المراسلة الداخلية في الشركة: فصل مراسلات العمل عن التطبيقات الشخصية

حين يغادر مدير مشروع الشركة، لا يأخذ معه خبرته فقط؛ فالوعد الذي قُطع بشأن موعد التسليم، والقرار الذي اتُّخذ مع المورّد، والرسومات التي جرى تبادلها تبقى كلها في سجل المحادثات على هاتفه. برنامج المراسلة المؤسسية هو برنامج يحفظ المحادثات الفردية والجماعية للموظفين، وما يشاركونه من ملفات وصور، في قناة مؤسسية واحدة.

نشرح في هذا المقال لماذا يهم فصل مراسلات العمل عن التطبيقات الشخصية وكيف يمكن ذلك، من خلال وحدة المراسلة في YazSis KurumsalPortal.

أين تذهب مراسلات العمل في التطبيقات الشخصية؟

في تطبيقات المراسلة الشخصية تتبعثر مراسلات العمل في حسابات الموظفين أنفسهم. فجزء من الموضوع الواحد في مجموعة، وقرار لم يكتمل في محادثة فردية أخرى، والملف المعني في مكان ثالث. ولا تملك الشركة سجلًا كاملًا؛ فالسجل مرتبط بحساب من يحتفظ به. تخيّل فريقًا يجهّز لإطلاق منتج: موافقة التصميم على هاتف شخص، وقرار السعر في محادثة مجموعة أخرى، والملف النهائي مرفق في بريد إلكتروني. وحتى لو مرّ الإطلاق بنجاح، يصير جمع هذه المعلومات بعد ذلك عملًا مرهقًا. وفي الحياة اليومية يعني هذا ما يلي:

• لا يستطيع الموظف الذي ينضم إلى المشروع لاحقًا معرفة تاريخ الموضوع؛ فليس له وصول إلى المحادثات القديمة.
• يُطرح السؤال نفسه على ثلاثة أشخاص لمعرفة النسخة الأخيرة من ملف ما.
• عندما يتغير الموظف أو الفريق لا تبقى المراسلات في الذاكرة المؤسسية.
• من يصل إلى المراسلات أمر بيد صاحب الحساب لا بيد الشركة.

مراسلة العمل سجلّ يخص العمل نفسه، وليست شيئًا يخص هاتف من يحتفظ بها.

ماذا تقدم وحدة المراسلة؟

• محادثات فردية وجماعية: يبدأ الموظف محادثة باختيار شخص أو فريق. وتنسّق فرق المشاريع والمديرون الموضوع نفسه في قناة واحدة.
• مشاركة الملفات والصور: تُشارك ملفات العمل والصور داخل المحادثة وتبقى في السجل مع المراسلة؛ فلا حاجة إلى تفقد القنوات للعثور على الملف.
• الرسائل غير المقروءة والإشعارات: يرى المستخدم رسائله غير المقروءة بنظرة واحدة، ويتلقى إشعارًا بالرسائل الجديدة.
• التحكم في الوصول: لا يصل إلى المحادثات إلا الأشخاص المخوَّلون، ويُحدَّد من يستطيع الوصول إلى السجلات بتعريفات الصلاحيات.

تعمل الوحدة على بنية المستخدمين والصلاحيات نفسها التي تعمل عليها بقية KurumsalPortal، وتوجد داخل البوابة المثبتة على خادم العميل نفسه. ويستخدمها الموظفون من متصفح الهاتف دون تثبيت تطبيق. وهذا مهم خاصة للفرق التي لا تعمل خلف مكتب: فالموظف في الميدان أو في الوردية يستطيع المشاركة في المحادثة من هاتفه أيضًا.

رحلة المحادثة

1. اختر الشخص أو الفريق. يشارك في المحادثة كل من له صلة بالموضوع.
2. ابدأ المحادثة. فردية أو جماعية؛ يتقدم الموضوع في قناة واحدة، ويرى المراسلة من لهم حق الوصول إلى المحادثة.
3. شارك الملف. الرسم أو الصورة أو المستند يبقى داخل المراسلة ومع المراسلة.
4. أرسل الإشعار. يعلم الطرف الآخر بالرسالة الجديدة ويراها في شاشة الرسائل غير المقروءة.
5. احفظ السجل المؤسسي. حتى لو تغيّر الموظف أو الفريق تبقى مراسلة العمل في ذاكرة الشركة.

ما الذي يجب الانتباه إليه أثناء الانتقال؟

لا حاجة إلى نقل كل المراسلات في يوم واحد؛ فالمسألة الأساسية هي وضع قاعدة واضحة بشأن أي موضوع يُناقَش أين. وفي الممارسة العملية تبدو بداية مجدية على النحو التالي:

• انقل مراسلات المشاريع والفرق والإدارة إلى الوحدة، وليبقَ الحديث الاجتماعي في التطبيقات الشخصية.
• افتح لكل موضوع يتطلب قرارًا مجموعة تضم المعنيين، وخذ القرار في تلك المجموعة.
• شارك الملفات داخل المحادثة بدل تداولها بالبريد الإلكتروني.
• أبقِ القنوات الخارجية التي تستخدمها لمراسلات العملاء والموردين منفصلة؛ فالوحدة مخصصة للتواصل داخل المؤسسة.

كيف تعرف أنها تُستخدم فعلًا؟

• الموظف الذي ينضم حديثًا إلى المشروع يصل إلى تاريخ الموضوع من المحادثة المعنية، ولا يسأل أحدًا «من أرسل ذلك الملف؟».
• حين يغادر موظف أو يتغير الفريق يبقى سجل مراسلات العمل غير المكتمل في البوابة.
• تقل المجموعات الشخصية التي يُتحدث فيها عن العمل، وتتقدم الموضوعات التي تتطلب قرارًا في المجموعات داخل البوابة.
• يستطيع المديرون أن يروا في السجل في أي محادثة انتهى موضوع ما وكيف.

ما المكسب؟

يتلخص المكسب المتوقع في ثلاثة عناوين: قلة القنوات المتفرقة، وحفظ الذاكرة المؤسسية، وتسارع تنسيق الفريق. وهذه ليست نتيجة سحرية؛ بل تظهر كلما أجرى الموظفون مراسلات العمل فعلًا في قناة واحدة. لذلك فإن اختيار فريق أو فريقين تسبب فيهما تبعثر المراسلات أكبر المشكلات، بدلًا من الشركة كلها، يسهّل ترسّخ العادة.

للاطلاع على نطاق الوحدة راجع صفحة وحدة المراسلة، ولدراسة كيف تعمل مع بقية الوحدات راجع صفحة KurumsalPortal.