قائمة الاتصال في المبيعات: طريقة عملية لتخطيط يوم مندوب المبيعات

في التاسعة صباحًا يجد مندوب المبيعات أمامه جدولًا طويلًا بالشركات. هو من يقرر أيّها يتصل به أولًا، ويدوّن نتيجة المكالمة في دفتره الخاص، أما ملاحظة «اتصل غدًا» فتبقى في مكان ما على هاتفه. وفي نهاية اليوم لا يعرف أحد بدقة كم شركة جرى الوصول إليها، وكم منها كان ردّها إيجابيًا.

قائمة الاتصال هي طابور عمل يُسند فيه مدير المبيعات إلى مندوب مبيعات شركاتٍ اختارها وفق معايير مثل المنطقة والقطاع والدرجة، بترتيب محدد، وتُسجَّل فيه نتيجة كل مكالمة. نشرح في هذا المقال كيف تنظّم القائمة يوم مندوب المبيعات، من خلال YazSis CRM AI.

كيف تستهلك القائمة المبعثرة يوم العمل؟

• يعتمد تحديد الشركة التي يُتصل بها أولًا على ذاكرة المندوب؛ وقد تُنسى الشركة الأنسب في آخر الترتيب.
• قد يتصل شخصان بالشركة نفسها، وقد لا يتصل بها أحد.
• موعد معاودة الاتصال بشركة تعذّر الوصول إليها لا يُدوَّن في أي مكان، فيضيع.
• لا يستطيع المدير معرفة ما أُنجز دون أن يسأل المندوب؛ ويحتاج التقرير إلى اجتماع في نهاية اليوم.

كيف يسير اليوم مع القائمة؟

1. تُبنى القائمة. يصفّي المدير الشركات حسب المحافظة والقضاء والمنطقة الصناعية والقطاع والدرجة، ثم يُسند القائمة الناتجة إلى مندوب مبيعات.
2. تظهر الشركة التالية. يرى المندوب في شاشة الاتصال الشركة التالية في القائمة، فلا يضيّع وقتًا في اختيار من يتصل به.
3. تُسجَّل النتيجة. تُوسَم المكالمة بـ«تم الوصول» أو «تعذّر الوصول» أو «إيجابي» أو «سلبي» أو «معاودة الاتصال»؛ وتُكتب الملاحظة وموعد معاودة الاتصال من الشاشة نفسها.
4. تتحول المكالمة الإيجابية إلى فرصة. ينقل المندوب الشركة إلى قمع الفرص، فتتجمع العروض والتحصيلات والمراسلات في بطاقة الشركة نفسها.

في هذا المسار يخفّ عبء القرار عن المندوب ويتجه انتباهه إلى المكالمة. فبدل أن يفكر فيمن يتصل به، يستعد لما سيقوله. ويستطيع المدير كذلك أن يبني طابور كل مندوب على حدة، فيُسند المناطق الصعبة إلى المندوب ذي الخبرة، والقطاعات الأكثر ألفة إلى من بدأ للتو؛ وهكذا يقوم توزيع العمل على القائمة لا على الحدس.

صباح يوم اثنين

لنتخيل مثالًا افتراضيًا: يختار مدير المبيعات صباح الاثنين منطقة صناعية في إحدى المحافظات، ويضيّق فلتر القطاع إلى تشغيل المعادن، ويجمع المرشحين ذوي الدرجة العالية في قائمة مستقلة. ثم يقسّم القائمة بين مندوبين ويُسندها إليهما. يتصل المندوب الأول بالشركة الأولى فلا يردّ المقسم؛ فيوسم النتيجة بـ«تعذّر الوصول» ويضع موعد معاودة الاتصال بعد الظهر. وفي الشركة الثانية يتحدث المندوب الثاني إلى المسؤول وتنتهي المكالمة إيجابيًا؛ فيكتب ملاحظته وينقل الشركة إلى قمع الفرص. وفي نهاية اليوم يستطيع المدير أن يقرأ من البطاقات ما جرى مع كل شركة دون أن يتصل بأحد.

