Şirket içi mesajlaşma uygulaması nasıl seçilir? 7 ölçüt ve karşılaştırma

Bir proje ekibi yazışma aracını kendi seçti, birkaç hafta sonra başka bir ekip başka bir araca geçti. Yıl sonunda hangi kararın nerede yazıldığını bulmak için üç uygulamanın içinde arama yapılıyor; işten ayrılan bir çalışanın hesabı hâlâ açık; iş dosyaları çalışanın kendi hesabında duruyor. Araçların hiçbiri kötü değildi, hepsi hızlı ve kolaydı. Eksik olan, yazışmanın şirketin kayıt, yetki ve veri düzenine bağlı olmasıydı. Şirket içi mesajlaşma seçimi bu yüzden “en çok hangisi kullanılıyor?” sorusuyla değil, aşağıdaki ölçütlerle yapılmalıdır.

Şirket içi mesajlaşma uygulaması, çalışanların birebir ve grup yazışmalarını, dosya ve görsel paylaşımını kurumun kontrolündeki bir platformda yürüten yazılımdır; kurumsal mesajlaşma da denir. Kişisel bir sohbet uygulamasından farkı, yazışmanın çalışanın hesabında değil, kurumun düzeninde durmasıdır.

Şirket içi mesajlaşma uygulaması nasıl seçilir? Yedi ölçüt

Aşağıdaki tabloyu bir puan kartı gibi kullanabilirsiniz: her aday araç için her satıra 0, 1 ya da 2 puan verin ve toplamı değil, sıfır aldığı satırları karşılaştırın. Şirketiniz için vazgeçilmez olan ölçütte sıfır alan araç, diğer altı ölçütte ne kadar iyi olursa olsun elenmelidir.

Kurumsal mesajlaşma uygulamaları: üç seçenek yan yana

Tabloda bir seçeneğin diğerlerinden “iyi” ya da “kötü” olduğunu söylemiyoruz; her biri farklı bir ihtiyaca daha uygundur. Önemli olan, şirketinizin hangi ölçütleri vazgeçilmez gördüğüne önceden karar vermektir. Yalnızca hızlı bir sohbet arıyorsanız ilk seçenek yeterli olabilir. Kararlar, onaylar ve dosyalar da bu yazışmalarda dolaşıyorsa kayıt ve yetki ölçütleri öne çıkar.

Bağımsız bir kurumsal sohbet ürününe yöneliyorsanız sözleşmeden önce şu soruların yazılı cevabını isteyin: yazışmalar nerede saklanıyor, sözleşme bittiğinde verilerinizi hangi biçimde geri alırsınız, kullanıcıları mevcut kullanıcı listenizden mi yönetirsiniz, ayrılan çalışanın hesabını kim kapatır? Bu sorular hangi ürün olursa olsun geçerlidir ve cevabın muğlak olması başlı başına bir bilgidir.

Kişisel sohbet uygulamasıyla devam etmek ne zaman yeterli, ne zaman yetmez?

Beş on kişilik bir ekipte, aynı ofiste, kayıt gerektiren kararların başka bir yerde tutulduğu bir düzende kişisel bir sohbet uygulaması gayet yeterlidir; kimseye yeni bir araç dayatmaya gerek yoktur. Şirket büyüdükçe şu sorunlar belirmeye başlar:

• Bir kararın ne zaman, kim tarafından verildiği mesaj akışının altında kalır ve aramakla bulunur.
• İşten ayrılan çalışanın telefonunda iş yazışmaları ve dosyalar kalır.
• Gruplara kimin eklendiğini ve kimin çıkarıldığını kurum bilmez.
• Çalışanlar iş ve özel yazışmayı aynı uygulamada yürüttüğü için mesai dışı mesaj baskısı belirsizleşir.
• Saha ve üretimde çalışanlar farklı uygulamalar kullanır, aynı konu birkaç yerde yazılır.

