Yıllık izin nasıl hesaplanır? Kıdeme göre gün sayıları, hak kazanma tarihi ve örnek

Bir çalışanın işe girişinin birinci yıldönümü yaklaşıyor ve İK’nın gelen kutusuna üç soru düştü: “Bir yılı dolduracağım, kaç gün iznim olur?”, “Beşinci yılımdayım, 14 gün mü 20 gün mü?”, “Aynı şirketin öbür şubesinde geçen sürem sayılıyor mu?” Üçü de aynı hesabın parçası, ama cevapları kanunun farklı yerlerinde. Gün sayısı Excel’de elle yazılmışsa tek bir yanlış basamak ya çalışanın hakkını eksik verir ya da fazla izne yol açar. Bu yazıda hak kazanma tarihini, kıdem basamaklarını ve hesabı örnekle anlatıyoruz.

Yıllık ücretli izin, işçinin belirli bir süre çalıştıktan sonra ücreti kesilmeden kullandığı dinlenme hakkıdır; 4857 sayılı İş Kanunu’nun 53 ila 60. maddelerinde ve Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği’nde düzenlenir. Hesap iki soruya iner: hak ne zaman doğdu ve o tarihteki hizmet süresine göre kaç gün tanındı? Aşağıda ikisini sırayla ele alıyoruz.

Yıllık izin hakkı ne zaman doğar?

Kanun, işyerinde işe başladığı günden itibaren, deneme süresi de içinde olmak üzere, en az bir yıl çalışmış işçilere yıllık ücretli izin verilmesini ister (m.53). Yani hak, işe giriş tarihinin birinci yıldönümünde doğar ve deneme süresi bu bir yıla dahildir. Aynı işverenin bir veya birden çok işyerinde geçen süreler birleştirildiği için şubeler arası geçiş hak kazanma tarihini sıfırlamaz (m.54). Niteliği gereği bir yıldan kısa süren mevsimlik ve kampanya işlerinde çalışanlara bu hükümler uygulanmaz. Yıllık ücretli izin hakkından vazgeçilemez; çalışan “iznime ihtiyacım yok” diye yazı imzalasa bile hak ortadan kalkmaz.

Kıdeme göre yıllık izin kaç gün?

Tabloda “en az” sözü önemli: bu süreler alt sınırdır ve iş sözleşmesi ya da toplu iş sözleşmesiyle artırılabilir. Sınırlara da dikkat edin. Beşinci yıl tamamlandığında hak hâlâ 14 gündür; 20 güne geçiş için beş yılın aşılmış olması gerekir. Aynı şekilde 26 gün, onbeşinci yılın dolduğu gün başlar. Süreler izin günü olarak sayılır; izin süresine rastlayan hafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz (m.56).

Adım adım yıllık izin hesabı

1. İşe giriş tarihini ve önceki süreleri belirleyin: aynı işverenin işyerlerinde geçen süreler birleşir.
2. Hak kazanma tarihini bulun: işe giriş tarihine bir yıl ekleyin. Sonraki hak kazanma tarihleri her yıl bir yıl sonradır.
3. Çalışılmış sayılan ve sayılmayan günleri ayırın: 55. maddede sayılan haller çalışılmış kabul edilir, bunların dışındaki devamsızlıklar bir yıllık süreyi ileri iter.
4. O tarihteki hizmet süresine bakarak 14, 20 ya da 26 günü seçin.
5. Yaş ve yer altı kuralını uygulayın: 18 yaş ve altı ile 50 yaş ve üzeri çalışana 20 günün altında izin verilmez, yer altı işlerinde süreye 4 gün eklenir.
6. İş sözleşmesinde ya da toplu iş sözleşmesinde daha uzun bir süre varsa onu esas alın.
7. Kullanılan günleri düşürün ve kalan günü bakiye olarak yazılı kayda geçirin.

Yedinci adım, hesabın kanıtıdır. Yönetmeliğe ekli yıllık izin kayıt belgesi örneğinde işçinin işe giriş tarihi, bir yıllık süre içinde çalışılmayan gün sayısı ve nedenleri, izne hak kazandığı tarih, kıdemi, izin süresi, yol izni, izne başlangıç ve izinden dönüş tarihleri ile işçinin imzası yer alır. Hesabı yaparken bu alanları dolduracak bilgileri de baştan toplamak, sonradan “bu gün neden sayıldı” sorusunu cevaplamayı kolaylaştırır.