أربعة معايير عند بناء القائمة

• المنطقة: ضمّ الشركات الواقعة في المنطقة الصناعية نفسها إلى قائمة واحدة يسهّل أيضًا تخطيط الزيارة الميدانية بعد المكالمة الهاتفية.
• القطاع: التعامل مع شركات القطاع الواحد بإطار حديث واحد يخفف عبء التحضير عن المندوب.
• الدرجة: يمكن بناء القائمة بحسب الدرجة أيضًا؛ إذ يمكن تجميع المرشحين الذين منحهم وكيل المسح درجات عالية في قائمة مستقلة.
• الطول: يجب أن تكون القائمة قصيرة بحيث يمكن إنجازها في يوم واحد؛ فالقائمة التي لا تنتهي تُضعف الحماس.

تبدأ القيمة الحقيقية لقائمة الاتصال بعد المكالمة. فبما أن النتيجة والملاحظة وموعد معاودة الاتصال تُسجَّل في بطاقة الشركة، فإن من يتصل بالشركة نفسها في الأسبوع التالي يجد كامل السجل أمامه. وحتى لو تغيّر المندوب فإن المحادثة لا تبدأ من الصفر. ويُجنَّب العميل كذلك تكرارًا مملًا، كأن يُسأل السؤال نفسه مرتين.

والفرق كبير بالنسبة إلى المدير أيضًا. فبما أن المكالمات والفرص والتذكيرات محفوظة في بطاقات الشركات، يصبح السؤال في اجتماع الفريق «أي شركة جاهزة للتقدم؟» بدل «من اتصل بمن؟». وتُوسَم الفرص التي تجاوزت تاريخ الإغلاق المتوقع بالأحمر في لوحة الفرص، فتظهر الفرصة التي كانت تتقادم بصمت.

الشركة التي تعذّر الوصول إليها وتسجيل النتيجة

لا يمكن الوصول إلى بعض الشركات في القائمة من المحاولة الأولى؛ فالمقسم مشغول أو المسؤول في اجتماع. وقول «سأنظر في الأمر لاحقًا» في هذه الحالة يعني فقدان الشركة فعليًا. والطريقة الصحيحة هي وسم النتيجة بـ«تعذّر الوصول» وكتابة موعد معاودة الاتصال في اللحظة نفسها. وهكذا لا تسقط الشركة من القائمة ويبقى موعد المعاودة مسجلًا. ولهذا يُعدّ تسجيل النتيجة أثمن أجزاء القائمة.

والملكية جزء من القائمة أيضًا. فيمكن لمندوب أن يتولى الشركة المرشحة، أو أن تُترك في مجمّع مشترك، أو أن تُسند بالجملة. وهكذا يكون الجواب عن سؤال «من يتابع هذه الشركة؟» دائمًا على البطاقة، ويقل خطر أن يتصل شخصان بالشركة نفسها دون علم أحدهما بالآخر.

هل هي ضرورية في الفريق الصغير أيضًا؟

بالنسبة إلى فريق من اثنين أو ثلاثة يبدو الجدول كافيًا في الغالب. ويظهر الفرق في تسجيل النتيجة: ففي الجدول يُترك كتابة النتيجة للتطوع، أما في القائمة فتوفّر شاشة الاتصال حقولًا جاهزة للنتيجة والملاحظة وموعد معاودة الاتصال. وحتى في الفرق الصغيرة يقلل هذا النظام من الشركات الضائعة ومن الاتصالات المنسية. وعندما يكبر الفريق تكون العادة جاهزة: فبدل أن يسأل المندوب الجديد عن معلومات في رأس غيره، يفتح القائمة المسندة إليه ويبدأ العمل.

يُستخدم YazSis CRM AI اليوم في مركز الدعم والمبيعات الخاص بـ YazSis. أما نطاق أي تركيب مُهيَّأ لمؤسستكم فنحدده معًا بعد تحليل الاحتياجات. ويمكنكم الاطلاع على قوائم الاتصال وخريطة الشركات وقمع الفرص في صفحة YazSis CRM AI.