Üretim takibi: Atölyedeki veriyi ERP’ye taşımak

Atölyede en doğru bilgi, iş emri kâğıdının kenarına yazılan notlardadır: kaç adet kesildi, kaç adet fire verdi, hangi iş neden bekledi. Sorun, bu notların ofise ulaştığında ya eksik ya da çok geç olmasıdır. Üretim takibi, bir işin atölyede hangi aşamada olduğunu, ne kadar malzeme ve emek tükettiğini kayıt altında izleme işidir; ERP ile birleştiğinde bu kayıt stok, maliyet ve sevkiyat kararlarını da besler.

Bu yazıda üretim verisinin atölyede nerede doğduğunu, ERP’ye hangi yoldan taşındığını ve veri toplarken verilmesi gereken kararları anlatıyoruz. ERP tarafında YazSis ERP’in üretim alanını örnek alıyoruz.

Atölyede veri nerede doğar?

Üretim bilgisi tek bir yerde değil, işin akışı boyunca küçük parçalar halinde doğar. Her parça, ofiste bir sorunun cevabı olabilir; ama kaydedilmezse sadece ustanın hafızasında kalır.

• Malzeme çıkışı: Hangi iş için depodan ne kadar hammadde alındı, hangi lot ya da seriden?
• Operasyon başlangıcı ve bitişi: İş hangi istasyonda ne zaman başladı, ne zaman bitti, nerede bekledi?
• Üretilen adet: Bitmiş ve yarı mamul adet, kontrolden geçen ve geçmeyen miktar.
• Fire: Ne kadar malzeme kayboldu ve neden: hatalı kesim, malzeme kusuru, ayar kaybı?
• Fason hareketi: Atölyenin dışına hangi iş, hangi miktarda gitti ve ne zaman döndü?

Küçük bir sahne düşünün: Bir müşteri sevkiyat tarihini sorar. Satış temsilcisi atölyeye telefon eder, usta “bitmek üzere” der. Sistemde iş emri açıktır ama işin hangi aşamada olduğunu gösteren hiçbir kayıt yoktur. Temsilci müşteriye tahmini bir tarih verir; iş gecikirse bu tarih, atölyenin değil satışın verdiği söz olarak kalır. Üretim takibinin asıl işi, böyle durumlarda tahmini bilgiyi kayıtlı bilgiyle değiştirmektir.

Verinin ERP’deki yolu

Atölye verisinin ERP’de anlamlı olması için önce bir üretim yapısının tanımlı olması gerekir. Ürün ağacı ve reçete, “bu ürün neyle üretilir” sorusunu cevaplar; iş emri ise “ne kadar, ne zaman, hangi sırayla” sorusunu. Bu ikisi yerine oturduktan sonra gelen her atölye kaydı, sistemde bir karşılık bulur:

1. Ürün ağacı ve reçete hazırlanır; her mamulün hangi malzemelerden, hangi miktarlarla oluştuğu tanımlanır.
2. Siparişten ya da stok ihtiyacından bir iş emri açılır; iş emri, üretilecek adedi ve termini taşır.
3. Malzeme depodan iş emrine çıkar; stok, aynı hareketle düşer.
4. Atölyede üretilen adet ve fire kaydedilir; iş emri kısmen ya da tamamen kapanır.
5. Mamul stoğa girer, sevkiyata hazır hale gelir; gerçekleşen malzeme ve fire, maliyete yansır.
6. Yönetim, verim ve maliyet farkını planlanan değerle yan yana görür.

Bu zincirdeki en kritik halka, malzeme çıkışının bir iş emrine bağlanmasıdır. Malzeme iş emri olmadan depodan çıkıyorsa, ne fire ne de maliyet doğru hesaplanabilir. Bu yüzden birçok işletme, ilk adım olarak depo çıkışlarını iş emrine bağlamakla başlar; atölye kayıtlarının sıklaştırılması sonra gelir.

Atölyede kayıt tutmak işin yan görevi değil, işin bir adımı olmalıdır.

Fason: atölyenin dışına çıkan iş

Birçok üretimde işin bir kısmı dışarıda yapılır: kaplama, boya, ısıl işlem, özel bir operasyon. Fasona giden malzeme, eğer sistemde izlenmezse bir süre sonra kimsenin tam bilmediği bir yerde bekler. ERP’de fason işi de bir iş emri adımı olarak açılırsa hangi malzemenin kimde olduğu, ne zaman döneceği ve dönüşte ne kadarının kullanılabilir çıktığı görünür kalır. Fire ve verim hesabı da dış işleri kapsayacak şekilde kurulur.

Veri toplamadan önce verilecek beş karar

• Kim kaydedecek? Usta mı, istasyon sorumlusu mu, vardiya amiri mi? Kayıt, işi yapana en yakın kişide en az zahmetle yapılabilmelidir.
• Hangi anlarda kayıt alınacak? Her operasyonda mı, yalnızca iş emri kapanışında mı? Ne kadar sık kayıt, o kadar ayrıntılı ama o kadar yük demektir.
• Fire nasıl sınıflandırılacak? Serbest yazı yerine kısa bir neden listesi, aylık değerlendirmeyi mümkün kılar.
• İzlenebilirlik nasıl kurulacak? Lot, seri ve barkod kullanımı, hangi mamulde hangi malzemenin kullanıldığını sonradan göstermeye yarar.
• Kayıt gecikirse ne olacak? Vardiya sonunda toplu giriş de olabilir; önemli olan, bu gecikmenin raporlarda açıkça bilinmesidir.

Yönetim ne görmeye başlar?

Veri düzenli akmaya başlayınca soruların cevabı değişir. “Bu iş neden gecikti?” sorusu, hangi istasyonda ne kadar beklediğini gösteren bir kayıtla cevaplanır. “Bu üründe gerçekten kâr ediyor muyuz?” sorusu, planlanan ve gerçekleşen malzeme ile fire üzerinden hesaplanan maliyete bakılarak cevaplanır. YazSis ERP’deki KPI ve gerçek zamanlı rapor görünümü, bu sorulara ayrı dosya hazırlamadan bakmayı hedefler.

Atölyenizdeki veriyi ERP’ye taşıma yaklaşımını konuşmak isterseniz YazSis ERP sayfasındaki alanlara göz atabilirsiniz.