Bilgisayar zimmet formu: Laptop ve telefon için teslim, iade ve arıza kaydı

Yeni başlayan çalışanın masasına dizüstü bilgisayar, telefon ve şarj aleti bırakıldı. Üç ay sonra aynı cihazların nerede olduğunu soran biri çıkıyor: Laptop kimde? Telefonun kılıfı ve şarj aleti geri geldi mi? Evden çalışan satış sorumlusuna kargoyla giden cihaz teslim edildi mi, hangi durumda? IT ekibi bunların cevabını bir tabloda, bir e-posta zincirinde ve birinin hafızasında arıyor. Bu yazıda bilgisayar ve telefon için kullanabileceğiniz bir zimmet formu şablonunu, uzaktan çalışanlara verilen cihazların takibini ve arıza ya da değişim durumunda kaydın nasıl işleneceğini anlatıyoruz.

Bilgisayar zimmet formu, şirketin bir çalışana teslim ettiği dizüstü bilgisayar, telefon, tablet gibi cihazın kimliğini, aksesuarlarını ve teslim anındaki durumunu kaydeden, iade ve arıza süreçlerinde başvurulan teslim belgesidir. Bilgisayar zimmet tutanağı ya da IT ekipmanı teslim tutanağı da denir; telefon ve bilgisayarı aynı formda toplayan şirketler de, ikisi için ayrı form tutanlar da vardır.

Bilgisayar zimmet tutanağı hangi alanları içermeli?

Aşağıdaki şablonu kendi cihaz türlerinize göre kısaltabilir ya da genişletebilirsiniz. Sağ sütundaki girişler yalnızca örnektir.

Bilgisayar ve telefon zimmet formunda farklı olan ne?

İki cihaz türü aynı formun üzerine oturur ama birkaç alanda ayrışır:

• Telefonda IMEI numarası ve varsa hat bilgisi ayrıca yazılır; bilgisayarda seri numarası yeterlidir.
• Telefonun ekran kilidi ve cihaz bulma ayarı açıldı mı sorusu forma eklenir; bilgisayarda disk şifreleme sorulur.
• Telefonda kişisel kullanım ve kişisel uygulama kuralı, bilgisayarda yetkisiz yazılım kurmama kuralı yazılı bir madde olarak yer alır.
• Aksesuar listesi telefonda kılıf ve şarj aletine, bilgisayarda çanta, adaptör ve çevre birimlerine kayar.
• Her ikisinde de cihazın üretici destek süresi bitiş tarihi, arıza anında kararı kolaylaştırmak için forma not edilir.

Tek form mu, iki ayrı form mu sorusunun cevabı cihaz sayınıza bağlıdır. Çalışan başına genellikle bir bilgisayar ve bir telefon veriliyorsa tek form yeterli olur: üst bölüm çalışan bilgisini taşır, alt bölüm her cihaz için ayrı bir satır açar. Cihazlar farklı zamanlarda verilip iade ediliyorsa her cihaza ayrı form daha temizdir; çünkü bir cihazın iadesi diğerinin kaydını karıştırmaz.

İade günü için kontrol listesi

Teslim formu kadar iade günü de kayda değer. Cihaz geri geldiğinde şu maddeleri sırayla işaretlemek, sonradan çıkacak anlaşmazlıkların çoğunu önler:

• Seri numarası ya da IMEI formdaki numarayla eşleşiyor mu?
• Teslimde yazılan tüm aksesuarlar geri geldi mi, eksik olan parça listeye yazıldı mı?
• Cihazın fiziksel durumu teslim notuyla karşılaştırıldı mı; yeni hasar varsa tarih ve açıklamasıyla not edildi mi?
• Çalışanın kişisel dosyaları ve hesapları cihazdan kaldırıldı mı?
• Şirket verisi için IT tarafında gereken yedekleme ya da silme işlemi tamamlandı mı?
• İade tarihi ve iadeyi teslim alanın adı forma yazıldı, iki taraf imzaladı mı?
• Cihazın bir sonraki durumu (boşta, bakıma, hurdaya) kayda işlendi mi?

Uzaktan çalışana verilen laptop zimmeti nasıl takip edilir?

