Tekliften tahsilata: Satış sürecinde kaybolan adımlar ve kapatma yolu

Bir teklifin durumu “kabul edildi” olduğunda satış bitmiş gibi hissedilir. Oysa para hesaba girmeden, ödeme takip edilmeden ve yenileme tarihi bir yere yazılmadan süreç tamamlanmış sayılmaz. Satış ekipleri çoğu zaman kapanışa kadar titizdir; kayıplar kapanıştan sonraki sessiz adımlarda başlar. Zincirin uzunluğu da bu kaybı büyütür: fırsatı bir kişi, teklifi bir başkası, tahsilatı bir üçüncüsü yürütür ve aralarındaki geçiş çoğu zaman bir mesaja ya da tabloya bağlı kalır.

Tekliften tahsilata satış süreci, bir fırsatın açıldığı, teklifin hazırlanıp onaylandığı, müşteri kabul ettikten sonra tahsilatın izlendiği ve yenileme tarihine kadar takip edildiği zincirin tamamıdır. Bu yazıda zincirdeki beş halkayı ve her birinde nerelerin koptuğunu, YazSis CRM AI üzerinden anlatıyoruz.

Zincirin beş halkası ve kopan yerler

1. Fırsat. Firma ilgilendiğinde fırsat açılır. YazSis CRM AI’da huni altı aşamadan oluşur: Yeni, İletişim, Demo, Teklif, Kazanıldı ve Kaybedildi. Kopma noktası, aşaması güncellenmeden eskiyen fırsattır; beklenen kapanış tarihi geçen fırsat panoda kırmızıyla işaretlenir ve gözden kaçması zorlaşır.
2. Teklif. Kalemler, iskonto, KDV ve genel toplam tek sayfada, geçerlilik tarihi ve hazırlayan bilgisiyle yazdırmaya hazır hâle gelir. Kopma noktası, e-postayla dolaşan tabloların hangi sürümünün geçerli olduğunun karışmasıdır.
3. Onay. Teklif taslak, onay bekliyor, gönderildi, kabul ve red aşamalarından geçer; gönderilmeden önce yönetici onayı gerekir. Kopma noktası, onaysız verilen ve sonradan kimsenin hatırlamadığı indirimlerdir.
4. Tahsilat. Onaylı teklif kabul edildiğinde ya da fırsat kazanıldığında tahsilat kaydı açılabilir. Kopma noktası, satışın kapandığını bilen ekibin muhasebeye haber vermeyi unutmasıdır.
5. Yenileme. Lisans yenileme tahsilatları kendiliğinden açılır ve süre bitmeden uyarı gelir. Kopma noktası, ilk satıştan sonra kimsenin hatırlamadığı yenileme tarihidir.

Kabul edildi, ama kimse haberdar değil

Şöyle bir durum düşünün: bir satışçı, sanayi bölgesindeki bir firmaya hazırladığı teklifin kabul edildiğini telefonla öğreniyor. Memnun, bir sonraki firmaya geçiyor. Muhasebeye haber gitmediği için tahsilat kaydı açılmıyor; kurulum ekibi de teklifin onaylandığını başka bir kanaldan öğrenince birkaç gün kaybediliyor. Aylar sonra müşteri “yenileme için kimse dönmedi” diyor. Bu zincirde kimse kötü niyetli ya da ihmalkâr değil; sadece her adım başka bir kişinin hafızasına bırakılmış. Teklif durumunun, tahsilatın ve yenileme tarihinin aynı firma kartında durması, bu tür sessiz kayıpları görünür kılmanın en kısa yoludur.

Teklif sayfasında neler görünmeli?

Teklifi müşteriye gönderen kişinin, o sayfanın tek başına yeterli olduğundan emin olması gerekir. Müşteri sayfayı yazdırıp dosyalayabilmeli, ekibiniz de aylar sonra aynı sayfaya bakarak ne vaat edildiğini görebilmelidir. Taslak bir tabloyla gönderilen ve sonradan değişen tekliflerde, tarafların aynı sayıya baktığından emin olmak zorlaşır. Bu yüzden teklif sayfasında şunlar bulunmalıdır:

• Kalem kalem ürün ve hizmet açıklaması
• İskonto, KDV ve genel toplam
• Geçerlilik tarihi
• Teklifi hazırlayan kişi
• Yönetici onayının alındığını gösteren durum
• Müşterinin yanıtı: kabul ya da red

Tahsilatı türlerine ayırmak

Tahsilat tek bir kalem değildir. YazSis CRM AI’da ilk satış, lisans yenileme, ek modül ve hizmet tahsilatları ayrı türlerde izlenir. Müşteri ödemeyi parça parça yapıyorsa kısmi ödeme kaydedilir; bekleyen, vadesi geçen, kısmi ve ödenen tahsilatlar aynı listede ayrı durumlarla görünür. Vade yaklaştığında uyarı gelir.

Türleri ayırmak muhasebe için olduğu kadar satış için de yararlıdır. Ek modül satışı ile yenileme aynı müşteri kartında farklı kalemler olarak görünür; bir müşterinin sizinle ilişkisinin nasıl büyüdüğünü ya da nerede durduğunu tek bakışta okumak mümkün olur. Böylece “bu müşteriden ne kadar bekliyoruz” sorusu tahmine değil, listeye dayanır.

Satış, para hesaba girdiğinde değil, yenileme tarihi takvime yazıldığında tamamlanır.

Zincirde kim hangi halkadan sorumlu?

Halkaların sorumlusu belli olmazsa, kopan yer fark edilmez. YazSis CRM AI’da dört rol vardır: Yönetici, Destek, Satış ve Muhasebe. Satış fırsatı ve teklifi yürütür, Yönetici teklif onaylarını verir, Muhasebe tahsilat ve lisans uzatma işlemlerini yapar. Menü role göre süzüldüğü için her ekip yalnız kendi işini görür; yönetici ise tüm akışı tek panoda izler. Tüm yazma işlemleri kişi, işlem ve IP ile denetim kaydına yazıldığı için bir teklifte ya da tahsilatta ne değiştiği sonradan görülebilir. Sorumlunun belli olması, kopan bir halkada kimin arayacağını da belirler.

Her hafta sorulacak dört soru

• Teklif aşamasında bekleyen fırsatlardan hangisinin beklenen kapanış tarihi geçti?
• Kabul edilen tekliflerden hangisinin tahsilat kaydı henüz açılmadı?
• Vadesi geçen ya da kısmen ödenen tahsilatların sahibi kim ve bir sonraki adım ne?
• Önümüzdeki dönemde süresi bitecek lisanslar için yenileme görüşmesi planlandı mı?

Bu dört soruya toplantıda cevap aramak yerine panodan ve listelerden bakıp sadece istisnaları konuşmak, ekibin zamanını gerçekten satışa ve müşteriye ayırmasını sağlar.

Fırsat hunisini, onaylı teklifleri ve tahsilat ekranlarını YazSis CRM AI sayfasında inceleyebilirsiniz.