WhatsApp’tan şantiye kaydı: Formenin mesajı nasıl puantaja dönüşür?

Bir şantiyede günün en doğru bilgisi formenin telefonundadır: kaç kişi çalıştı, hangi kat bitti, yarın ne lazım, kim baretsiz iskeleye çıktı. Sorun şu ki bu bilgi WhatsApp mesajlarında, sesli notlarda ve fotoğraflarda kalır. Ofis akşam puantajı toplarken telefon telefon arar, patron günün özetini ancak ertesi sabah öğrenir.

Bu yazıda, sahadan gelen dağınık mesajların nasıl yapılandırılmış kayda dönüştürülebileceğini ve bu dönüşümde nelere dikkat etmek gerektiğini anlatıyoruz. Örnekleri ürünümüz SahaSesi AI üzerinden veriyoruz.

Şantiye bilgisi neden kayda geçmiyor?

Saha ekipleri yeni bir uygulama öğrenmek istemez; telefonda en rahat kullandıkları araç WhatsApp’tır. Form doldurmak, menüde gezinmek ya da şifre hatırlamak şantiye temposuna uymaz. Sonuç olarak bilgi doğru zamanda üretilir ama yanlış yerde birikir.

• Puantaj, akşam formenlerle tek tek konuşularak çıkarılır; yarım gün ve mesai karışır.
• Malzeme talebi bir grupta yazılır, kimin sipariş verdiği belirsiz kalır.
• Eksikler fotoğrafla bildirilir ama kapandığını gösteren kayıt yoktur.
• İş güvenliği olayları sözlü aktarılır; raporda görünmesi şansa kalır.

Mesajdan kayda: beş kayıt türü

Sahadan gelen mesajların büyük bölümü beş türden birine girer. Mesajı bu türlere ayırmak, ofisin ihtiyaç duyduğu listelerin kendiliğinden oluşmasını sağlar.

1. İş kaydı: “B blok 3. kat kolon kalıbı bitti” gibi ilerleme bilgisi, blok ve kat bilgisiyle günlük rapora dizilir.
2. Puantaj: “Kaba ekip 12 kişi, demirci 4 kişi yarım gün” kişi ya da taşeron ekibi bazında işlenir.
3. Malzeme talebi ve teslim: “Yarın 20 m³ beton lazım” talep olur; irsaliye fotoğrafı gelince teslim kaydı açılır.
4. Eksik: fotoğraflı eksik, sorumlu taşeronla açılır ve kapatma fotoğrafıyla kapanır.
5. Olay: iş kazası, iş durması ya da denetim ziyareti ayrı tutulur; iş güvenliği olayı raporun en üstüne çıkar.

Yapay zekâ bu süreçte ne yapar?

SahaSesi AI’da formen ve ustalar tek bir WhatsApp numarasına yazar. Sesli mesaj önce yazıya çevrilir; ardından yapay zekâ mesajı okuyup türüne ayırır ve “Kaydettim: …” diye formene geri okur. Yanlış anlaşılan bir şey varsa formen “hayır, 10 kişiydi” yazarak düzeltir.

Formen her zamanki gibi yazar; değişen tek şey, mesajın artık kayda dönüşmesidir.

Yapay zekâ hata yapabilir. Bu yüzden emin olunamayan ya da işlenemeyen mesajlar ofisteki “kontrol bekliyor” listesine düşer; hiçbir mesaj sessizce kaybolmaz. Günlük rapor şef onayından sonra kilitlenir ve sonraki değişiklikler iz bırakır.

Akşam raporu: patronun tek sayfası

Günün kayıtları kendiliğinden günlük rapora dizilir. Her akşam şantiye bölümlü tek bir PDF, yöneticilere WhatsApp ve e-postayla gider. Raporda günün iş kayıtları, kişi-gün toplamı, açık eksikler ve varsa iş güvenliği olayları yer alır. Kayıt göndermeyen şantiye de ayrıca işaretlenir.

Ay sonunda puantaj tablosu kişi ve taşeron bazında, gün gün Excel’e iner. Muhasebeye gidecek dosya için ayrıca derleme yapmak gerekmez.

Başlamadan önce bilinmesi gerekenler

• Saha ekibine uygulama kurulmaz; panelden kişinin adı ve telefonu eklenir.
• Kayıtlar, fotoğraflar ve ses dosyaları Frankfurt’taki (Almanya, AB) veri merkezinde tutulur; yapay zekâ ve sesi yazıya çevirme servisleri ABD’dedir.
• Puantaj ve iş güvenliği kayıtlarını kullanmadan önce ofisin kontrol etmesini öneriyoruz.
• SahaSesi AI şu anda pilot programla, ilk şantiyelerle birlikte devreye alınıyor.

Kurumsal tarafta ne değişir?

Şantiye kaydı tek başına bir başlangıçtır. Planlı saha ziyaretleri ve görev takibi için Saha Takip & Planlama, olay ve ramak kala kayıtlarının kurum genelinde izlenmesi için İSG Olay / Ramak Kala Yönetimi modülleri aynı disiplini ofis süreçlerine taşır.

Şantiyenizin akşam raporunu WhatsApp’tan almak istiyorsanız pilot programın kapsamını birlikte konuşabiliriz.