Aracı seçmeden önce şirket içinde karar verilecek beş konu

1. Kapsam: Mesajlaşma yalnızca ekip koordinasyonu için mi, yoksa kararların ve dosyaların da yürüdüğü bir kanal mı olacak?
2. Kurallar: Hangi konular mesajlaşmada konuşulur, hangileri kayıtlı bir iş akışına (izin, talep, onay) taşınır?
3. Yönetim: Grupları kim açar, kim kapatır, ayrılan çalışanın erişimini kim kaldırır?
4. Saatler: Mesai dışında cevap beklentisi var mı, acil durum için ayrı bir kanal tanımlı mı?
5. Geçiş: Eski kanal ne zaman kapanacak, çalışanlara yeni araç nasıl tanıtılacak?

Aday araçlarla küçük bir deneme nasıl yapılır?

Puan kartını doldurmadan önce iki aday aracı bir ekiple gerçek işte deneyin. Deneme, ekran görüntülerinden çok daha fazlasını gösterir.

1. Pilot ekibi seçin. Farklı rollerden birkaç kişi katılsın: bir yönetici, bir saha ya da üretim çalışanı, bir ofis çalışanı.
2. Gerçek bir işi taşıyın. Haftalık koordinasyonu ya da bir projenin dosya paylaşımını yeni araçtan yürütün.
3. Zor soruları deneyin. Bir çalışan ayrılırsa yazışmalar nerede kalır? Bir görüşmeyi kimler görebilir? Üç hafta önce paylaşılan dosyayı nereden bulursunuz?
4. Bir kullanıcıyı çıkarın. Hesabı kapatın ve geçmiş yazışmalara ne olduğunu gözleyin.
5. Çalışanlara tek soru sorun. Eski yolu bırakmak ister misiniz? Bu cevap puan kartından daha fazla şey söyler.

KurumsalPortal’ın Mesajlaşma Modülü bu ölçütlere nasıl cevap verir?

YazSis KurumsalPortal’ın Mesajlaşma Modülü yedi ölçüte şöyle yaklaşır:

• Kayıt: Birebir ve grup görüşmeleri ile paylaşılan dosyalar portal içinde kayıt altında kalır; çalışan ya da ekip değişse de iş yazışmaları kurumsal hafızada durur.
• Erişim: Görüşmelere yalnızca yetkili kişiler erişir; kayıtlara kimin erişebileceği yetki tanımlarıyla sınırlanır.
• Dosya ve görsel: Birebir görüşmelerde ve ekip gruplarında dosya ile görsel paylaşılabilir; içerik görüşmenin kaydında kalır.
• Okunmamış mesaj ve bildirim: Kullanıcı okunmamış mesajlarını tek bakışta görür ve yeni mesajlar için bildirim alır.
• Veri konumu: Portal müşterinin kendi sunucusunda çalışır ve veriler üçüncü taraf bir buluta gönderilmez; sistem PHP ve MySQL üzerinde, standart cPanel hosting ile çalışır.
• Kullanıcı ve yetki: Mesajlaşma, portalın diğer modülleriyle aynı kullanıcı, yetki ve bildirim altyapısını kullanır; kullanıcılar ve roller tek yapıda yönetilir.
• Kolay kullanım: Çalışanlar portalı uygulama kurmadan telefon tarayıcısından kullanır.

Aynı çatıda olmanın pratik sonucu, mesajlaşmanın ayrı bir ada gibi durmamasıdır. İzin, duyuru ve görev gibi işler de aynı kullanıcı yapısında yürüdüğü için çalışan tek hesapla her yere girer; kullanıcılar ve yetkiler tek yapıda yönetildiğinden, ayrılan çalışanın erişimini ayrı bir mesajlaşma listesinde aramak gerekmez. Kayıt gerektiren onay ve talepleri ise mesajlaşmada değil, kendi modüllerinde yürütmek daha doğrudur; mesajlaşma koordinasyon içindir, onay mekanizması yerine geçmez.

Modülün ayrıntıları için Mesajlaşma Modülü sayfasına, portalın diğer modülleri için KurumsalPortal sayfasına bakabilirsiniz.