Yıllık izin nasıl hesaplanır, örnek: 1 Mart 2021’de işe giren çalışan

Kurgusal bir örnek alalım. Çalışan 1 Mart 2021’de işe başladı, kaydırıcı bir devamsızlığı yok ve yaş ya da yer altı istisnası söz konusu değil. Her yıl kazandığı izni bir sonraki hizmet yılı içinde kullanır (m.54). Hak kazanma tarihleri ve gün sayıları şöyle ilerler.

En çok karışan satır 1 Mart 2026’dır: beşinci yıl tamamlanmıştır ama 20 güne geçiş altıncı yıldönümünde, yani 1 Mart 2027’de olur. Excel’deki formül “5 yıl ve üzeri” diye kurulmuşsa bu satırda sessizce bir hata üretir.

Hak kazanma tarihini ne kaydırır?

Bir yıllık süre içinde 55. maddede sayılan haller dışındaki sebeplerle işe devam kesilirse, bu boşluk kadar hizmet süresi eklenir ve hak kazanma tarihi bir sonraki hizmet yılına aktarılır (m.54). Aşağıdaki süreler ise yıllık izin hesabında çalışılmış gibi sayılır (m.55):

• İş kazası veya hastalık nedeniyle işe gidilemeyen günler (maddede belirtilen sınır içinde)
• Kadın işçilerin doğumdan önce ve sonra çalıştırılmadığı günler
• Hafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil günleri
• Ek Madde 2’de sayılan ücretli izin süreleri (evlenme, ölüm gibi)
• İşveren tarafından verilen diğer izinler ve daha önce kullandırılmış yıllık ücretli izin süreleri

Excel ile hesaplamak: nerede yeter, nerede bozulur?

Küçük bir ekipte işe giriş tarihi sütunu, bir tarih formülü ve elle yazılan bakiye çoğu zaman yetişir. Sorun, hesabın yalnızca formüle bağlı olmamasından çıkar:

• Basamak değişimi (5. yıldan 6. yıla) yıldönümünde olur; formül ay sonuna ya da yıl başına göre kurulduysa gün sayısı yanlış çıkar.
• Hastalık, doğum ya da devamsızlıkla kayan hak kazanma tarihleri tabloda elle tutulur ve güncellenmesi unutulabilir.
• Yaş eşikleri (18 ve 50) doğum tarihi ayrı bir sütunda tutulmadıkça gözden kaçar.
• Aynı dosyanın iki kopyası dolaşınca hangisinin güncel olduğu tartışma konusu olur.
• Kâğıt ya da WhatsApp üzerinden alınan talepler tabloya geç yansır; izin kullanılmıştır ama bakiye hâlâ eski görünür.

Kanun, işverenin her işçi için yıllık izin kayıt belgesi tutmasını ister (m.56). Kâğıt dosya bunu karşılar, ama bakiye ile belge arasındaki tutarlılığı elle korumak İK’nın üzerine kalır.

KurumsalPortal yıllık izin bakiyesini nasıl takip eder?

YazSis KurumsalPortal’ın Mobil İzin Yönetimi modülünde çalışan, telefonunun tarayıcısından ve uygulama kurmadan izin talebi oluşturur. Talep kalan izin bakiyesiyle doğrulanır, ardından önce yöneticiye, sonra İK’ya gider. Kademeli onay zinciri tamamlanmadan izin kesinleşmez, her onay adımı kayıtta kalır; onaylanan izin ekip takvimine işlenir ve bakiye güncellenir.

Burada açık bir sınır var: yukarıdaki kıdem ve yaş kurallarını bakiyeye yansıtmak İK’nın sorumluluğunda kalır; bu yazıda modülün hak kazanma gününü kıdemden otomatik hesapladığını iddia etmiyoruz. Kuralınızın portalda nasıl yansıtılacağını kurulum öncesi görüşmede sorun. İzin kayıtları XLSX rapor olarak da alınabilir. PDKS ya da bordro ile veri akışı gerekiyorsa kapsamı projede birlikte belirlenir.

Dağınık izin tablolarını tek akışa taşımak istiyorsanız Mobil İzin Yönetimi modülünü inceleyebilirsiniz.