Uzaktan çalışan cihazı elden almaz; teslim bir kargo hareketine dönüşür. Bu nedenle form kadar, teslimin gerçekten gerçekleştiğini gösteren adımlar da önem kazanır:

1. Cihazı çıkarmadan önce formu doldurun, seri numarasını ve aksesuar listesini kontrol ederek kutuya ekleyin.
2. Kargo takip numarasını zimmet kaydına not edin; cihaz henüz teslim edilmediği için durumunu ayrı işaretleyin.
3. Çalışan cihazı aldığında onay versin; onayın yazılı bir izi (e-posta ya da kayıt) kalsın.
4. Cihazın bulunduğu yeri “uzaktan çalışan” olarak, mümkünse şehir düzeyinde konum bilgisiyle kaydedin.
5. Belirli aralıklarla, örneğin yılda bir kez, cihazın hâlâ çalışanda ve çalışır durumda olduğunu teyit edin.
6. İade gerektiğinde kargo hareketini ve teslim alma durumunu aynı karta işleyin; eksik aksesuarı o gün not edin.

Cihaz arızalanıp değiştirilince kayıt nasıl işlenir?

Küçük bir senaryo düşünün: Satış ekibindeki bir çalışanın dizüstü bilgisayarı açılmıyor. IT ekibi yedek stoktan bir cihaz veriyor, arızalı olanı tamire gönderiyor. Kayıt tutulmazsa üç şey kaybolur: çalışanın şu an hangi cihazı kullandığı, arızalı cihazın nerede olduğu ve ilk cihazın daha önce kimlerde bulunduğu.

• Arızalı cihazın zimmeti kapanır ve durum “Arızalı” ya da “Tamirde” olarak güncellenir.
• Yedek cihaz için yeni bir teslim formu doldurulur; seri numarası ve aksesuarlar yeniden yazılır.
• Tamirden dönen cihaz, boşa çıktığında “Boşta” durumuna alınır ve bir sonraki kişiye yeni formla verilir.
• Tamir sürecinin tarihleri ve notları cihazın hareket geçmişinde kalır.

Bir cihazın şu an kimde olduğunu dosya açmadan söyleyebiliyorsanız zimmet düzeniniz çalışıyor demektir.

Excel envanteri nerede yeter, nerede yetmez?

Yirmi otuz cihazı olan bir ekipte bir Excel tablosu ve klasörde duran taranmış formlar iş görür; seri numarası, kişi ve tarih sütunlarıyla birçok soru yanıtlanır. Cihaz sayısı ve değişim hızı arttıkça tablo iki yerden güncellenmeye başlar, arıza notları e-postada kalır ve aynı cihazın iki farklı satırda iki farklı kişiye görünmesi olağanlaşır. En büyük zayıflık geçmişin kaybolmasıdır: satırın üzerine yazıldığında önceki kullanıcı silinir.

Excel’de devam edecekseniz en azından şu sütunları ayrı tutun ve eski satırları silmek yerine yeni satır ekleyin: zimmet numarası, seri numarası, cihaz türü, kullanıcı, teslim tarihi, iade tarihi, durum ve not. Her teslim ya da iade ayrı bir satır olursa, bir cihazın geçmişi filtreyle çıkarılabilir. Bu disiplin bile Excel’i kısa süre için yeterli kılar; ancak kimin hangi satırı güncelleyeceğini yine siz belirlemek zorunda kalırsınız.

KurumsalPortal’da cihazın zimmet ve arıza geçmişi

Envanter ve Zimmet Yönetimi modülünde her cihaz için barkodlu bir envanter kartı açılır ve benzersiz bir zimmet numarası verilir. Cihaz Boşta, Zimmetli, Tamirde, Arızalı, Hurda ve Kayıp durumlarından birinde izlenir; zimmet, iade, transfer ve tamir hareketleri kartta birikir. Mevcut Excel listenizi tek tek girmeden toplu olarak içe aktarabilir, sayım ya da denetim için XLSX raporu alabilirsiniz.

Arıza tarafında IT Destek / Help Desk modülü çalışanın talebini ticket olarak toplar, kategori ve önceliğini belirler, uzman ekibe atar ve SLA ile çözüm süresini izler. Pratik bir yöntem, ticket açıklamasına cihazın zimmet numarasını yazmaktır; böylece hangi talebin hangi cihaza ait olduğu sonradan bulunur. Modüller ortak kullanıcı ve yetki altyapısında çalışır, çalışanlar telefon tarayıcısından erişir. Böylece idari işler, bilgi teknolojileri ve İK aynı cihaz kaydına bakar; çalışanın işten ayrılış sürecinde iade edilecek cihazlar da aynı yerden görülür.

Cihaz teslimlerini, iadelerini ve tamir hareketlerini tek kartta izlemek isterseniz Envanter ve Zimmet Yönetimi sayfasındaki akışa bakabilirsiniz.