحليل العمليات:

• احتفظوا بالنظام القائم: إذا كان لديكم نظام ERP يعمل فلا يُفكَّك؛ بل تُستكمل العمليات الناقصة.
• وسّعوا بوحدة مخصصة: سير العمل الذي لا يغطيه المنتج القياسي يُطوَّر بحسب المؤسسة.
• وحّدوا البيانات: يُنشأ تدفق المعلومات المشترك عبر API وتكاملات قواعد البيانات.
• قيسوا وحسّنوا: تُظهر التقارير الإدارية الاختناق والنتيجة.

إذا أردتم رسم خريطة عملياتكم معًا وتحديد نطاق المرحلة الأولى، فيمكنكم التواصل معنا من صفحة YazSis ERP.